ಸರಿಯಾದ ವ್ಯವಹಾರ ದೂರವಾಣಿ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವು ನಿಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಧನಾತ್ಮಕ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರಬಹುದು. ದೂರವಾಣಿ ಕರೆಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವುದು ನಿಮ್ಮ ದೂರವಾಣಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಯಾವ ಗುಂಡಿಗಳನ್ನು ತಳ್ಳುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದಕ್ಕಿಂತಲೂ ಹೆಚ್ಚು. ನೀವು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ನೌಕರರು ಪ್ರತಿದಿನ ಬಳಸುವ ಉದ್ಯಮ ದೂರವಾಣಿ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ನೇರ ಪ್ರತಿಬಿಂಬವಾಗಿದೆ. ನೀವು ವೃತ್ತಿಪರ ಅನಿಸಿಕೆ ಅಥವಾ ಕೊರತೆ ಇರುವಂತಹದನ್ನು ಮುಂದೂಡಬಹುದು. ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗಿ ಮುಖ್ಯ ಹಣಕಾಸು ಅಧಿಕಾರಿಯಾಗಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ದೂರವಾಣಿಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವ ಉಸ್ತುವಾರಿ, ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ವೃತ್ತಿಪರವಾಗಿ ಕರೆ ಹೇಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಬೇಕೆಂಬುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
01 - ನೀವು ಕರೆವನ್ನು ಏಕೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಬೇಕು ಎಂದು ವಿವರಿಸಿ
ಜನರು ಬಹಳಷ್ಟು ಸಂಗತಿಗಳನ್ನು ಕ್ಷಮಿಸಬಹುದು, ಆದರೆ ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಅಸಭ್ಯತೆ ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಲ್ಲ. ಕರೆ ಅನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಬೇಕಾದ ಕಾರಣ ಏಕೆ ಕರೆದಾರನಿಗೆ ವಿವೇಚನಾಯುಕ್ತವಾಗಿ ವಿವರಿಸಿ. ಕರೆದಾರನು ತಪ್ಪು ಇಲಾಖೆಗೆ ಅಥವಾ ಸರಿಯಾದ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ತಪ್ಪು ವಿಸ್ತರಣೆಗೆ ತಲುಪಿದಂತಾಗುತ್ತದೆ. ಕರೆಗೆ ವರ್ಗಾವಣೆ ಮಾಡುವ ಮತ್ತೊಂದು ಕಾರಣವೆಂದರೆ ಮತ್ತೊಂದು ಇಲಾಖೆ ಪ್ರಶ್ನೆಯೊಂದಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸಬಹುದು, ಅಥವಾ ಕರೆಗಾರನು ಬಯಸುತ್ತಿರುವ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಮಾಡಲು ಸಾಕಷ್ಟು ಅಧಿಕಾರವನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲ. ಲೆಕ್ಕಿಸದೆ ಕರೆಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ ನೀವು ಬಕ್ ಅನ್ನು ಹಾದುಹೋಗುವಿರಿ ಎಂದು ಅವರು ಯೋಚಿಸುವುದಿಲ್ಲ ಎಂಬುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. 02 - ನಿಮ್ಮ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಮೊದಲು ನೀಡಿ
ನೀವು ಸಂಪರ್ಕ ಕಡಿತಗೊಂಡಾಗ ಮಾತ್ರ ಕರೆದಾರರಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ವಿಸ್ತರಣೆಯನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ನೀಡಿ. ನೀವು ಅವರ ಪರಿಸ್ಥಿತಿ ಬಗ್ಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ ಕಾಳಜಿವಹಿಸುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ. ಕರೆಮಾಡುವವರು ಸಂಪರ್ಕ ಕಡಿತಗೊಂಡ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ತಡೆಗಟ್ಟಲು ಮತ್ತು ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಪ್ರಾರಂಭದಿಂದಲೂ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಕು, ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಮತ್ತೊಬ್ಬ ಕಂಪನಿಯ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗೆ ವಿವರಿಸಬೇಕು. ಕರೆದಾರರು ನೀವು ಅವರನ್ನು ವರ್ಗಾವಣೆ ಮಾಡುವ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಇಲಾಖೆಯ ಹೆಸರನ್ನು ಸಹ ನೀವು ಹೇಳಬೇಕು, ಮತ್ತು ಆ ವಿಸ್ತರಣೆ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸಹ ನೀಡಿ. ನೀವು ಯಾವ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿದ್ದರೂ, ಎಲ್ಲರೂ ಉತ್ತಮ ಗ್ರಾಹಕರ ಸೇವೆಯ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿದ್ದಾರೆ. 03 - ಟ್ರಾನ್ಸ್ಫರ್ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ಅನುಮತಿ ಕೇಳಿ
ಕಾಲರ್ನೊಂದಿಗೆ ನೀವು ದೃಢೀಕರಣವನ್ನು ಒಮ್ಮೆ ಸ್ಥಾಪಿಸಿದ ನಂತರ, ವರ್ಗಾವಣೆಯನ್ನು ಆರಂಭಿಸಲು ಅನುಮತಿಗಾಗಿ ಕರೆಗಾರನನ್ನು ಕೇಳಿ . ಈ ವಿನಂತಿಯು ಯಾವುದೇ ಇತರ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಲು ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಯಾವುದೇ ಇತರ ಕಾಳಜಿಗಳನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲು ಕರೆಗಾರರಿಗೆ ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತದೆ. ಅವರು ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವಾಗ ಅವರು ಕರೆಮಾಡುವರು ಎಂದು ಹೇಳಲು ಕರೆದಾರರಿಗೆ ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತದೆ. ಕಾಲರ್ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ. ಹಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಏಕೆ ಎಂದು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಿ. ಮುಂದೆ, ವರ್ಗಾವಣೆ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ನೆರವು ಪಡೆಯುತ್ತದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ ಎಂದು ವಿವರಿಸಿ. ಅಲ್ಲದೆ, ಮುಂದಿನ ಪ್ರತಿನಿಧಿಯನ್ನು ಅವರ ಕರೆಗೆ ಇದುವರೆಗಿನ ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ನೀಡುವುದಾಗಿ ಮತ್ತು ಅವರು ತಮ್ಮ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಮತ್ತೆ ವಿವರಿಸಲು ಆಗುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ವಿವರಿಸಿ
04 - ಉತ್ತರಕ್ಕಾಗಿ ನಿರೀಕ್ಷಿಸಿ
ನೀವು ಇತರ ಫೋನ್ ರಿಂಗ್ ಅನ್ನು ಕೇಳಿದ ತಕ್ಷಣವೇ ಕರೆಯನ್ನು ವರ್ಗಾವಣೆ ಮಾಡಬೇಡಿ. ಕರೆ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಬೇಕಾದರೆ ಏಕೆ ಇನ್ನೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲು ಮತ್ತು ವಿವರಿಸಲು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಿ. ಈ ಹಂತವು ಮುಂದಿನ ಉದ್ಯೋಗಿ ಕರೆಗಾಗಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವ ಅವಕಾಶವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕರೆಗಾರ ತನ್ನ ಪರಿಸ್ಥಿತಿ ಅಥವಾ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ವಿವರಿಸುವುದನ್ನು ತಡೆಗಟ್ಟುತ್ತದೆ. 05 - ಒಂದು ಪರಿಚಯ ಮಾಡಿ
ಕಾಲರ್ಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಮತ್ತು / ಅಥವಾ ಅವುಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ಇಲಾಖೆಯನ್ನು ಘೋಷಿಸಿ. ಆತನ ಅಥವಾ ಅವಳ ತಾಳ್ಮೆಗಾಗಿ ಕರೆಗಾರನಿಗೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು ಮತ್ತು ಹ್ಯಾಂಗಿಂಗ್ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು ನೀವು ಅವರಿಗೆ ಬೇರೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕೆ ಎಂದು ಕೇಳಿಕೊಳ್ಳಿ. ಕರೆದಾರನನ್ನು ವರ್ಗಾವಣೆ ಮಾಡುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಮೊದಲ ಅಥವಾ ಕೊನೆಯ ಹೆಸರನ್ನು ನೀವು ಬಳಸಿದರೆ ಅದು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಇದು ನೀವು ಸ್ಥಾಪಿಸಿರುವ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಂಪರ್ಕವನ್ನು ಬಲಪಡಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕರೆಗಾರ ಚೆನ್ನಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿದೆ ಎಂಬ ಭಾವನೆಯು ಮತ್ತಷ್ಟು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ. 06 - ವರ್ಗಾವಣೆ ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿ
ಕರೆದಾರನನ್ನು ಇನ್ನೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ವಿಭಾಗದೊಂದಿಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸುವ ಮೂಲಕ ವರ್ಗಾವಣೆಯನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿ. ಫೋನ್ ಅನ್ನು ಹ್ಯಾಂಗಿಂಗ್ ಮಾಡುವುದರ ಮೂಲಕ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ಹೆಡ್ಸೆಟ್ ಸಂಪರ್ಕ ಕಡಿತಗೊಳಿಸುವುದರ ಮೂಲಕ ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕವನ್ನು ಅಂತ್ಯಗೊಳಿಸಲು ನೆನಪಿಡಿ. ಫೋನ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಸಂಕೀರ್ಣವಾಗಬಹುದು ಏಕೆಂದರೆ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ದೊಡ್ಡ ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ, ನೀವು ಕರೆಗೆ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಸಂಪರ್ಕ ಕಡಿತಗೊಳಿಸಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ನೀವು ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹೊಸತಿದ್ದರೆ, ವಾಸ್ತವವಾಗಿ ಕರೆಗೆ ವರ್ಗಾವಣೆಗೊಳ್ಳುವ ಮೊದಲು ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲವು ಬಾರಿ ಪ್ರಯೋಗಿಸಲು ಅದು ಪಾವತಿಸುತ್ತದೆ. ನೀವು ಕರೆದಾರರೊಂದಿಗೆ ತೊಡಗಿಸಿಕೊಂಡ ಬಳಿಕ ಕರೆ ಕೊನೆಗೊಳ್ಳಲು ಹಲವು ಕಾರಣಗಳಿವೆ. ಹೇಗಾದರೂ, ನೀವು ಯಾವುದೇ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ, ಹೇಗೆ ಕಾನೂನುಬದ್ಧವಾಗಿಲ್ಲ, ನೀವು ವೃತ್ತಿಪರ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಬೇರ್ಪಡಿಸಬೇಕು. ಕರೆ ಕೊನೆಗೊಳ್ಳುವ ಸಾಮಾನ್ಯ ಕಾರಣವೆಂದರೆ ನೀವು ದೀರ್ಘಕಾಲೀನ ಮಾತನಾಡುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು-ನಿಮ್ಮ ಸಮಯವನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಸೇವಿಸುವ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಬಗ್ಗೆ ಹೋಗುವುದನ್ನು ತಡೆಯುವ ಯಾರೋ ಒಬ್ಬರು. ಕರೆಯುವವರು ನಿಂದನಾತ್ಮಕ, ಬೆದರಿಕೆ, ಅಥವಾ ಅಸಭ್ಯ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂಬುದು ಇನ್ನೊಂದು ಸಾಮಾನ್ಯ ಕಾರಣವಾಗಿದೆ. ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್, ಕೋಪ ನಿರ್ವಹಣೆ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿರುವ ಜನರು ಅಪರಿಚಿತರನ್ನು, ಅದರಲ್ಲೂ ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಸೇವೆಯ ಉದ್ಯಮದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಸೇವೆಯ ಸ್ಥಾನದಲ್ಲಿ ತಮ್ಮ ಹಗೆತನವನ್ನು ಹೊರಹಾಕಬಹುದು ಎಂದು ಭಾವಿಸುತ್ತಾರೆ. ಯಾವುದೇ ಕಾನೂನು ಶಾಖೆಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಈ ರೀತಿಯ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ನೀತಿಯನ್ನು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳನ್ನು ನೋಡಿ. ಮತ್ತು ನೆನಪಿಡಿ, ನೀವು ನಂತರ ವಿಷಾದ ಏನಾದರೂ ಹೇಳಲು ಹೆಚ್ಚು ಸಲಹೆಯನ್ನು ಹುಡುಕುವಾಗ ಕಾಲರ್ ಅನ್ನು ಹಿಡಿದಿಡಲು ಯಾವಾಗಲೂ ಉತ್ತಮವಾಗಿದೆ.
ದೂರವಾಣಿ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆ
ದೂರವಾಣಿ ನಿಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕರ ಅಥವಾ ಕ್ಲೈಂಟ್ನ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರದ ಮೊದಲ ಸಂಪರ್ಕವಾಗಿದೆ. ಆ ಅನುಭವವು ಅದು ಆಗಿರಬಹುದು ಎಂದು ನೀವು ಬಯಸುತ್ತೀರಿ. ಮುಖ್ಯವಾಗಿ, ಗ್ರಾಹಕರು ಹ್ಯಾಂಗ್ಔಟ್ ಆಗಲು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸ್ಪರ್ಧೆಯನ್ನು ಕರೆ ಮಾಡಲು ನೀವು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ, ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಫೋನ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದಲ್ಲಿ ತರಬೇತಿ ನೀಡಲು ಸಮಯದ ಹೂಡಿಕೆ ಸಮಯ.