ಹೆಚ್ಚು ಮುಖ್ಯವಾಗಿ, ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಯಾರನ್ನಾದರೂ ಹೇಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದರ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ.
ಗ್ರಾಹಕರು ದೂರವಿರಲು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು ಎಂದು ತಿಳಿದಿಲ್ಲವಾದರೆ ಇದು ತುಂಬಾ ನಿರಾಶೆಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಮಾರಾಟ, ಸೇವೆ ಅಥವಾ ಉತ್ಪನ್ನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯಲ್ಲಿದ್ದರೆ ಅದು ಅಪ್ರಸ್ತುತವಾಗುತ್ತದೆ. ಎಲ್ಲಾ ಗ್ರಾಹಕ ಕರೆಗಳು ಮುಖ್ಯ ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಹಾಜರಾಗಲು ಅಗತ್ಯವಿದೆ.
ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ನಿಮ್ಮೊಂದಿಗೆ ಸಂವಹನ ನಡೆಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿರುವ ಗ್ರಾಹಕರು ಮತ್ತು ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಎಚ್ಚರಿಸುತ್ತಿರುವ ಇಮೇಲ್ ವಿಷಯವು ಕರೆದಾರರಿಗೆ ಸ್ವಾಗತಿಸುವ ಧ್ವನಿಯ ಸಂದೇಶದ ವಿಷಯದೊಂದಿಗೆ ಸ್ಥಿರವಾಗಿರಬೇಕು. ನೀವು ಔಟ್ಲುಕ್ 2010 ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಎಕ್ಸ್ಚೇಂಜ್ ಸರ್ವರ್ ಮೂಲಕ ಸಂಪರ್ಕಿಸಿದ್ದರೆ, ಮೊದಲು ಫೈಲ್ ಟ್ಯಾಬ್ನಲ್ಲಿ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ, ನಂತರ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಐಕಾನ್ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ.
ನಂತರ ನೀವು ಕಚೇರಿಯಿಂದ ಹೊರಗಿರುವಾಗ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸಿದ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುವ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಇಮೇಲ್ ರಚನೆಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತದೆ. ನೀವು ಈ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಸಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸಿರುವುದರಿಂದ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ. ಈ ಇಮೇಲ್ ರಚಿಸಲು ಸೂಚನೆಗಳ ಹಂತದ ಪಟ್ಟಿಯಿಂದ ಒಂದು ಹಂತವನ್ನು ಇಲ್ಲಿ ವೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು: Outlook Exchange ಗಾಗಿ ಆಫೀಸ್ ಇಮೇಲ್ನಿಂದ
ನೀವು ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಎಕ್ಸ್ಚೇಂಜ್ ಸರ್ವರ್ನ ಮೂಲಕ ಸಂಪರ್ಕ ಹೊಂದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಸ್ವಲ್ಪ ವಿಭಿನ್ನವಾಗಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಈ ರೀತಿಯ ಇಮೇಲ್ ಖಾತೆಗಳಲ್ಲಿ "ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ" ಐಕಾನ್ ಇಲ್ಲ. ಎಕ್ಸ್ಚೇಂಜ್ ಅಲ್ಲದ ಬಳಕೆದಾರರಿಗಾಗಿ ಇದೇ ರೀತಿಯ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುವ ಹಂತ ಹಂತದ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ ಒಂದು ಹಂತವನ್ನು ಇಲ್ಲಿ ವೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು: ಇತರರ ಕಚೇರಿಗಾಗಿ
ನೀವು ಕಛೇರಿಯಿಂದ ದೂರದಲ್ಲಿರುವಾಗಲೇ ನಿಮಗೆ ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುವ ಇಮೇಲ್ ವಿಷಯವನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಮುಂದಿನ ಹಂತವಾಗಿದೆ. ಈ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಕಚೇರಿಯಿಂದ ಹೊರಗುಳಿಯುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು, ನಿಮ್ಮ ಅನುಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ (ಸರಿಯಾದ ವೇಳೆ) ನೀವು ಹೇಗೆ ತಲುಪಬಹುದು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಮಯದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ತಲುಪಲು ನೀವು ಬಯಸದಿದ್ದರೆ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಯಾರು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿಸಬೇಕು. ಕಚೇರಿ.
ಉದಾಹರಣೆ:
ಹಲೋ,
ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ಗೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು. ನಾನು ಪ್ರಸ್ತುತ ಕಚೇರಿಯಿಂದ ಹೊರಗಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಸೋಮವಾರ, ಡಿಸೆಂಬರ್ 1 ರಂದು ಹಿಂದಿರುಗುವೆ. ಈ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನಾನು ಇಮೇಲ್ಗೆ ಸೀಮಿತ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದೇನೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ನನ್ನ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಸ್ವಲ್ಪಮಟ್ಟಿಗೆ ವಿಳಂಬವಾಗಬಹುದು. ನಿಮಗೆ ತಕ್ಷಣದ ಸಹಾಯ ಬೇಕಾದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ನನ್ನ ಸಹಾಯಕ, ಬಾರ್ಬರಾ ಕೊಲ್ಸನ್ಗೆ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸಿ. ಅವರ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸ bcolson@xyz.com ಆಗಿದೆ.
ಶುಭಾಶಯಗಳು!
ಷಹೀರಾ
ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಇಲ್ಲಿ ಕಾಣಬಹುದಾದ ಟೆಂಪ್ಲೆಟ್ಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಇತರ ಉದಾಹರಣೆಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ: ಕಚೇರಿ ಟೆಂಪ್ಲೆಟ್ಗಳು ಮತ್ತು ಉದಾಹರಣೆಗಳ ಹೊರಗಿದೆ. ನೀವು ಕಚೇರಿಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿದಾಗ ಈ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಆಫ್ ಮಾಡಲು ಮರೆಯಬೇಡಿ, ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಕಛೇರಿಯಲ್ಲಿ ಹಿಂತಿರುಗಿದ ನಂತರ ನಿಮಗೆ ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಯಾರಾದರೂ ಅದೇ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತಾರೆ.
ಇದೀಗ ನೀವು ಹೊರಹೋಗುವ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಿದ್ದೀರಿ, ನಿಮ್ಮ ಎಲ್ಲಾ ಕರೆದಾರರನ್ನು ಶುಭಾಶಯಗೊಳಿಸುವಂತಹ, ಒಂದೇ ರೀತಿಯ, ಸ್ಥಿರ ಹೊರಹೋಗುವ ಧ್ವನಿ ಸಂದೇಶವನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಸುಲಭ. ಇಮೇಲ್ನಿಂದ ಅದೇ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ, ನೀವು ಹಿಂತಿರುಗಿದಾಗ ನಿಮ್ಮ ಅನುಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ರಾಜ್ಯದಲ್ಲಿ ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕಾದ ಉಲ್ಲೇಖ.
ಧ್ವನಿ ಸಂದೇಶಕ್ಕಾಗಿ, ಅವರ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ಬದಲಾಗಿ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ.
ಉದಾಹರಣೆ:
ಹಲೋ,
ನೀವು ಶಾಹಿರಾ ರೈನೇರಿ ಮೇಜಿನ ಬಳಿಗೆ ತಲುಪಿದ್ದೀರಿ. ದಯವಿಟ್ಟು ಈ ಸಂಪೂರ್ಣ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಕೇಳಿ. ನಾನು ಸೋಮವಾರ, ಜನವರಿ 5 ರವರೆಗೆ ಕಚೇರಿಯಿಂದ ಹೊರಗಿರುತ್ತೇನೆ. ನಿಮಗೆ ತಕ್ಷಣ ಸಹಾಯ ಬೇಕಾದಲ್ಲಿ, ದಯವಿಟ್ಟು ನನ್ನ ಸಹಾಯಕ, ಬಾರ್ಬ್ ಕೊಲ್ಸನ್ನನ್ನು ಕರೆ ಮಾಡಿ. ಅವರ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ 212-555-xxxx ಆಗಿದೆ.
ನಾನು ಹಿಂದಿರುವಾಗ ನಾನು ನಿಮ್ಮೊಂದಿಗೆ ಮಾತನಾಡಲು ಎದುರು ನೋಡುತ್ತೇನೆ. ಧನ್ಯವಾದಗಳು.