ಒಂದು ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಸ್ವಾಧೀನಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವಲ್ಲಿ ಒಂದು ಅಮೂಲ್ಯವಾದ ಭಾಗವಾಗಿದೆ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಂಬಂಧಗಳ ಮೇಲೆ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸುತ್ತದೆ. ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಲು ಸಮಯವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದರಿಂದ ಕೆಲವು ಪ್ರಯೋಜನಗಳಿವೆ:
- ನಿಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ನೀವು ಅವರ ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಗೌರವಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ
- ಅಧಿಕೃತ ಹೊಸ ಕಂಪನಿಗಳಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುತ್ತದೆ
- ಹೊಸ ಕಂಪೆನಿಗಳಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ಅವರು ಸರಿಯಾದ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ನೀಡಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಉತ್ತರಿಸುತ್ತಾರೆ
- ಪ್ರಮುಖ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ ಒದಗಿಸುತ್ತದೆ
ಈ ಹಂತ ಹಂತದ ಟ್ಯುಟೋರಿಯಲ್ ನಿಮಗೆ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಅಕ್ಷರದ ಸ್ವರೂಪ ಮತ್ತು ಅದರ ಭಾಗಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಅದನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್ ಆಗಿ ಬಳಸಬಹುದು.
01 - ಕಂಪನಿ ಲೆಟರ್ಹೆಡ್
ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರವನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ಲೆಟರ್ಹೆಡ್ನಲ್ಲಿ ಮುದ್ರಿಸಬೇಕು, ಅಥವಾ ಕನಿಷ್ಠ ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಬೇಕು.
ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿ ಬ್ರಾಂಡಿಂಗ್ನೊಂದಿಗೆ ವೃತ್ತಿಪರ ಲೆಟರ್ಹೆಡ್ ಹೊಂದಿರುವ ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಲೈಂಟ್ ಸಂವಹನಗಳ ಮೂಲಕ ನಿಮ್ಮ ಬ್ರ್ಯಾಂಡ್ ಅನ್ನು ಬಲಪಡಿಸುವ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಮಾರ್ಗವಾಗಿದೆ. ಆದರೆ ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರಕ್ಕಾಗಿ ಲೆಟರ್ಹೆಡ್ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:
- ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು
- ಹಿಂಬರುವ ವಿಳಾಸ
- ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ
- ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸ
ನೀವು ಫ್ಯಾಕ್ಸ್ ಸಂಖ್ಯೆ, ಕಂಪೆನಿ ವೆಬ್ಸೈಟ್ ಮತ್ತು ನೀವು ಲಭ್ಯವಿರುವ ಯಾವುದೇ ಇತರ ಸಂಪರ್ಕ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಸಹ ಸೇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು.
02 - ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸ
ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದ ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ಪತ್ರದ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಮೇಲಿಂಗ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು, ಎಲ್ಲವನ್ನು ಎಡಕ್ಕೆ ಜೋಡಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸ ಪೆಟ್ಟಿಗೆ ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:
- ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು (ಪೂರ್ವಪ್ರತ್ಯಯದೊಂದಿಗೆ)
- ಶೀರ್ಷಿಕೆ
- ಕಂಪನಿ
- ಅಂಚೆ ವಿಳಾಸ
03 - ಶುಭಾಶಯ
ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದ ಈ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ, ನೀವು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಹೆಸರಿನಿಂದ ಸ್ವಾಗತಿಸುತ್ತೀರಿ, ನಂತರ ಒಂದು ಕೊಲೊನ್.
ನಿಮ್ಮ ಅಥವಾ ಅವಳ ಮೊದಲ ಹೆಸರಿನೊಂದಿಗೆ (ಅಂದರೆ, ಜೇನ್), ಅಥವಾ ಹೆಚ್ಚು ಔಪಚಾರಿಕವಾಗಿ, ಪೂರ್ವಪ್ರತ್ಯಯ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಹೆಸರಿನೊಂದಿಗೆ (ಅಂದರೆ, ಆತ್ಮೀಯ ಮಿಸ್. ಡೋ) ನೀವು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಗ್ರಾಹಕರೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸಂಬಂಧವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರಲಿ.
04 - ಸ್ವಾಗತ ಸಂದೇಶ
ಶುಭಾಶಯದ ನಂತರ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದ ಆರಂಭಿಕ ವಾಕ್ಯವು ಬರುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತಾರ್ಹ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು.
ಒಂದು ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಆರಂಭಿಕ ವಾಕ್ಯದ ಉದಾಹರಣೆ ಇಲ್ಲಿದೆ:
"ಸಂಪೂರ್ಣ ಸ್ಮಿತ್ ಕನ್ಸಲ್ಟಿಂಗ್ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಪರವಾಗಿ, ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರಂತೆ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸ್ವಾಗತಿಸಲು ನಾನು ಈ ಅವಕಾಶವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ ನಮ್ಮೊಂದಿಗೆ ನಮ್ಮೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಹೊಂದುವಂತೆ ನಾವು ರೋಮಾಂಚನಗೊಳ್ಳುತ್ತೇವೆ."
05 - ಕಂಪನಿ ಪರಿಚಯ
ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದ ದೇಹವು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಗೆ ಪರಿಚಯ, ಜೊತೆಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳ ಪುನರಾವರ್ತನೆ ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು.
ಕಂಪೆನಿಯ ಪರಿಚಯದ ಉದಾಹರಣೆ ಇಲ್ಲಿದೆ:
"ಸ್ಮಿತ್ ಕನ್ಸಲ್ಟಿಂಗ್ನಲ್ಲಿ, ನಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಸ್ಪಂದಿಸುವ, ಸಮರ್ಥ ಮತ್ತು ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಸೇವೆ ನೀಡುವಂತೆ ನಾವು ಹೆಮ್ಮೆಪಡುತ್ತೇವೆ.ನಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕರು ನಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಮುಖ ಭಾಗವಾಗಿದೆ, ಮತ್ತು ನೀವು ಸಂಪೂರ್ಣ ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಹೊಂದಿರುವವರೆಗೂ ನಿಮ್ಮ ಸಂಪೂರ್ಣ ತೃಪ್ತಿಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನಾವು ದಣಿವರಿಯಿಲ್ಲದೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೇವೆ. . "
ಈ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸಲು ನೀವು ಬಯಸುತ್ತೀರಿ, ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪೆನಿಯೊಂದಿಗಿನ ಅವನ ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ನೀವು ಯಾವ ಪಾತ್ರವನ್ನು ವಹಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಗ್ರಾಹಕರು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲಿ.
ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪರಿಚಯದ ಉದಾಹರಣೆ ಇಲ್ಲಿದೆ:
"ನಾನು ಕಂಪೆನಿಯ ಸಂಪರ್ಕದ ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಹಂತವಾಗಿದೆ ಎಂದು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸಲು ನಾನು ಖುಷಿಯಿಂದಿದ್ದೇನೆ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು, ಕಾಮೆಂಟ್ಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯೊಂದಿಗೆ ನನ್ನನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಲು ನಾನು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಪ್ರೋತ್ಸಾಹಿಸುತ್ತೇವೆ."
06 - ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ
ಒಂದು ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದ ಪ್ರಮುಖ ಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದ್ದು, ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸುವ ವಿವಿಧ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ವಿಭಾಗವಾಗಿದೆ, ಎಲ್ಲವು ಒಂದೇ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ. ನಿಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕನು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಅಥವಾ ಇತರ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾಗ ಹೇಗೆ ಮತ್ತು ಯಾವಾಗ ನಿಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕರು ನಿಮ್ಮೊಂದಿಗೆ ಸಂಪರ್ಕ ಸಾಧಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದ ಈ ವಿಭಾಗವು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಬೇಕು.
07 - ಧೈರ್ಯ
ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದ ಈ ಕೊನೆಯ ಭಾಗವು ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಅಥವಾ ಅವಳ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಧನ್ಯವಾದ ಮಾಡಬಯಸುತ್ತದೆ, ನಂತರ ನೀವು ಗ್ರಾಹಕರಂತೆ ಸ್ವಾಗತಿಸಲು ಮತ್ತು ಅವರು ತೃಪ್ತಿ ಹೊಂದಿದೆಯೇ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಅದನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಸಿದ್ಧರಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಬಲಪಡಿಸಲು ಬಲಪಡಿಸಬೇಕು.
ಈ ಪತ್ರವನ್ನು ಸಕಾರಾತ್ಮಕ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಲ್ಲಿ ಮುಚ್ಚಿ, ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತವನ್ನು ಸ್ವಾಗತಿಸಿ, ಮೆಚ್ಚುಗೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಮುಖವಾಗಿ ಬಿಡಿ.
ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರದ ಕೊನೆಯ ವಾಕ್ಯದ ಉದಾಹರಣೆ ಇಲ್ಲಿದೆ:
"ಜೇನ್, ಸ್ಮಿತ್ ಕನ್ಸಲ್ಟಿಂಗ್ಗೆ ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಮುಖ ವ್ಯವಹಾರದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುವುದಕ್ಕಾಗಿ ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸೇವೆ ಮಾಡಲು ನಾವು ಗೌರವಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇವೆ."
08 - ಮುಕ್ತಾಯ
ನಿಮ್ಮ ಹೊಸ ಗ್ರಾಹಕರ ಸ್ವಾಗತ ಪತ್ರವನ್ನು ಮುಚ್ಚುವಿಕೆಯು ಮೌಲ್ಯಮಾಪನವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ (ಪ್ರಾಮಾಣಿಕವಾಗಿ, ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ಅತ್ಯುತ್ತಮವಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ನಿಜವಾದ, ಇತ್ಯಾದಿ.), ನಿಮ್ಮ ಲಿಖಿತ ಸಹಿ, ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಶೀರ್ಷಿಕೆ.
ಪತ್ರವನ್ನು ವೈಯಕ್ತೀಕರಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ನಿಜವಾದ ಸಹಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್-ರಚಿಸಿದ ಸಹಿ ಅಲ್ಲ. ನಿಮ್ಮ ಸಿಗ್ನೇಚರ್ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರಿನ ನಡುವೆ ಹೋಗಬೇಕು, ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಅಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸ್ಥಳಗಳನ್ನು ಬಿಡಲು ಬಯಸುತ್ತೀರಿ.