ಪ್ರಸ್ತಾಪಕ್ಕಾಗಿ ವಿನಂತಿ (RFP)

ಒಂದು ಸಂಕೀರ್ಣ ವ್ಯಾಪಾರ ಅಗತ್ಯವನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಿದಾಗ ಕಂಪೆನಿಯು ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ಮಾರಾಟಗಾರನನ್ನು ಹುಡುಕಲು ಸಿದ್ಧವಾಗಿದೆ. ಮಾರಾಟಗಾರರನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವಲ್ಲಿ ಮೊದಲ ಹೆಜ್ಜೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಮತ್ತು ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಯನ್ನು ವಿನಂತಿಸಲು (ಆರ್ಎಫ್ಪಿ) ಕಳುಹಿಸುವುದು. ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ವ್ಯವಹಾರದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಅಂಶವನ್ನೂ ವಿವರವಾಗಿ ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಸಂಭಾವ್ಯ ಮಾರಾಟಗಾರರಿಂದ ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ಕಂಪೆನಿ ಏನು ಅಗತ್ಯವಿದೆ.

ಮಾರಾಟಗಾರನು ಆರ್ಎಫ್ಪಿಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ಅಗತ್ಯತೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಒಂದು ಬಿಡ್ ಅನ್ನು ಉತ್ಪಾದಿಸುತ್ತಾನೆ ಮತ್ತು ವಿಜೇತ ಮಾರಾಟಗಾರರ ಆಯ್ಕೆ ಅಥವಾ ಉತ್ಪಾದಕರಿಗೆ ಕಿರು-ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಲು ಸ್ಪರ್ಧಾತ್ಮಕ ಬಿಡ್ಗಳನ್ನು ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ನಂತರ ಯಾರು ಕಂಪನಿಗೆ ಪ್ರಸ್ತುತಿಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತಾರೆ .

ಪ್ರಪೋಸಲ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಾಗಿ ವಿನಂತಿಯನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸುವುದು

ಗ್ರಾಹಕರ ವ್ಯವಹಾರ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುವ ಮಾರಾಟಗಾರರನ್ನು ಪಡೆಯುವಲ್ಲಿ ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅವಶ್ಯವಾಗಿದೆ. ದಸ್ತಾವೇಜು ದೋಷಪೂರಿತವಾಗಿದ್ದರೆ, ಅಸ್ಪಷ್ಟ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು, ಕಾಣೆಯಾದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು, ಅಥವಾ ಮಾರಾಟಗಾರರ ಮೇಲೆ ಅವಿವೇಕದ ಅಗತ್ಯತೆಗಳ ಮೂಲಕ, ನಂತರ RFP ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಅಪೂರ್ಣ ಬಿಡ್ಗಳಿಗೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ, ಅಥವಾ ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಯಾವುದೇ ಬಿಡ್ಗಳಿಲ್ಲ. ಅವರು ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಪ್ರತಿ ಆರ್ಎಫ್ಪಿಗೆ ಮಾರಾಟಗಾರರಿಗೆ ಬಿಡ್ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ, ಮತ್ತು ಅವರು ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ಅವುಗಳು ಸಕಾಲಿಕ ಶೈಲಿಯಲ್ಲಿ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ ಹೊಂದಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಗ್ರಾಹಕರು ತಮ್ಮ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ನಾಯಕರುಗಳಾಗಿರಬಹುದಾದ ಆದರೆ ಗ್ರಾಹಕರ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ ಇಲ್ಲದಿರುವ ಸಣ್ಣ ಮಾರಾಟಗಾರರಿಗೆ ಆರ್ಎಫ್ಪಿಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದಾಗ ಆಗಾಗ್ಗೆ ಕಂಡುಬರುತ್ತದೆ.

ಗ್ರಾಹಕರ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಿರುವ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಪ್ರತಿ ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ವಿಭಿನ್ನವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಅದೇ ಕಂಪೆನಿಯೊಳಗೆ, ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸುತ್ತದೆ. ಕೆಲವು ಆರ್ಎಫ್ಪಿಗಳಿಗೆ, ಗಮನವು ಬೆಲೆಗೆ ಇರಬಹುದು, ಇತರರು ವಿತರಣಾ ಸಮಯ ಅಥವಾ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ವಸ್ತುಗಳ ಗುಣಮಟ್ಟ ಅಗತ್ಯತೆಗಳ ಮೇಲೆ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಬಹುದು.

ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಲಕ್ಷಣಗಳು

ಅಗತ್ಯವಿರುವ RFP ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಕೆಲವು ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳಿವೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಪ್ರತಿ ಆರ್ಎಫ್ಪಿಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ಸಮಯ ಬೇಕು, ಅದರಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ಬಿಡ್ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ಎಲ್ಲಾ ಸಂಭಾವ್ಯ ಪೂರೈಕೆದಾರರು ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಆ ದಿನಾಂಕದ ನಂತರ ಬಿಡ್ಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಿದರೆ, ಅವುಗಳನ್ನು ತಿರಸ್ಕರಿಸಬೇಕು. ಒಂದು ಮಾರಾಟಗಾರನು ಸಮಯಕ್ಕೆ ಬಿಡ್ ಸಲ್ಲಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದರೆ, ಇದು ಸಂಸ್ಥೆಯೊಂದಿಗೆ ಸಂಭವನೀಯ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಮತ್ತು ಬಹುಶಃ ವಿತರಣಾ ಕಾಳಜಿಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ.

ಆದಾಗ್ಯೂ, ಗ್ರಾಹಕರು ಬಿಡ್ ಸಲ್ಲಿಸಲು ಮಾರಾಟಗಾರರು ಸಾಕಷ್ಟು ಸಮಯವನ್ನು ನೀಡಬೇಕು. ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಸಂಕೀರ್ಣವಾದರೆ, ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಮುರಿಯಲು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ತಂಡವನ್ನು ಮಾರಾಟ ಮಾಡುವವರು ಮಾರಾಟಗಾರರು ಮಾಡಬೇಕಾಗಬಹುದು ಮತ್ತು ನಂತರ ಅವರು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಬಿಡ್ ಅನ್ನು ಒಟ್ಟುಗೂಡಿಸಬಹುದು. RFP ಯಲ್ಲಿ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಲಾದ ಟೈಮ್ಲೈನ್ ​​ತೀರಾ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿದ್ದರೆ, ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಧಾವಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವ ಬದಲು, ಮಾರಾಟಗಾರರ ಯೋಜನೆಯ ಸಂಕೀರ್ಣತೆಗೆ ಊಹೆ ಮಾಡಬಹುದು. ಇದು ತಪ್ಪಾದ ಬಿಡ್ಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ವ್ಯರ್ಥ ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ.

RFP ನಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾರಾಟಗಾರರು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ RFP ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸಬೇಕು. ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಕರೆ ಮಾಡಲು ಮಾರಾಟಗಾರರು ಅನುಮತಿಸಬಾರದು, ಏಕೆಂದರೆ ಇದು ಒಂದು ಸ್ಪರ್ಧಾತ್ಮಕ ಪ್ರಯೋಜನವನ್ನು ನೀಡುವ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೀಡುವ ಒಂದು ಮಾರಾಟಗಾರನಿಗೆ ಕಾರಣವಾಗಬಹುದು.

ಒಂದು ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸ್ ಕರೆಗೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡುವುದು ಉತ್ತಮ, ಹಾಗಾಗಿ ಪ್ರತಿ ಮಾರಾಟಗಾರರ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ಕ್ಲೈಂಟ್ಗೆ ನಿರ್ದೇಶಿಸಿದ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಬಹುದು ಮತ್ತು ಕೇಳಬಹುದು. ಇದು ಬಿಡ್ಡಿಂಗ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ನ್ಯಾಯಯುತತೆಯನ್ನು ಖಾತ್ರಿಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.

ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮಾರಾಟಗಾರರ ಆರ್ಎಫ್ಪಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಬೇಕು. ಇದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ವಿವರಿಸಲಾಗದಿದ್ದರೆ, ವಿವಿಧ ಸ್ವರೂಪಗಳಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಮಾರಾಟಗಾರರ ಬಿಡ್ಗಳನ್ನು ಹೋಲಿಸುವುದು ಅಸಾಧ್ಯವಾಗಿದೆ. ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ವಿಭಾಗವು ಪ್ರತಿ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಮಾರಾಟಗಾರರಿಂದ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸಬೇಕು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಉಲ್ಲೇಖಗಳು, ಸಂಭಾವ್ಯ ತಂಡದ ಸದಸ್ಯರ ಅರ್ಜಿದಾರರು, ಅಗತ್ಯತೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾರಾಟಗಾರರ ದಾಖಲೆ, ಮತ್ತು ಬೆಲೆಗೆ ಒಂದು ಸ್ವರೂಪ. ಪ್ರತಿ ಮಾರಾಟಗಾರ ಸರಿಯಾದ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯ ಸ್ವರೂಪಕ್ಕೆ ಬದ್ಧರಾಗಿದ್ದರೆ, ಇದು ಬಿಡ್ಗಳನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಹೋಲಿಕೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ.