ಉದ್ಯಮ ವಿನ್ ಫೋನ್ ಉತ್ತರಿಸುವ ಸಲಹೆಗಳು
1) ಮೂರನೇ ರಿಂಗ್ ಮೊದಲು ಎಲ್ಲಾ ಒಳಬರುವ ಫೋನ್ ಕರೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಿ.
2) ನೀವು ಫೋನ್ಗೆ ಉತ್ತರಿಸಿದಾಗ, ಬೆಚ್ಚಗಿನ, ಉತ್ಸಾಹಭರಿತ ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರರಾಗಿರಿ .
ಫೋನ್ನಲ್ಲಿರುವ ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿ ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಕರೆದಾರರು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪೆನಿಯ ಏಕೈಕ ಅನಿಸಿಕೆಯಾಗಿದೆ.
3) ಫೋನ್ಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ, ಕೇಳುಗರನ್ನು ವಿನಯಶೀಲವಾಗಿ ಸ್ವಾಗತಿಸಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ಗುರುತಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಶುಭೋದಯ, ಸೈಪ್ರೆಸ್ ಟೆಕ್ನಾಲಜೀಸ್, ಸುಸಾನ್ ಮಾತನಾಡುವುದು, ನಾನು ನಿಮಗೆ ಹೇಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಬಹುದು?" ಅಂತಹ ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ತಲುಪಿದಿರಾ ಎಂದು ಯಾರೂ ಕೇಳಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ.
4) ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿ ಪರಿಮಾಣವನ್ನು ಮಿತವಾಗಿರಿಸಿ, ಫೋನ್ಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ ನಿಧಾನವಾಗಿ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಮಾತನಾಡಿ, ನಿಮ್ಮ ಕರೆಗಾರನು ನಿಮಗೆ ಸುಲಭವಾಗಿ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು.
(ನನ್ನ ಉಚಿತ ಸ್ಪೀಕ್ ಯಶಸ್ಸಿಗೆ ಆನ್ಲೈನ್ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ ಹೆಚ್ಚು ವೃತ್ತಿಪರವಾಗಿ ಹೇಗೆ ಮಾತನಾಡಬೇಕೆಂದು ನಿಮಗೆ ಕಲಿಸುತ್ತದೆ.)
5) ಫೋನ್ಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ ನಿಮ್ಮ ಭಾಷೆಯನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸಿ. ಗ್ರಾಮ್ಯ ಅಥವಾ ಶಬ್ಧ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ. "ಸರಿ" ಅಥವಾ "ತೊಂದರೆ ಇಲ್ಲ" ಎಂದು ಹೇಳುವ ಬದಲು, "ನಿಸ್ಸಂಶಯವಾಗಿ", "ಚೆನ್ನಾಗಿ", ಅಥವಾ "ಸರಿ" ಎಂದು ಹೇಳುವುದಕ್ಕೆ ಬದಲಾಗಿ. ನೀವು "ಉಹ್ಹ್ಹ್", "ಉಮ್", "ಲೈಕ್" ಅಥವಾ "ನಿಮಗೆ ಗೊತ್ತಾ" ಎಂಬ ಪದಗುಚ್ಛಗಳಂತಹ ನೀವು ಮಾತನಾಡುವಾಗ ಫಿಲ್ಲರ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ನೀವು ಫೋನ್ನಲ್ಲಿ ಮಾತನಾಡುವಾಗ ಇದನ್ನು ಬಳಸದೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ತರಬೇತಿ ನೀಡಿ .
ಫೋನ್ "ಉತ್ತರ" ದಿನದಲ್ಲಿ ಸಹ ಉತ್ತರಿಸಿದಾಗ ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿ ಮತ್ತು ಶಬ್ದಕೋಶವನ್ನು ಧನಾತ್ಮಕವಾಗಿ ತರಬೇತಿ ನೀಡಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ನನಗೆ ಗೊತ್ತಿಲ್ಲ" ಎಂದು ಹೇಳುವ ಬದಲು, "ನಿಮಗಾಗಿ ಅದರ ಬಗ್ಗೆ ನನಗೆ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳೋಣ" ಎಂದು ಹೇಳಿ.
7) ಫೋನ್ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಮತ್ತು ನಿಖರವಾಗಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ.
ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಉಪನಾಮದಂತೆ ನೀವು ಅರ್ಥವಾಗದ ಅಥವಾ ಉಚ್ಚರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಅದನ್ನು ಪುನರಾವರ್ತಿಸಲು ಅಥವಾ ಅದನ್ನು ನಿಭಾಯಿಸಲು ಕರೆಗಾರನನ್ನು ಕೇಳಿ. ಸಂದೇಶವು ಉದ್ದೇಶಿತ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಸಿಗುತ್ತದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
8) ನಿಮ್ಮ ಎಲ್ಲಾ ಫೋನ್ ಕರೆಗಳಿಗೆ ಒಂದು ವ್ಯವಹಾರ ದಿನದೊಳಗೆ ಉತ್ತರಿಸಿ. ನಾನು ಸಾಕಷ್ಟು ಇದನ್ನು ಒತ್ತಿ ಹೇಳಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಆರಂಭಿಕ ಹಕ್ಕಿ ನೆನಪಿಡಿ? ಮುಂಚಿನ ಕಾಲರ್ ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ಪಡೆಯಬಹುದು , ಮಾರಾಟ , ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಬಹುದು ... ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರದ ಅನುಕೂಲಕರವಾದ ಪ್ರಭಾವವನ್ನು ನೀವು ಚಲಾವಣೆ ಮಾಡಲು ಬಯಸುವಿರಿ ಎಂದು ಬಲಪಡಿಸುತ್ತದೆ. ಕೆಲವೊಂದು ವಿಷಯಗಳು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ತಲುಪಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿರುವಾಗಲೇ ಕರೆದೊಯ್ಯದ ಕರೆಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು.
9) ಫೋನ್ಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ ತಡೆಹಿಡಿಯುವಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲ ಹಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ ಯಾವಾಗಲೂ ಕರೆಗಾರನನ್ನು ಕೇಳಿ, ಮತ್ತು ಜನರನ್ನು ತಡೆಹಿಡಿಯಬೇಡಿ. ಪ್ರತಿ 30 ರಿಂದ 45 ಸೆಕೆಂಡ್ಗಳ ಪ್ರಗತಿ ವರದಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಕರೆಮಾಡುವವರನ್ನು ಒದಗಿಸಿ. ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಿ, "ಆ ಸಾಲು ಇನ್ನೂ ಕಾರ್ಯನಿರತವಾಗಿದೆ. ನೀವು ಮುಂದುವರಿಯುತ್ತೀರಾ ಅಥವಾ ನಾನು ________ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಮರಳಿ ಕರೆ ಮಾಡಬೇಕೆ?"
10) ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದಲ್ಲಿ ಸ್ಪೀಕರ್ ಫೋನ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ. ಸ್ಪೀಕರ್ ಫೋನುಗಳು ನೀವು ಕರೆ ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸುತ್ತಿಲ್ಲವೆಂದು ಕರೆಗಾರನಿಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಅವರ ಕರೆ ಖಾಸಗಿಯಾಗಿಲ್ಲ ಎಂದು ಭಾವಿಸುವಂತೆ ಮಾಡಿ. ನಿಮ್ಮ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಸಂಭಾಷಣೆಯಲ್ಲಿ ತೊಡಗಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನೀವು ಒಂದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ಸ್ಪೀಕರ್ ಫೋನ್ ಬಳಸುವ ಏಕೈಕ ಸಮಯ. ನೀವು ಅದನ್ನು ಮಾಡುವ ಮೊದಲು ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಸ್ಪೀಕರ್ ಫೋನ್ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿದರೆ ಕರೆಗಾರನಿಗೆ ಕೇಳಿ.
11) ಕರೆಗಳನ್ನು ಉತ್ತರಿಸಲು ನೀವು ಧ್ವನಿ ಮೇಲ್ ಅಥವಾ ಉತ್ತರಿಸುವ ಯಂತ್ರವನ್ನು ಬಳಸಿದರೆ, ನೀವು ವೃತ್ತಿಪರ ಸಂದೇಶವನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಿರುವಿರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ, ಅದು # 3 ನಂತೆಯೇ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ದಾಖಲಿಸುವ ಮೊದಲು ಕರೆದಾರರಿಗೆ ಯಾವುದೇ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ ಅವರ ಸಂದೇಶಗಳು. ಅಗತ್ಯವಿರುವಂತೆ ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿ ಮೇಲ್ ಸಂದೇಶವನ್ನು ನವೀಕರಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರ ರಜಾದಿನಕ್ಕೆ ಮುಚ್ಚಿ ಹೋದರೆ, ಹೀಗೆ ಹೇಳಲು ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿ ಮೇಲ್ ಸಂದೇಶವನ್ನು ನವೀಕರಿಸಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ಪುನಃ ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವಾಗ ಹೇಳಲು.
12) ಹೋಮ್-ಆಧಾರಿತ ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸುತ್ತಿದ್ದರೆ ಇತರ ಕುಟುಂಬ ಸದಸ್ಯರನ್ನೂ ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ಅದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಉತ್ತರಿಸಲು ಫೋನ್ಗೆ ಉತ್ತರಿಸಿದ ಎಲ್ಲರನ್ನೂ ತರಬೇತಿ ಮಾಡಿ. ವೃತ್ತಿಪರ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ದೂರವಾಣಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲಾಗಿದೆಯೆ ಎಂದು ನೋಡುವ ಮೂಲಕ ಮತ್ತು ನೋಡುತ್ತಿರುವ ಮೂಲಕ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರದ ಫೋನ್ಗೆ ಉತ್ತರವನ್ನು ಹೇಗೆ ನೀಡಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ. ಅವರು ಪರೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ರವಾನಿಸದಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ಫೋನ್ ಕರೆಗಳಿಗೆ ಸರಿಯಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಅವರೊಂದಿಗೆ "ಫೋನ್ಗೆ ಹೇಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವುದು" ಎಂಬ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಹೋಗಿ.
ಸಹ ನೋಡಿ:
ಒಳಬರುವ ಫೋನ್ ಕರೆಗಳಿಗೆ ಟೈಮ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಲಹೆಗಳು
ಉತ್ತಮ ಗ್ರಾಹಕ ಸೇವೆಗಾಗಿ 8 ನಿಯಮಗಳು
ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಮೌಖಿಕ ಶಬ್ದವನ್ನು ಪಡೆಯಲು 10 ಮಾರ್ಗಗಳು
ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ಪ್ರಚಾರ ಮಾಡಲು 10 ಕಡಿಮೆ-ವೆಚ್ಚದ ಮಾರ್ಗಗಳು