ನೀವು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಸಭೆ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ನಿರ್ಧರಿಸಿ
ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ಒಂದು ಸಭೆಯನ್ನು ಯೋಜಿಸಲು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ ಎಂದು ನಿರ್ಧರಿಸಿ.
ಅನೇಕ ವೇಳೆ, ನಾವು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು ಅಥವಾ ವಿಷಯವನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲು ಉತ್ತಮ ಮಾರ್ಗವೆಂದು ಔಪಚಾರಿಕ ಸಭೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಯೋಚಿಸುತ್ತೇವೆ. ಆದರೆ ನಿಮ್ಮ ಸುದ್ದಿ ಇಮೇಲ್ ಅಥವಾ ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸ್ ಕರೆ ಮೂಲಕ ತಲುಪಿಸಬಹುದು ಅಥವಾ 15 ನಿಮಿಷಗಳ ಕಾಲ ನಿಮ್ಮ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಜನರನ್ನು ನೇಮಿಸುವ ಮೂಲಕ, ಔಪಚಾರಿಕ ಸಭೆಯನ್ನು ತೆರಳಿ.
ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಅಲ್ಲಿಯೇ ಇರುವ ಜನರನ್ನು ಮಾತ್ರ ಆಹ್ವಾನಿಸಿ
ಸಭೆಗೆ ಆಹ್ವಾನಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಯೋಚಿಸಿದ್ದೀರಾ - ಅರ್ಧದಾರಿಯಲ್ಲೇ - ಏಕೆ ನೀವು ಅಲ್ಲಿದ್ದೀರಿ? ಸಭೆಗೆ ಆಹ್ವಾನಿಸಿ ಜನರು ಹಾಜರಾಗಲು ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ ಎಂದು ಜನರ ಸಮಯವನ್ನು ವ್ಯರ್ಥ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ. ಅದು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಭೆಯಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಬಜೆಟ್ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲು ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಯಾರೊಬ್ಬರೂ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಹಾಜರಾಗಬೇಕೇ? ಆ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ನಿಂದ ಆಹ್ವಾನಿಸಿ.
ಸಹೋದ್ಯೋಗಿ ಅಥವಾ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಚರ್ಚಿಸಿದ್ದು ಏನು ಎಂದು ತಿಳಿಸಬೇಕಾದರೆ, ಅವರನ್ನು ನಿಜವಾದ ಸಭೆಗೆ ಆಹ್ವಾನಿಸಬೇಕಾದ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ. ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಸಾರಾಂಶವನ್ನು ತಯಾರಿಸಿ ನಂತರ ಅದನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ. ಸಮಯ ರಕ್ಷಕವನ್ನು ಅವರು ಹೊಗಳುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ನಿಮಗೆ ಭರವಸೆ ಇದೆ - ನೀವು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಬರೆಯುವ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ - ಅವರು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಚರ್ಚೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಸಿದ್ದಾರೆ.
ಸಭೆಯ ಜ್ಞಾಪನೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ
ಜೀವನವು ಕಾರ್ಯನಿರತವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ಗಳು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ನಿಗದಿತ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಬುಕ್ ಆಗುತ್ತವೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಭೆಗೆ ಎರಡು ದಿನಗಳ ಮೊದಲು ಮುಂಬರುವ ಸಭೆಯ ನೆನಪನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ. ಅವರು ಹಾಜರಿದ್ದರು ಎಂದು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಿದ ಆ ಜನರನ್ನು ಇದು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳು ಬದಲಾಗಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಮುಖ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ನಿಗದಿತ ಸಭೆಯ ಸಮಯವನ್ನು ಮಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದರೆ ನಿಮಗೆ ಮುಂದೆ ಸಮಯ ತಿಳಿಸಬಹುದು.
ಒಂದು ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಇದೆ
ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಭೆಗಳನ್ನು ಯೋಜಿಸಲು, ನೀವು ಚರ್ಚಿಸಬೇಕಾದದ್ದು ಮೊದಲು ಯೋಜಿಸಬೇಕು. ಸಭೆಯ ಉದ್ದೇಶ ಏನು? ನೀವು ಏನು ಸಾಧಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತಿರುವಿರಿ? ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯನ್ನು ಸಮಯದ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಿ ಮತ್ತು ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರಿಗೆ ಅದನ್ನು ವಿತರಿಸಿ. ಆರಂಭದ ಸಮಯವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶಿಸಿರುವ ವಿಷಯಗಳ ಕಿರು ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಿ. ದೀರ್ಘಾವಧಿಯ, ವಿಪರೀತ ವಿವರವಾದ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ಸಭೆಯನ್ನು ಕೆಳಗೆ ಹಾಳು ಮಾಡಬೇಡಿ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪ್ರದೇಶದ ಬಗ್ಗೆ ವರದಿ ಮಾಡುವ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುವ ಯಾವುದೇ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಹೆಸರನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.
ಎಕ್ಸ್ಪೆಕ್ಟೇಷನ್ಸ್ ಬಗ್ಗೆ ತೆರವುಗೊಳಿಸಿ
ಸಭೆಯ ಅಧಿಸೂಚನೆಯನ್ನು ನೀವು ಮೊದಲು ಕಳುಹಿಸಿದಾಗ, ಅದರ ಉದ್ದೇಶ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ನಿರೀಕ್ಷೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಬೇಕು. ಸಭೆಯು ನಿರೂಪಣೆಯ ಸುತ್ತ ಸುತ್ತುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಸಿದ್ಧರಾಗಿರಬೇಕು? ಅಥವಾ ಇದು ಮಿದುಳುದಾಳಿ ಅಧಿವೇಶನವಾಗಿದ್ದು ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ವಿಚಾರಗಳು ಮತ್ತು ಸಲಹೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ನಿರೀಕ್ಷೆಯಿದೆ?
ಕೆಲವು ಸಾಂಸ್ಕೃತಿಕ ಸಂಸ್ಕೃತಿಗಳಲ್ಲಿ, ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ಕೇಳಲು ಮಾತ್ರ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಂತರ ಅವರ ಕಾರ್ಯಸ್ಥಳಗಳಿಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿ. ಇತರ ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ, ನೌಕರರು ಮುಕ್ತವಾಗಿ ಭಾಗವಹಿಸುತ್ತಾರೆ. ಇಂದಿನ ಸಹಕಾರಿ ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳಗಳಲ್ಲಿ, ವಿಚಾರಗಳ ಪರಸ್ಪರ ಮತ್ತು ಹಂಚಿಕೆಯು ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ವಾಗತಾರ್ಹವಾಗಿಲ್ಲ; ಅದು ಸಭೆಯ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಹೊಂದಿದೆ.
ಸಮಯಕ್ಕೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ
ಸಮಯಕ್ಕೆ ಸಭೆಗಳಿಗೆ ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯೇ ನೀವು ಆಗಿದ್ದರೆ, 15 ನಿಮಿಷಗಳ ಕಾಲ ನಿಜವಾದ ಸಭೆಯು ಕೋಣೆಗೆ ಹಾರಿಹೋಗುವಂತೆ ಅದು ಹೇಗೆ ನಿರಾಶೆಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೀವು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ.
ಅನಿವಾರ್ಯವಾಗಿ ಏನಾಗುತ್ತದೆ, ಮುಂದಕ್ಕೆ ಹೋಗುತ್ತದೆ, ಎಲ್ಲರೂ ಈ ಸಭೆಗಳು ಯಾವ ಸಮಯದಲ್ಲೂ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಆದ್ದರಿಂದ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ತಡವಾಗಿ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತಾರೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಭೆಯ ಶುಲ್ಕವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ. ನೀಡಿದ ಆರಂಭದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಪ್ರಾಮಾಣಿಕವಾಗಿ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ಬಾಗಿಲು ಮುಚ್ಚಿ ಮತ್ತು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ಆ ಸ್ಟ್ರಾಗ್ಲರ್ಸ್ ಅವರು ತಡವಾಗಿ ಬರುವ ಸಂದೇಶವನ್ನು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಪಡೆಯುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಅವರು ಒಮ್ಮೆ ಮಾತ್ರ ಆ ತಪ್ಪನ್ನು ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಕೀಪ್ ಇಟ್ ಶಾರ್ಟ್ ಅಂಡ್ ಸಿಂಪಲ್
ಅನೇಕ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ - 30 ನಿಮಿಷಗಳು ಅಥವಾ 45 ನಿಮಿಷಗಳು ಸಾಕುಯಾದಾಗ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಭೆಗಳನ್ನು ಒಂದು ಗಂಟೆ ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯವನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಿದಾಗ, ಸಾಮಾನ್ಯ ಫಲಿತಾಂಶವು ಆ ಸಮಯ ವ್ಯರ್ಥವಾಗುತ್ತದೆ. ಸಭೆಯು ಮುಗಿದ ನಂತರ ಜನರು ಕಾಲಹರಣ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ ಅಥವಾ ನೀಡಿದ ಅಜೆಂಡಾ ಐಟಂನಲ್ಲಿ ತುಂಬಾ ಸಮಯವನ್ನು ಕಳೆಯುತ್ತಾರೆ. ಸಭೆಗಳನ್ನು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿ ಮತ್ತು ಬಿಂದುವಿಗೆ ಇರಿಸಿ.
ವಿಷಯದ ಮೇಲಿದ್ದು
ಒಂದು ಅಜೆಂಡಾ ಮಾತ್ರ ನಿಮ್ಮ ಸಭೆಯನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ನಡೆಸುವುದಿಲ್ಲ. ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯಲ್ಲಿ ಅಂಟಿಕೊಳ್ಳಿ ಮತ್ತು ಸ್ಪರ್ಶಗಳ ಮೇಲೆ ಅಲೆದಾಡುವ ರಿಂದ ಚರ್ಚೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
ಯಾವುದೇ ವಿಷಯದ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ತಿಳಿಸಿ, ಇದು ಮತ್ತೊಂದು ಸಭೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವಿಷಯ ಎಂದು ಹೇಳಿದರೆ, ಅದನ್ನು ಖಾಸಗಿಯಾಗಿ, ಅಥವಾ ಹಾಗೆ ತಿಳಿಸಲಾಗುವುದು. ಸಭೆಯ ಉದ್ದೇಶವು ಇತರ ಸಂಭಾಷಣೆಗೆ ಹಿಂಭಾಗದ ಸೀಟ್ ಅನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡ ಓರ್ವ ಓಡಿಹೋದ ಸಭೆಯನ್ನು ಯಾರೂ ಇಷ್ಟಪಡುವುದಿಲ್ಲ.
ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸ್ ಕೊಠಡಿಯ ಹೊರಗೆ ಚಿಕ್ಕ ಸಭೆಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ
ಅದೇ ಪರಿಚಿತ ಟೇಬಲ್ ಸುತ್ತ ಅದೇ ಪರಿಚಿತ ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸ್ ಕೋಣೆಯಲ್ಲಿ ಕುಳಿತು ಕೇವಲ ಎಂದು - ಪರಿಚಿತ. ನೌಕರರು ಸಂವಹನ ನಡೆಸಲು ಪ್ರೋತ್ಸಾಹಿಸಲು, ಸೃಜನಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಯೋಚಿಸಿ, ಉತ್ಸಾಹಭರಿತ ಚರ್ಚೆಗಳನ್ನು ನಡೆಸುವುದು, ಪ್ರಮಾಣಿತ ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸ್ ಕೊಠಡಿಯ ಹೊರಗೆ ಸಭೆಯನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಿ.
ಸ್ಥಳ ಮತ್ತು ಹವಾಮಾನವು ಅನುಮತಿಸಬೇಕಾದರೆ ಹೊರಗಿನ ಟೇಬಲ್ನಲ್ಲಿ ಸಭೆಯನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಿ. ದೊಡ್ಡ ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸ್ ಟೇಬಲ್ ಮತ್ತು ಸ್ವಿವೆಲ್ ಕುರ್ಚಿಗಳ ಬದಲಾಗಿ ಸೋಫಸ್ ಮತ್ತು ಸಣ್ಣ ಕೋಷ್ಟಕಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಸಾಮಾನ್ಯ ಪ್ರದೇಶದಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸುವುದನ್ನು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ.
ವಿಭಿನ್ನ ಅಪ್ರೋಚ್ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಅಫ್ರೈಡ್ ಮಾಡಬೇಡಿ
ಸಭೆಯ ವಿಧಾನವು ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸದಿದ್ದರೆ, ಕೋರ್ಸ್ ಅನ್ನು ಬದಲಿಸಲು ಹಿಂಜರಿಯದಿರಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಒಂದು ಮಿದುಳುದಾಳಿ ಅಧಿವೇಶನವು ಕಡಿಮೆ ಸಂಭಾಷಣೆಯೊಂದಿಗೆ ಸ್ತಬ್ಧ ಕೊಠಡಿಯನ್ನು ನೀಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಬದಲಾವಣೆ ದಿಕ್ಕಿನಲ್ಲಿ. ಒಟ್ಟಾರೆ ಸಭೆ ಮುಂದುವರೆದಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳಿ ಮತ್ತು ಗಮನ ಕೊಡಿ.
ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ ಬಳಸಿ
ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರನ್ನು ತೊಡಗಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವನ್ನು ಬಳಸಲು ಯೋಜನೆ. ಇಂದಿನ ಡಿಜಿಟಲ್ ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ, ಹೆಚ್ಚಿನ ಜನರು ಗ್ರಾಫಿಕ್ಸ್ ಅಥವಾ ವೀಡಿಯೋಗಳನ್ನು ನೋಡುವ ಪದಗಳನ್ನು ಬೆಂಬಲಿಸಲು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆ ಮನಸ್ಥಿತಿಗೆ ಮನವಿ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಭೆಯನ್ನು ಯೋಜಿಸುವಾಗ ಆಡಿಯೋವಿಶುವಲ್ಗಳನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸಿ.
ದೊಡ್ಡ ಪರದೆಯ ಮೇಲೆ ಮತ್ತು ಪಾರಸ್ಪರಿಕ ಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪ್ರೋತ್ಸಾಹಿಸುವ ಸ್ಮಾರ್ಟ್ ಬೋರ್ಡ್ ಪ್ರಸ್ತುತಿಗಳಲ್ಲಿ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ಗಳು ಯೋಜಿತವಾಗಿದ್ದು, ಪ್ರಮಾಣಿತ ದೀರ್ಘವಾದ ಪವರ್ಪಾಯಿಂಟ್ ಪ್ರಸ್ತುತಿಗಳಿಂದ ಸ್ವಾಗತಾರ್ಹ ಬದಲಾವಣೆ.
ಸಭೆಯ ಸಾರಾಂಶವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ
ಸಭೆಯ ನಂತರ ಒಂದು ದಿನದೊಳಗೆ, ಚರ್ಚಿಸಲಾಗಿರುವ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಸಾರಾಂಶವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ. ಹಾಜರಿದ್ದ ಎಲ್ಲರಿಗೂ, ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಹಾಜರಾಗಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದವರಿಗೆ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಬೇಕಾದವರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಇದನ್ನು ವಿಂಗಡಿಸಿ. ಪ್ರತಿ ಐಟಂಗೆ ಮತ್ತು ಜವಾಬ್ದಾರಿಯ ದಿನಾಂಕಕ್ಕೆ ಯಾರು ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸುವ ಯಾವುದೇ ಕ್ರಿಯೆಯ ಐಟಂಗಳನ್ನು ಕೂಡಾ ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.