ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಮಾಹಿತಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ಸ್ ಏನು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ತಿಳಿಯಿರಿ
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಟಾ ಪ್ರೊಸೆಸಿಂಗ್ (ಇಡಿಪಿ) ಸಿಸ್ಟಮ್ಸ್
ಹೆಚ್ಚಿನ ವ್ಯಾಪಾರಗಳು, ಚಿಕ್ಕದಾದ, ಗಣಕಯಂತ್ರದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಟಾ ಪ್ರೊಸೆಸಿಂಗ್ (EDP) ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳೆಂದು ಸಹ ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಹಣಕಾಸಿನ ಹೇಳಿಕೆಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸಲು ಹಣಕಾಸಿನ ವಹಿವಾಟಿನ ಧ್ವನಿಮುದ್ರಣದಿಂದ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿನ ಪ್ರತಿ ಹೆಜ್ಜೆಯನ್ನೂ ಈ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ. ಸ್ಪರ್ಧಾತ್ಮಕವಾಗಿರಲು ಮತ್ತು 2002 ರ ಸಾರ್ಬೇನ್ಸ್-ಆಕ್ಸ್ಲೆ ಆಕ್ಟ್ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಉಳಿಯಲು ವ್ಯಾಪಾರಗಳು ನಿರಂತರವಾಗಿ ತಮ್ಮ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುತ್ತವೆ. ಚಿಕ್ಕ ಉದ್ಯಮಗಳು ಸಹ ಕ್ವಿಕ್ಬುಕ್ಸ್ಗಳಂತಹ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಲು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಬಹುದು.
ಬಿಸಿನೆಸ್ ಟ್ರಾನ್ಸಾಕ್ಷನ್ಸ್ ಮತ್ತು ಬ್ಯುಸಿನೆಸ್ ಪ್ರೊಸೆಸಸ್
ಈ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಹೇಗೆ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು, ನೀವು ಮೂಲ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು "ವ್ಯಾಪಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳು" ಮತ್ತು "ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು" ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಬಹು ಮುಖ್ಯವಾಗಿ, ಹಣಕಾಸಿನ ವರದಿಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ವ್ಯವಹಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು ಹೇಗೆ ಒಟ್ಟಾಗಿ ಬರುತ್ತವೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೀವು ಅರ್ಥ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ವ್ಯಾಪಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳನ್ನು ಹಲವಾರು ವಿಧದ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು:
1. ಆದಾಯ ಮತ್ತು ಆದಾಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು, ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು
ಈ ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಬರುವ ವ್ಯವಹಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳು ದೈನಂದಿನ ಮಾರಾಟ, ಆದಾಯ, ಮತ್ತು ಹಣದ ಒಳಹರಿವಿನ ವಹಿವಾಟುಗಳ ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣಗಳಾಗಿವೆ.
2. ಖರ್ಚು ಮತ್ತು ಆದಾಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು
ಈ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಬರುವ ವ್ಯವಹಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳು ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣದ ವೆಚ್ಚ, ಆದಾಯ ಮತ್ತು ನಗದು ಹೊರಹರಿವಿನ ವಹಿವಾಟುಗಳಾಗಿವೆ. ವೇತನದಾರರ ಪಟ್ಟಿ ಮತ್ತು ನಿಶ್ಚಿತ ಆಸ್ತಿ ಖರೀದಿ ವ್ಯವಹಾರ ಈ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿದೆ.
3. ಪರಿವರ್ತನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು, ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು
ಈ ವಿಭಾಗದ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳು ಕಚ್ಚಾ ವಸ್ತುಗಳು ಮತ್ತು ಕೆಲಸ-ಪ್ರಗತಿಯಲ್ಲಿರುವ ವಹಿವಾಟುಗಳಾಗಿವೆ.
4. ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು, ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು
ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ವ್ಯವಹಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳು ಹೂಡಿಕೆಗಳು, ಎರವಲು ಮತ್ತು ಬಂಡವಾಳ ವಹಿವಾಟುಗಳು.
ಈ ಎಲ್ಲಾ ವ್ಯಾಪಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳು ಜನರಲ್ ಲೆಡ್ಜರ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣಗಳಲ್ಲಿ ಟಿ-ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುತ್ತವೆ. ಸಾಮಾನ್ಯ ಲೆಡ್ಜರ್ನಿಂದ, ಆಂತರಿಕ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ಹಣಕಾಸಿನ ಹೇಳಿಕೆಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ. ಆಂತರಿಕ ಹಣಕಾಸಿನ ವರದಿಗಳು ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಖಾತೆಗಳಿಗೆ ಅಥವಾ ಮಾರಾಟದ ದಾಸ್ತಾನು ಸ್ಥಿತಿ ವರದಿಗಾಗಿ ವಯಸ್ಸಾದ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯಾಗಿರಬಹುದು . ಬಾಹ್ಯ ಹಣಕಾಸು ವರದಿಗಳು ಆದಾಯ ಹೇಳಿಕೆ , ಆಯವ್ಯಯ , ಮತ್ತು ನಗದು ಹರಿವಿನ ಹೇಳಿಕೆ .
ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಮಾಹಿತಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ ವಿಧಗಳು
ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ಅನೇಕ ವಿಧಗಳು ಅಥವಾ ವಿಭಾಗಗಳಿವೆ. ವ್ಯಾಪಾರದ ವ್ಯವಹಾರವು ಯಾವ ರೀತಿಯ ವ್ಯಾಪಾರದ ಪ್ರಕಾರ, ವ್ಯಾಪಾರದ ಗಾತ್ರ, ವ್ಯವಹಾರದ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು, ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರದ ಉತ್ಕೃಷ್ಟತೆಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ:
ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು
ಮ್ಯಾನುಯಲ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಸಣ್ಣ ಉದ್ಯಮಗಳು ಮತ್ತು ಗೃಹಾಧಾರಿತ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಂದ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಒಂದು ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಕೈಪಿಡಿಯಲ್ಲಿ ಇದ್ದರೆ, ಕೆಳಗಿನವುಗಳು ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ: ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳು , ಜನರಲ್ ಲೆಡ್ಜರ್, ಸಾಮಾನ್ಯ ಜರ್ನಲ್ ಮತ್ತು ವಿಶೇಷ ನಿಯತಕಾಲಿಕಗಳು ಅಥವಾ ಸಹಾಯಕ ನಿಯತಕಾಲಿಕಗಳು ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾಗಬಹುದು.
ಲೆಗಸಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು
ಲೆಗಸಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯವಹಾರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿರುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವು ಇಂದಿನವರೆಗೂ ಅತ್ಯಾಧುನಿಕವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಮೊದಲು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತಿತ್ತು. ಪರಂಪರೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಹಳೆಯ-ಶೈಲಿಯಂತೆ ಕಾಣಿಸಿದ್ದರೂ, ಸಂಸ್ಥೆಯು ಅವರಿಗೆ ಕೆಲವು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪ್ರಯೋಜನಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ಅವರು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಮೌಲ್ಯಯುತ ಐತಿಹಾಸಿಕ ದತ್ತಾಂಶವನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ಬಳಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ತಿಳಿದಿದ್ದಾರೆ. ಒಂದು ಆಸ್ತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಂದು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಯ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅಗತ್ಯಗಳಿಗೆ ಕಸ್ಟಮೈಸ್ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ಜೆನೆರಿಕ್ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಪ್ಯಾಕೇಜ್ಗಳಲ್ಲಿ ಈ ರೀತಿಯ ಗ್ರಾಹಕೀಕರಣವನ್ನು ನೀವು ಕಾಣುವುದಿಲ್ಲ.
ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್, ಪರಂಪರೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲೂ ಗಮನಾರ್ಹ ಅನನುಕೂಲತೆಗಳಿವೆ. ಆಗಾಗ್ಗೆ ಅವರಿಗೆ ಯಾವುದೇ ದಾಖಲಾತಿಯಿಲ್ಲ. ಹಾರ್ಡ್ವೇರ್ ಮತ್ತು ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿಲ್ಲದ ಕಾರಣ, ಬದಲಿ ಭಾಗಗಳನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವುದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕಷ್ಟ. ಆಸ್ತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬಳಸುವ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಭಾಷೆ ಕೂಡ ಹಳೆಯ ಭಾಷೆಯಾಗಿದೆ.
ಹೆಚ್ಚಿನ ಆಸ್ತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಮೊದಲಿನಿಂದ ನಿರ್ಮಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಲೆಗಸಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗಳ ಬದಲಿ
ಹೊಸ, ಅಪ್-ಡೇಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ನೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಆಸ್ತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ನೀವು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಬದಲಾಯಿಸಬಹುದಾಗಿದೆ. ಇದು ಬಹಳ ದುಬಾರಿ ಪರಿಹಾರವಾಗಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ಪರಂಪರೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ನೀವು ನವೀಕರಿಸಬಹುದು. ನೀವು ಸ್ಕ್ರೀನ್ ಸ್ಕ್ರಾಪಿಂಗ್ ಎಂಬ ವಿಧಾನವನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು, ಅದು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಪರದೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರದರ್ಶಿಸಲಾದ ಡೇಟಾವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಹೊಸ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಅದನ್ನು ಓದಬಹುದು ಎಂದು ಭಾಷಾಂತರಿಸುವ ತಂತ್ರವಾಗಿದೆ. ನೀವು ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಇಂಟಿಗ್ರೇಷನ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಕೂಡ ಹೊಂದಿಸಬಹುದು. ಈ ಪ್ರಕಾರದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ನಿಮ್ಮ ಪರಂಪರೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ವಿಭಿನ್ನ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ಗಳನ್ನು ನೆಟ್ವರ್ಕ್ಗಳು, ವೇತನದಾರರು, ಮತ್ತು ಇತರವುಗಳಂತಹವುಗಳಿಗೆ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ.
ನೀವು ಚಿಕ್ಕದಾದ, ಹಾನಿ-ಆಧಾರಿತ ವೈವಿಧ್ಯತೆ ಹೊರತು, ನೀವು ಒಂದು SMB ಆಗಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯಮದೊಳಗೆ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸ್ಪರ್ಧಾತ್ಮಕವಾಗಿರಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಸಲುವಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ನವೀಕೃತವಾಗಿರಬೇಕು. ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಲು ಹಲವು ಆಯ್ಕೆಗಳಿವೆ.