ರಜಾದಿನಗಳಿಗಾಗಿ ಕಚೇರಿ ಮುಚ್ಚುವುದು ಹೇಗೆ

01 - ನೌಕರರು, ಗ್ರಾಹಕರು ಮತ್ತು ಮಾರಾಟಗಾರರಿಗೆ ಸೂಚಿಸಿ

ನಿಮ್ಮ ವೆಬ್ಸೈಟ್ ಮೂಲಕ ನಿಮ್ಮ ಫೋನ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಅಟೆಂಡೆಂಟ್ ಸಂದೇಶವನ್ನು ನೀವು ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಸೂಚಿಸಬಹುದು.

ಮಾರಾಟಗಾರರು (ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಮರುಕಳಿಸುವ ವಿತರಣಾ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುವವರು) ಇಮೇಲ್, ಫೋನ್ ಅಥವಾ ನಿಯಮಿತ ಪೋಸ್ಟಲ್ ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಸೂಚಿಸಬೇಕು.

02 - ಭದ್ರತಾ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಅಥವಾ ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ

ನಿಮ್ಮ ಮುಂಬರುವ ಮುಚ್ಚುವ ದಿನಾಂಕಗಳ ಕುರಿತು ನಿಮ್ಮ ಭದ್ರತಾ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಅಥವಾ ಭದ್ರತಾ ಸೇವೆಗೆ ಸೂಚಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಭದ್ರತಾ ಪೂರೈಕೆದಾರರು ನೀವು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಮುಖ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ನವೀಕರಿಸಿದ ತುರ್ತು ಸಂಪರ್ಕ ಪಟ್ಟಿ ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಕಛೇರಿ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಮುಚ್ಚಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದಾಗಲೂ, ಭದ್ರತಾ ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಯಾರನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು ಎಂದು ತಿಳಿದಿರಬೇಕು, ಮತ್ತು ಸ್ಥಗಿತಗೊಳಿಸುವ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಕಟ್ಟಡದಲ್ಲಿರಲು ಯಾರು ಅಧಿಕಾರ ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ.

03 - ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಅಟೆಂಡೆಂಟ್ ಗ್ರೀಟಿಂಗ್ ಅನ್ನು ಬದಲಿಸಿ

ಮುಚ್ಚುವ ಮೊದಲು ಒಂದು ವಾರದ ಅಥವಾ ಎರಡು, ನಿಮ್ಮ ಫೋನ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಸೇವಕ ಶುಭಾಶಯವನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಿ, ಅದು ಕಚೇರಿಯು ವಿಸ್ತೃತ ಅವಧಿಗೆ ಮುಚ್ಚಲ್ಪಡುತ್ತದೆ ಎಂದು ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ. ನೀವು ಮುಚ್ಚಿದಾಗ ಮತ್ತು ಪುನಃ ತೆರೆಯಲು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಿದಾಗ ದಿನಾಂಕ ಸೇರಿಸಿ. ನೀವು ಹೊರಡುವ ಮುನ್ನ, ನೀವು ಹಿಂದಿರುಗಿದಾಗ ಯಾವಾಗ ಮಹತ್ವ ನೀಡುತ್ತೀರಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಯಾವಾಗ ಬೇಕಾದರೂ ಕರೆ ಮಾಡುವವರು ನಿಮ್ಮ ಅನುಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಬೇಕೆಂಬುದನ್ನು ಒತ್ತಿಹೇಳಿದ ಎರಡನೇ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಶುಭಾಶಯವನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಿ.

ನೀವು ತುರ್ತು ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಿದರೆ, ತಾಪನ ಮತ್ತು ತಂಪಾಗಿಸುವಿಕೆ, ಕೊಳಾಯಿ ಅಥವಾ ಇತರ ಅವಶ್ಯಕ ಗ್ರಾಹಕ ಸೇವೆಗಳು, ತುರ್ತು ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರಿಸುವ ಸೇವೆ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ಸೆಲ್ ಫೋನ್ ಅನ್ನು ತಲುಪಲು ಹೇಗೆ ನಿಮ್ಮ ಕರೆದಾರರಿಗೆ ಹೇಳಲು ಮರೆಯದಿರಿ.

04 - ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರಿಸುವ ಸೇವೆಗೆ ಸೂಚಿಸಿ

ಕಚೇರಿಯನ್ನು ಮುಚ್ಚಲಾಗುತ್ತಿರುವ ದಿನಾಂಕಗಳ ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರಿಸುವ ಸೇವೆಗೆ ಸೂಚಿಸಿ, ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಕರೆ ಮಾಡಲಿರುವ ನೌಕರರ ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆಗಳೊಂದಿಗೆ ನವೀಕರಿಸಿ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಯಾರು ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು ಎಂದು ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿದಿರಲಿ; ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಒಂದು ವಿತರಣಾ ಸಂಚಿಕೆಯ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಉನ್ನತ ಹಂತದ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಸಬೇಕೆಂದು ನೀವು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ.

05 - ವಾಯ್ಸ್ಮೇಲ್ ಶುಭಾಶಯಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಿ

ನೌಕರರು ತಮ್ಮ ಮೇಜುಗಳಲ್ಲಿ ಬಾಹ್ಯ ಕರೆಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ಫೋನ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಅನುಮತಿಸಿದರೆ, "ರಜಾದಿನಗಳಿಗೆ ಮುಚ್ಚಲಾಗಿದೆ" ಸಂದೇಶವನ್ನು ಅಥವಾ ಧ್ವನಿಮುದ್ರಣದ ಶುಭಾಶಯ "ಧ್ವನಿಮುದ್ರಣಕ್ಕೆ ಮುಚ್ಚಿಹೋಗಿ" ಧ್ವನಿಮುದ್ರಣ ಮಾಡಲು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ವಿವರಗಳನ್ನು ನೀಡುವಂತೆ ಅವರಿಗೆ ಸೂಚಿಸಿ. ನೌಕರರು ಅವರು ಕಚೇರಿಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿದಾಗ ಕರೆದಾರರಿಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಆಫೀಸ್ ಅನ್ನು ಮುಚ್ಚಿದಾಗ ಅವರು ತಕ್ಷಣದ ಸಹಾಯ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು. ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೀಡುವಂತೆ ನೀವು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ.

06 - ಥರ್ಮೋಸ್ಟಾಟ್ಗಳು ಕಡಿಮೆಮಾಡಿ, ಕಚೇರಿ ಸಲಕರಣೆಗಳನ್ನು ಆಫ್ ಮಾಡಿ

ಸ್ಥಗಿತಗೊಳಿಸುವ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಕಚೇರಿ ಥರ್ಮೋಸ್ಟಾಟ್ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು ಅಥವಾ ಮರುಪ್ರೊಗ್ರಾಮಿಂಗ್ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ಶಕ್ತಿಯನ್ನು ಮತ್ತು ಹಣವನ್ನು ಉಳಿಸಿ. ನೀವು ಸೇರಿಕೊಳ್ಳುವ ವೆಚ್ಚದ ಉಳಿತಾಯದ ಕುರಿತು ನೀವು ಆಶ್ಚರ್ಯಪಡುತ್ತೀರಿ, ಮತ್ತು ಇದು ಉತ್ತಮ PR ಅವಕಾಶವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ; ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು ರಕ್ಷಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿ ಬದ್ಧವಾಗಿದೆ ಎಂದು ತೋರಿಸಿ.

ಮೇಜಿನ ದೀಪಗಳು, ಕಾಪಿಯರ್ಗಳು, ಮುದ್ರಕಗಳು ಮತ್ತು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ಗಳು ಸೇರಿದಂತೆ ಎಲ್ಲಾ ಅನಗತ್ಯವಾದ ಕಚೇರಿ ಉಪಕರಣಗಳನ್ನು ಆಫ್ ಮಾಡುವುದರ ಮೂಲಕ ನೀವು ಶಕ್ತಿಯನ್ನು ಮತ್ತು ಹಣವನ್ನು ಉಳಿಸಬಹುದು.

07 - ಬ್ಯಾಕಪ್ ಸರ್ವರ್ಗಳು

ನೀವು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ಗಳು ಮತ್ತು ಸರ್ವರ್ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ಸ್ಥಗಿತಗೊಳಿಸುವ ಮೊದಲು ಮತ್ತು ನಂತರ ಸರಿಯಾಗಿ ಬ್ಯಾಕ್ಅಪ್ ಚಕ್ರವು ರನ್ ಆಗುತ್ತದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಪುನಃ ತೆರೆಯಲು ಕಾಯುವ ಬದಲು, ಆರಂಭಿಕ ಸ್ಥಳಾಂತರಕ್ಕಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಳದ ಬ್ಯಾಕ್ಅಪ್ ಅನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸುವ ಮೂಲಕ ದುರಂತಕ್ಕೆ ನಿಮ್ಮ ಮಾನ್ಯತೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಿ. ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಯಾರು ಯಾರನ್ನಾದರೂ ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ನೀವು ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಲು ಬಯಸುವ ಪ್ರದೇಶವಾಗಿದ್ದು, ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರಿಸುವ ಸೇವೆ ಸರಿಯಾಗಿ ತಿಳಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

08 - ಆಫ್ ಮಾಡಬೇಡಿ

ನೀವು ಮುಚ್ಚಬಾರದು ಕೆಲವು ಕಚೇರಿ ಉಪಕರಣಗಳು ಇವೆ, ಸೇರಿದಂತೆ:

• ಫ್ಯಾಕ್ಸ್ ಯಂತ್ರಗಳು
• ದೂರವಾಣಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆ
• ಪರಿಚಾರಕಗಳು ಮತ್ತು ಬ್ಯಾಕ್ಅಪ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು
• ಶೈತ್ಯೀಕರಣ ಘಟಕಗಳು
• ಭದ್ರತಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು