ಅನಗತ್ಯ ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಕಡಿತಗೊಳಿಸುವುದು ಹೇಗೆ?
ಆದಾಗ್ಯೂ, ನೌಕರಿ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ ನೀತಿಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವುದು ಎಂಬುದರ ಬಗ್ಗೆ ಉತ್ತಮವಾದ ಮಾರ್ಗಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಹಲವು ಕಂಪನಿಗಳು ತಿಳಿದಿಲ್ಲ. ಅನೇಕ ವ್ಯಾಪಾರ ಮಾಲೀಕರು ಯಾವಾಗಲೂ ಈ ನೀತಿಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ಬಯಕೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ ಆದರೆ ಅದನ್ನು ಹೇಗೆ ಮಾಡಬೇಕೆಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ದೇಶನ ಹೊಂದಿಲ್ಲ. ಇದಕ್ಕೆ ಕಾರಣ, ಕಂಪನಿಗಳು ಉದ್ಯೋಗಿ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ ನೀತಿಗಳನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಹೇಗೆ ರಚಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ಒಂದು ಸ್ಪಷ್ಟ ವಿವರಣೆಯಾಗಿದೆ.
ಕಾರ್ಡುದಾರನ ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಗಳು
ಒಂದು ಕಂಪನಿಯು ತನ್ನ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡುಗಳನ್ನು ವಿತರಿಸಿದರೆ, ಕಾರ್ಡ್ನ ಬಳಕೆಯನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಬೇಕು. ಕಾರ್ಡಿನ ಭದ್ರತೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ನೌಕರರನ್ನು ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಂಪನಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಯಾವುದೇ ಮಾಹಿತಿಯ ಗೌಪ್ಯತೆ ಇರಬೇಕು. ಕಾರ್ಡುಗಳನ್ನು ಸುರಕ್ಷಿತ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗಿದೆಯೆಂದು ನೌಕರರು ಖಾತ್ರಿಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು , ಕಾರ್ಡ್ ಮೋಸದ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿಂದ ಮುಕ್ತವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಡ್ನ ಗುರುತಿನ ಸಂಖ್ಯೆ ರಕ್ಷಿಸಲಾಗಿದೆ. ವ್ಯಾಪಾರ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ ನೌಕರನಿಂದ ಮಾತ್ರ ಸೀಮಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಯಾವುದೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯಲ್ಲ ಎಂದು ಕಂಪೆನಿಯು ಹೇಳಬೇಕು.
ಲಿಮಿಟ್ಸ್ ಖರ್ಚು ಔಟ್ ಕಾಗುಣಿತ
ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ ಬಳಸಬೇಕಾದ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳು ಅಥವಾ ವಹಿವಾಟುಗಳನ್ನು ನಿರ್ದೇಶಿಸುವ ನಿಯಮಗಳೊಂದಿಗೆ ಕಂಪನಿಯು ಬರಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.
ವಾಸ್ತವವಾಗಿ, ಖರ್ಚು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ನೌಕರರ ಅಗತ್ಯಗಳಿಗೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿರಬೇಕು. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಇಲಾಖೆಯು ತಮ್ಮದೇ ಖರ್ಚು ಮಿತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಕಂಪೆನಿಯಾಗಿ, ವಿತರಕರ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಖರ್ಚು ಮಿತಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ತಿಳಿಸಲು ಒಳ್ಳೆಯದು. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿಯು ಈ ಮಿತಿಯನ್ನು ಮೀರಬಾರದು ಮತ್ತು ಒಂದು ವೇಳೆ ಮಾಡಿದರೆ, ಅವರು ಮಿತಿ ಶುಲ್ಕವನ್ನು ಅನುಭವಿಸುತ್ತಾರೆ.
ಕೊನೆಯದಾಗಿ, ಕಂಪನಿಯ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಎಂದಿಗೂ ಹಣದ ಪ್ರಗತಿಗಾಗಿ ಬಳಸಬಾರದು.
ನಿಯಮಿತ ಬಳಕೆ ವರದಿ
ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕಂಪೆನಿಯು ಯಾವುದೇ ಕಂಪನಿಯ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ ಬಳಕೆಗೆ ನೌಕರರನ್ನು ಹೊಣೆ ಮಾಡಬೇಕು. ಪ್ರತಿ ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, ಪ್ರತಿ ನೌಕರನು ಎಲ್ಲಾ ಶುಲ್ಕಗಳು, ರಸೀದಿಗಳು ಮತ್ತು ಸರಿಯಾದ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಸಂಕೇತಗಳ ವಿವರವಾದ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು ಎಂದು ಹೇಳೋಣ. ಪರಿಶೀಲನೆ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಕಂಪನಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಕೆ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು ಮಾಸಿಕ ಹೇಳಿಕೆಗೆ ಅವರು ವೆಚ್ಚ ರಶೀದಿಗಳನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವಂತೆ ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ತಡವಾಗಿ ಪಾವತಿಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಸಮಯಕ್ಕೆ ಈ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಮಾಡಬೇಕು. ಹಾಗೆ ಮಾಡುವುದರಿಂದ ಕಂಪನಿಯು ತನ್ನ ಮಾಸಿಕ ಖರ್ಚನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆ ಸರಳವಾಗಿ ಪರಿಣಮಿಸುತ್ತದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ.
ವೈಯಕ್ತಿಕ ವೆಚ್ಚಗಳ ಮೇಲೆ ಕಾರ್ಡ್ಗಳ ಬಳಕೆ ಇಲ್ಲ
ಉದ್ಯೋಗಿ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ ಬಳಕೆಗೆ ಕಂಪನಿಯು ತುಂಬಾ ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾಗಿರಬೇಕು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ವೆಚ್ಚಗಳಿಗಾಗಿ ಅದನ್ನು ಯಾರೂ ಬಳಸಲು ಅನುಮತಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ, ಕಾರ್ಡ್ನ ಬಳಕೆ ವ್ಯವಹಾರ-ಸಂಬಂಧಿತ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿಗೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿರಬೇಕು. ವೈಯಕ್ತಿಕ ಬಳಕೆಯ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನ, ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ವ್ಯವಹಾರದ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವೆಚ್ಚವಾಗಿದೆ . ಕಾರ್ಡ್ ತನ್ನ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ತನ್ನ / ಅವಳ ಸ್ವಂತ ಪಾವತಿಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳುವಲ್ಲಿ ತುಂಬಾ ಕಠಿಣವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
ಬಳಕೆ ವಿಮರ್ಶೆ
ಕಂಪನಿಯು ಉದ್ಯೋಗಿ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಹೊರಡಿಸಿದರೆ, ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅವಧಿಯ ನಂತರ ಕಾರ್ಡ್ ವಿಮರ್ಶೆಯನ್ನು ನಡೆಸುವುದು ಸೂಕ್ತವಾಗಿದೆ.
ಕಾರ್ಡಿನ ಪರಿಶೀಲನೆಯು ನೌಕರರ ತಕ್ಷಣದ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕರಿಂದ ಕಂಪನಿಯ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಇಲಾಖೆಯ ಸದಸ್ಯನೊಂದಿಗೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ. ನೌಕರನ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕನು ಕಾರ್ಡಿನ ಬಳಕೆಯು ಇದರ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಸೀಮಿತವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಇನ್ನೊಂದೆಡೆ, ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ಎಲ್ಲ ರಸೀದಿಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಖರ್ಚು ದಾಖಲೆಗಳು ಅಧಿಕೃತವಾಗಿದೆಯೆ ಎಂದು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ವಿಭಾಗವು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.
ಆದ್ದರಿಂದ, ಪ್ರತಿ ಕಂಪನಿಯು ವ್ಯಕ್ತಿಯಿಂದ ದುರುಪಯೋಗವನ್ನು ತಡೆಯಲು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮತ್ತು ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹ ನೌಕರ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ ನೀತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಯಾವುದೇ ಉದ್ಯೋಗಿ ತನ್ನ ಕಾರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ವೈಯಕ್ತಿಕ ವೆಚ್ಚಗಳಿಗಾಗಿ ದುರುಪಯೋಗಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದರಿಂದ ಕಂಪನಿಯು ಉತ್ತಮ ಆರ್ಥಿಕ ಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಇಡುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೆ, ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಇಲಾಖೆಯೆರಡೂ ಪಾಲಿಸಿಯ ಎಲ್ಲಾ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಕಂಪನಿ ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.