ಅನೇಕ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ, ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸಬೇಕಾದ ಇಲಾಖೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಗಮನ ಸೆಳೆಯುವುದಿಲ್ಲ. ಹೇಗಾದರೂ, ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸಬಹುದಾದ ಇಲಾಖೆಯಿಂದ ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಪಡೆಯುವ ಬಹಳಷ್ಟು ಹಣವನ್ನು ಪಡೆಯಬಹುದು. ಇದಕ್ಕೆ ತದ್ವಿರುದ್ಧವಾಗಿ, ಕೇವಲ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿವೆ, ಅದು ಕೇವಲ ಸುತ್ತುವಂತೆಯೇ ಬರುತ್ತದೆ. ಈ ಇಲಾಖೆಯು ಅನೇಕ ವೇಳೆ ವ್ಯವಹಾರದ ನಗದು ಹರಿವಿನ ಮೇಲೆ ಅಪಾರ ಪರಿಣಾಮವನ್ನು ಬೀರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸರಬರಾಜುದಾರರೊಂದಿಗೆ ಪಾವತಿ ಒಪ್ಪಂದಗಳ ಪ್ರಯೋಜನವನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುವಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದಾದ ಅವಕಾಶಗಳಿವೆ.
ಉತ್ತಮವಾದ ಖಾತೆಗಳು ಪಾವತಿಸಬಹುದಾದ ಇಲಾಖೆಯು ಪರಿಮಾಣ ರಿಯಾಯಿತಿಗಳು ಮತ್ತು ಆರಂಭಿಕ ಪಾವತಿಯ ರಿಯಾಯಿತಿಗಳ ಪ್ರಯೋಜನವನ್ನು ಪಡೆಯಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಇತರ ಖರ್ಚುಗಳು ಮತ್ತು ಹೂಡಿಕೆಗಳಿಗಾಗಿ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಹಣವನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಉತ್ತಮ ಮಾರ್ಗವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತದೆ. ಒಪ್ಪಂದಗಳು ಮತ್ತು ಒಪ್ಪಂದಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಪೂರೈಕೆದಾರರು ತಮ್ಮ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಈ ಇಲಾಖೆ ಸಹ ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಪರಿಮಾಣ ಅಥವಾ ಗುಣಮಟ್ಟದ ಮಾನದಂಡಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸದಿದ್ದರೆ, ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಬಗೆಹರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸರಿಯಾದ ಸರಿಪಡಿಸುವ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಸಾಮಾನ್ಯ ಖಾತೆಗಳು ಪಾವತಿಸಬಹುದಾದ ತೊಂದರೆಗಳು
ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಕಡಿತಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ಹಣವನ್ನು ಮುಕ್ತಗೊಳಿಸುವುದಕ್ಕಾಗಿ ಹಲವಾರು ಅವಕಾಶಗಳಿವೆ, ಈ ಗುರಿಗಳನ್ನು ಸಾಧಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುವಾಗ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಎದುರಾಗುವ ಹಲವಾರು ಅಡಚಣೆಗಳಿವೆ. ಕ್ಯಾನನ್ ನ 2014 ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಪೇಪಾಲ್ ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ ಸ್ಟಡಿ ಅನೇಕ ಪೇಪರ್ಸ್ ಇನ್ವೆಸ್ಸಿಂಗ್ ಅನ್ನು ಎದುರಿಸಲು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಸಮಯದಿಂದ ದೊಡ್ಡ ಸಮಸ್ಯೆಯೆಂದು ಪೇಪರ್ ಪ್ರೊಸೆಸಿಂಗ್ ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ದೊಡ್ಡ ಸಮಸ್ಯೆಯಾಗಿದೆ.
ಕಾಳಜಿಯ ಇತರ ಪ್ರಮುಖ ಮೂಲಗಳು ಹೀಗಿವೆ:
- ಸಮಯಕ್ಕೆ ಪಾವತಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುವುದು ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ
- ಸರಕುಪಟ್ಟಿ ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ಟ್ರೀಮ್ಲೈನಿಂಗ್
- ಪೂರೈಕೆದಾರರೊಂದಿಗೆ ಉತ್ತಮ ಪಾವತಿ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು ಮತ್ತು ಎರಡೂ ಕಡೆಗಳಲ್ಲಿ ಕರಾರುಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುತ್ತಿದೆಯೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ
- ವಿವಿಧ ಪೂರೈಕೆದಾರ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತು ಇನ್ವಾಯ್ಸಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳೊಂದಿಗೆ ವ್ಯವಹರಿಸುವುದು
- ಡೇಟಾ ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಭದ್ರತೆಯನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು
ಪಟ್ಟಿಮಾಡಲಾದ ಹಲವಾರು ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಕಾಗದದ ಇನ್ವಾಯ್ಸಿಂಗ್ ಮೇಲೆ ಅವಲಂಬಿತವಾಗಿ ಕೆಟ್ಟದಾಗಿ ಅಥವಾ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ. ಕಳೆದುಹೋದ ಅಥವಾ ಕಾಣೆಯಾಗಿರುವ ಪಾವತಿಗಳಿಗೆ ದಾರಿ ಮಾಡಿಕೊಡುವ ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಲಾಸ್ಟ್ ಕಾಗದಪತ್ರವು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಸಮಸ್ಯೆಯಾಗಿದೆ. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಹಲವಾರು ವ್ಯವಹಾರಗಳು ತಮ್ಮ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಡಿಜಿಟೈಜ್ ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ಆಸಕ್ತರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ, ಹೆಚ್ಚಿನ ಪೂರೈಕೆದಾರರು ಇನ್ನೂ ಕಾಗದದ ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಮೇಲಿಂಗ್ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಅಥವಾ ಫ್ಯಾಕ್ಸ್ ಮೂಲಕ ಕಳುಹಿಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ.
ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಣ್ಣ ವ್ಯಾಪಾರಗಳು ತಮ್ಮದೇ ಆದ ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸಬಹುದಾದ ಕಾಗದಪತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ, ಮತ್ತು ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನವು ಕೈಯಾರೆ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕೆಲವು ಸರಬರಾಜುದಾರರು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಬಿಲ್ಲಿಂಗ್ಗೆ ಬದಲಾಯಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿರುವುದರಿಂದ, ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಕೈಯಿಂದ ದತ್ತಾಂಶವನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಮತ್ತು ಡಿಜಿಟಲ್ ಪ್ರತಿಗಳ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ರಚಿಸುವ ಹೆಚ್ಚಿನ ಪ್ರಮಾಣದ ಮಾನವಶಕ್ತಿಯನ್ನು ವ್ಯಯಿಸುತ್ತಿವೆ.
ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಯ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನಿಧಾನಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ವಿಮರ್ಶೆಗಾಗಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಸೂಕ್ತ ಸದಸ್ಯರಿಗೆ ನಕಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ವಿತರಿಸಬೇಕು. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಡಿಜಿಟಲ್ ಪ್ರವೇಶದಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿಲ್ಲ ಅಥವಾ ಲಭ್ಯವಿರುವಾಗ, ಡೇಟಾವನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಲು ಮತ್ತು ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಪಾವತಿ ಒಪ್ಪಂದಗಳನ್ನು ಪಡೆಯುತ್ತಿದೆಯೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಆ ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುವಲ್ಲಿ ಒಂದು ಸವಾಲಾಗಿದೆ. ಸಮಯ ಮತ್ತು ಆರಂಭಿಕ ಪಾವತಿಯ ರಿಯಾಯಿತಿಯ ಒಪ್ಪಂದಗಳು ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಪಾವತಿಸಬೇಕಾದ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ಸುಲಭವಾಗಿ ನಷ್ಟವಾಗಬಹುದು, ಆದ್ದರಿಂದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು ದುಬಾರಿಯಾಗಬಹುದು.
ಸುಧಾರಣೆಗಳು ಮತ್ತು ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್
ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸಬೇಕಾದ ಇಲಾಖೆಗಳ ಸರಿಯಾದ ಚಾಲನೆಯಲ್ಲಿರುವ ಹಲವಾರು ಸಮಸ್ಯೆಗಳು ಅದೇ ಮೂಲ ಕಾರಣಗಳಿಂದ ಉದ್ಭವಿಸಿರುವುದರಿಂದ, ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಅನೇಕ ಕಾಳಜಿಯನ್ನು ಕಾಳಜಿ ವಹಿಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮಾಡುವ ಕೆಲವು ಹೊಂದಾಣಿಕೆಗಳು ಸಹ ಇವೆ. ವ್ಯವಹಾರಗಳು ತಮ್ಮ ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸಬೇಕಾದ ಇಲಾಖೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಸ್ಟ್ರೀಮ್ಲೈನ್ ಮಾಡಬಹುದು ಎಂದು ಅತ್ಯಂತ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮಾರ್ಗಗಳಲ್ಲಿ ಮೂರು:
- ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಡಿಜಿಟೈಜ್ ಮಾಡಲು ವಸ್ತು ಅಕ್ಷರ ಗುರುತಿಸುವಿಕೆ ಬಳಸಿ
- ಪೂರೈಕೆದಾರರಿಗೆ ಪ್ರವೇಶಸಾಧ್ಯವಾಗುವ ಆನ್ಲೈನ್ ಪೋರ್ಟಲ್ಗಳ ಪ್ರಯೋಜನವನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳಿ
- ನಿರ್ವಹಣಾ ಕೆಲಸದ ಹರಿವುಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿ
OCR
ಅನೇಕ ಕಂಪೆನಿಗಳು ವಾಡಿಕೆಯಂತೆ ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ಗಳ ಲಾಭವನ್ನು ಡಿಜಿಟಲ್ ಕಾಗದಗಳ ಕಾಗದದ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ಬಳಸಿದರೆ, ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ನಲ್ಲಿ ಉಳಿಸಲಾಗಿರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಚಿತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವುದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಇದರರ್ಥ ಮಾಹಿತಿಯು ಡೇಟಾಬೇಸ್ನಲ್ಲಿ ಕೈಯಾರೆ ಪ್ರವೇಶಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ದಾಖಲೆಗಳ ನಷ್ಟವು ಸಮಸ್ಯೆಯ ಕಡಿಮೆಯಾಗಿದ್ದರೂ, ಅದು ಇನ್ನೂ ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.
ಆಬ್ಜೆಕ್ಟ್ ಕ್ಯಾರೆಕ್ಟರ್ ರೆಕಗ್ನಿಷನ್, ಅಥವಾ ಒಸಿಆರ್, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸ್ಕ್ಯಾನಿಂಗ್ ಮಾಡುವುದು ಮತ್ತು ಅದರಿಂದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು. ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಅಥವಾ ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ಗೆ ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಸೇರಿಸಬಹುದು. ಕೈಪಿಡಿಯ ಡೇಟಾ ಎಂಟ್ರಿ ದೋಷಗಳ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆಗೊಳಿಸಲು OCR ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕಾಗದಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ನಂತರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ. ಇಮೇಜ್ ಫೈಲ್ ರಚಿಸಲು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸ್ಕ್ಯಾನಿಂಗ್ ಮಾಡುವಂತೆ ಓಸಿಆರ್ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಅದೇ ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಯಾವುದೇ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ಅಗತ್ಯವಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಪರ್ ಗಾರ್ಟ್ನರ್, ಉದ್ಯೋಗಿ ನೇರವಾಗಿ ತೊಡಗಿಸದೆ 80% ಅಥವಾ ಹೆಚ್ಚು ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಪೋಸ್ಟ್ ಮಾಡುವ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿವೆ.
ಪೂರೈಕೆದಾರ ಪೋರ್ಟಲ್ಸ್
ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳು ಮತ್ತು ಡೇಟಾವನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕೃತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ಟ್ರೀಮ್ಲೈನ್ ಮಾಡುವುದು ವ್ಯವಹಾರಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ಅಥವಾ ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಮತ್ತು ಅದರ ಸರಬರಾಜುದಾರರನ್ನು ಆದೇಶಗಳನ್ನು ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಲು ಮತ್ತು ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳನ್ನು ನೋಡಲು ಮತ್ತು ಪಾವತಿಸಿದಾಗ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಅನುಮತಿಸುವ ಆನ್ಲೈನ್ ಪೋರ್ಟಲ್ನ ಲಾಭವನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು. ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿನ ಹಲವಾರು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಿಗೆ ಈ ಡೇಟಾವನ್ನು ಲಭ್ಯವಾಗುವಂತೆ ಮಾಡಲು, ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸಬಹುದಾದ ಇಲಾಖೆಯು ಸರಿಯಾದ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಅನುಮೋದಿಸಲು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಸಮಯವನ್ನು ವೇಗಗೊಳಿಸಲು ಇದು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಪೂರೈಕೆದಾರರಿಗೆ ಅವಕಾಶ ನೀಡುವ ಮೂಲಕ ಪೋರ್ಟಲ್ ಈ ವ್ಯವಹಾರಗಳನ್ನು ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಲು ಮತ್ತು ಪಾವತಿಗಳನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಲು ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪೂರೈಕೆ ಅಥವಾ ಇನ್ವಾಯ್ಸಿಂಗ್ ಸಮಸ್ಯೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಯಾವುದೇ ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿದಿರುತ್ತದೆ.
ಕೆಲಸದ ಹರಿವುಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದು
ಆದಾಗ್ಯೂ, ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯು ತಮ್ಮ ಡೇಟಾ ನಿರ್ವಹಣಾ ಪ್ರಯತ್ನಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತದೆ, ಖಾತೆಗಳು ಮತ್ತು ಪಾವತಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದಕ್ಕಾಗಿ ಸ್ಥಾಪಿತವಾದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಇರುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳು ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿವೆ ಮತ್ತು ಅವು ತೊಡಕಿನ ಅಥವಾ ದೋಷಗಳು ಅಥವಾ ವಿಳಂಬಗಳಿಗೆ ಕಾರಣವಾಗಿದ್ದರೆ ಪರ್ಯಾಯಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮಾಡಲು ಇದು ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಶಕ್ತಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಡಿಲೋಯ್ಟ್ ಪ್ರಕಾರ, ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ ಮತ್ತು ಹಂಚಿಕೆಯು ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೇಗೆ ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ ಮತ್ತು ಹಂಚಿಕೊಂಡಿದೆ ಮತ್ತು ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಅಂಗೀಕರಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಹೇಗೆ ಪಡೆಯುತ್ತದೆ ಎಂದು ಖಾತೆಗಳು ಪಾವತಿಸಬಹುದಾದ ಇಲಾಖೆ ಏನು ಮಾಡುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು ವಿವರಿಸಬೇಕು. ವಿವಿಧ ವಿಧದ ಸರಬರಾಜುದಾರರನ್ನು ಪಾವತಿಸುವುದರ ಬಗೆಗಿನ ಉತ್ತಮ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳೂ ಸಹ ಇರಬೇಕು.
ಅನೇಕ ಪೂರೈಕೆದಾರರು 30 ಅಥವಾ 90 ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಪಾವತಿಗೆ ರಿಯಾಯಿತಿಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತಿರುವಾಗ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ನಗದು ಹರಿವನ್ನು ತಡೆಯುವುದರಿಂದ ಅದನ್ನು ರಿಯಾಯಿತಿಯ ಮೌಲ್ಯದ ಇರಬಹುದು. ಕಂಪೆನಿ ಮತ್ತು ಪೂರೈಕೆದಾರರು ಎರಡೂ ಒಪ್ಪಂದಗಳು ಅಥವಾ ಒಪ್ಪಂದದ ಔಷಧಿಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸುವ ಒಂದು ಮಾರ್ಗವೂ ಸಹ ಅಗತ್ಯವಾಗಿದೆ. ಈ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಎದುರಿಸಲು ಕೆಲಸದ ಹರಿವುಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದು ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಸರಿಯಾದ ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಪೂರೈಕೆದಾರರು ಸಮಯಕ್ಕೆ ವಿತರಿಸುತ್ತಿರುವಾಗ, ಸಾಕಷ್ಟು ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಸರಿಯಾದ ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ, ಕಂಪನಿಗಳು ಈ ವಿಷಯಗಳು ಪರಿಹರಿಸಲ್ಪಡುವವರೆಗೆ ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸಲು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ. ಈ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು ಉದ್ಭವಿಸಿದಾಗ ಏನು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ಸ್ಥಾಪಿಸಲು ಕೆಲಸದ ಹರಿವು ಕಷ್ಟಕರವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಪೂರೈಕೆದಾರರಿಗೆ ಪಾವತಿಸುವಿಕೆಯು ವಿಳಂಬ ಪಾವತಿಗಳಿಗೆ ರಿಯಾಯಿತಿಗಳನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುವುದನ್ನು ಅಥವಾ ದಂಡವನ್ನು ಉಂಟುಮಾಡುವುದನ್ನು ತಡೆಯಲು ಸಮಯಕ್ಕೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸರಬರಾಜುದಾರರ ಒಪ್ಪಂದವು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುವಂತೆ ದಾಖಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನವೀಕರಿಸಬೇಕು, ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು ಪ್ರತಿ ಖಾತೆಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಬಹುದೆಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
ಕೆಲಸದ ಹರಿವುಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವುದರಿಂದ ಸಹ ಕಂಪನಿಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಬಹುದು:
ಹೊರಗುತ್ತಿಗೆ
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಡಿಜಿಟೈಜ್ ಮಾಡುವುದು, OCR ಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಸರಬರಾಜುದಾರರಿಗೆ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಒಂದು ಪೋರ್ಟಲ್ ಅನ್ನು ಸಣ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವಂತಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ವೆಚ್ಚವು ಒಂದು ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ಲಾಭ ಪಡೆಯಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವಂತೆ ತಡೆಯುತ್ತದೆ ಎಂದು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಭಾವಿಸಬಾರದು. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ವೆಚ್ಚ ಅನೇಕ ಸಣ್ಣ ಮತ್ತು ಮಧ್ಯಮ ಗಾತ್ರದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ನಿಷೇಧಿತವಾಗಿದ್ದರೂ, ಆಂತರಿಕವಾಗಿ ಮಾಡುವುದರಿಂದ ಆಗಾಗ್ಗೆ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ. ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಈ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಹೊರಗುತ್ತಿಗೆ ಮಾಡಲು ಹಲವಾರು ತೃತೀಯ ಪಕ್ಷದ ಪೂರೈಕೆದಾರರು ಇದ್ದಾರೆ. ಸರಬರಾಜುದಾರ ಒಪ್ಪಂದಗಳನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಲು ಕೆಲಸದ ಹರಿವುಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ಕಂಪನಿಯು ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು OCR ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದರಿಂದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಹೊರಗುತ್ತಿಗೆ ನೆರವು ಪಡೆಯಬಹುದು.
ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ತಮ್ಮದೇ ಆದ ವೈವಿಧ್ಯಮಯ ಐಟಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಕಾಪಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದೆ ಇದ್ದರೂ, ಮೂರನೇ-ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹ್ಯಾಂಡಲ್ ಹೊಂದಿರುವವರನ್ನು ಅವು ಬಹಳ ಅಗ್ಗವಾಗಬಲ್ಲವು. ಈ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗಳನ್ನು ಸಂಭಾವ್ಯ ಉಳಿತಾಯ ಮತ್ತು ನಗದು ಸ್ವತಂತ್ರಗೊಳಿಸುವುದರ ಮೌಲ್ಯದ ವಿರುದ್ಧ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲು ಹೊರಗಿನ ಪಕ್ಷಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದರ ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ವ್ಯಾಪಾರಗಳು ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಹೊರಗುತ್ತಿಗೆ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನಗಳು ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ಲಾಭವನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹೆಚ್ಚು ದುಬಾರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.
- ಪ್ರತಿ ಹೊಸ ಆದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಖರೀದಿ ಆದೇಶಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ
- ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳು ಉತ್ಪನ್ನಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದವು ಮತ್ತು ಒಪ್ಪಂದದ ಒಪ್ಪಂದಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸುತ್ತವೆ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ
- ಪಾವತಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಲಾಗಿದೆಯೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಅವರು ಸಮಯಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಅವು ನಕಲಿ ಮಾಡಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ
- ಶುಲ್ಕಗಳು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಇಎಫ್ಟಿಗಳು ಅಥವಾ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡುಗಳ ಮೂಲಕ ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಪಾವತಿಸುವ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ವಿಧಾನವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತದೆ