ಡಿಜಿಟಲ್ ಫೈಲ್ಗಳಿಗಾಗಿ ಫೈಲ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಲಹೆಗಳು
ಡೆಸ್ಕ್ ಟಾಪ್ಗಳು, ಲ್ಯಾಪ್ಟಾಪ್ಗಳು ಅಥವಾ ಮೊಬೈಲ್ ಸಾಧನಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ಥಳೀಯವಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುವುದರ ಜೊತೆಗೆ, ಹೆಚ್ಚಿನ ವ್ಯಾಪಾರಗಳು ಮೂಲ ವ್ಯವಹಾರ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ಗಳು ಮತ್ತು ಫೈಲ್ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗಾಗಿ ಮೋಡವನ್ನು ಬಳಸುತ್ತವೆ. ( ಕ್ಲೌಡ್ ಕಂಪ್ಯೂಟಿಂಗ್ ಸಣ್ಣ ವ್ಯಾಪಾರಗಳಿಗೆ ಐಡಿಯಲ್ ಏಕೆ ಮತ್ತು ಕ್ಲೌಡ್ ಕಂಪ್ಯೂಟಿಂಗ್ನ 5 ಅನಾನುಕೂಲತೆಗಳನ್ನು ನೋಡಿ. )
ನೌಕರರ ನಡುವಿನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು ಹಲವು ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಅವಶ್ಯಕತೆಯು ಶೇಖರಣಾ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಮತ್ತಷ್ಟು ಸಂಕೀರ್ಣಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.
ಒಂದು ಆಫೀಸ್ನಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ ಫೈಲ್ ಸರ್ವರ್ ಅಥವಾ ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ಲಗತ್ತಿಸಲಾದ ಶೇಖರಣಾ ಸಾಧನ (ಎನ್ಎಎಸ್) ಬಳಸಿ ಸಾಧಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಹಂಚಿಕೆಯ ಮೊಬೈಲ್ ಪ್ರವೇಶದ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಕ್ಲೌಡ್ನಲ್ಲಿ ಶೇಖರಿಸಿಡಬಹುದು ಮತ್ತು ಪ್ರವೇಶ ಅನುಮತಿಗಳನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸಿ ಹಂಚಬಹುದು. ಇದರ ಎಲ್ಲಾ ಫಲಿತಾಂಶಗಳು ಮೋಡದ ಮತ್ತು ಕೆಲವು ಸ್ಥಳೀಯವಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹವಾಗಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಕೆಲವು ಫೈಲ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ದುಃಸ್ವಪ್ನವಾಗಬಹುದು ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಒಂದೇ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಇನ್ನೊಂದಕ್ಕೆ ಮಾತ್ರ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲ್ಪಡುತ್ತವೆ.
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಫೈಲ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ಗೆ ಸಂಸ್ಥೆಯಾಗಿದೆ
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದಾಗಲೆಲ್ಲಾ ಅವುಗಳನ್ನು ಸಂಘಟಿತವಾಗಿ ಮತ್ತು ನವೀಕೃತವಾಗಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಫೈಲ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ನ ಉದ್ದೇಶವೆಂದರೆ , ನೀವು ಹುಡುಕುತ್ತಿರುವುದನ್ನು ನೀವು ಕಂಡುಕೊಳ್ಳಬಹುದು, ನೀವು ಅದನ್ನು ರಚಿಸಿದ ನಂತರದ ವರ್ಷಗಳಲ್ಲಿ ನೀವು ಹುಡುಕುತ್ತಿರುವಾಗಲೂ.
ಹೆಚ್ಚಿನ ವ್ಯಾಪಾರ ಜನರನ್ನು ಒಂದು ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಇನ್ನೊಬ್ಬರು ಗ್ರಾಹಕರ ಕರೆ ಹೊಂದುವ ಮುಜುಗರದ ಸ್ಥಾನದಲ್ಲಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಸಂಬಂಧಿತ ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ ಅಥವಾ ಇತರ ಪ್ರಮುಖ ಗ್ರಾಹಕರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಕಂಡುಹಿಡಿಯಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವುದಿಲ್ಲ.
ಸಮಾನವಾಗಿ ಕಿರಿಕಿರಿ ವರ್ಷಪೂರ್ತಿ ಸುಮಾರು ಸ್ಕ್ಯಾಂಬ್ಲಿಂಗ್ ಆಗಿದೆ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್ ಅಥವಾ ಕೆಟ್ಟದಾದ ಕಂಪನಿಯ ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿರುವ, ತೆರಿಗೆ .
ಡಿಜಿಟಲ್ ದಾಖಲೆಗಳ ಸರಿಯಾದ ಸಂಘಟನೆಯು ಹಂಚಿಕೆಯ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ ವಿಶೇಷವಾಗಿ ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ - ನಿಮ್ಮ ನೌಕರರಲ್ಲಿ ಒಬ್ಬರು ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ (ತಾತ್ಕಾಲಿಕವಾಗಿ ಅಥವಾ ಶಾಶ್ವತವಾಗಿ!) ನೀವು ಆ ವ್ಯಕ್ತಿ ರಚಿಸಿದ ಅಥವಾ ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಯಾವುದೇ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.
(ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರ ಡೇಟಾವನ್ನು ರಕ್ಷಿಸಲು ಅತೃಪ್ತಿಕರ, ನಿರ್ಗಮಿಸುವ ನೌಕರರೊಂದಿಗಿನ ಡೇಟಾ ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಸಂಭಾವ್ಯ ನಷ್ಟವು ಒಂದು ಕಾರಣವಾಗಿದೆ. ಗಮನಿಸಿ 6 ವ್ಯಾಪಾರ ನಿಯಮಗಳ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ನೋಡಿ).
ನಿಮ್ಮ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸುವಂತೆ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಈ ಫೈಲ್ ನಿರ್ವಹಣೆ ಸಲಹೆಗಳು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ:
ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ಕಡತಗಳಿಗಾಗಿ ಡೀಫಾಲ್ಟ್ ಅನುಸ್ಥಾಪನಾ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.
ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವಾಗ ಡೀಫಾಲ್ಟ್ ಫೈಲ್ ಸ್ಥಳಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ. ವಿಂಡೋಸ್ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ, ಸಂಪ್ರದಾಯದ ಅಪ್ಲಿಕೇಷನ್ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ಫೈಲ್ಗಳು (ಡ್ರೈವ್ ಲೆಟರ್:) -> ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ಫೈಲ್ಗಳ ಡೈರೆಕ್ಟರಿಯಡಿ ವಾಸಿಸುತ್ತವೆ. ಬೇರೆಡೆ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದು ಗೊಂದಲಮಯ ಮತ್ತು ಅನಗತ್ಯವಾಗಿದೆ.
2. ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಒಂದು ಸ್ಥಳ.
ಎಲ್ಲ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಒಂದೇ "ಮೂಲ" ಫೋಲ್ಡರ್ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿ. ವಿಂಡೋಸ್ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ ಒಂದೇ ಬಳಕೆದಾರನಿಗೆ ಡೀಫಾಲ್ಟ್ ಸ್ಥಳವು ನನ್ನ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಸ್ ಫೋಲ್ಡರ್ ಆಗಿದೆ.
ಒಂದು ಕಡತ ಹಂಚಿಕೆ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ ಅದೇ ಮಾಡಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ. ಒಂದು ಮೂಲ ಫೋಲ್ಡರ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಿ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ "ಹಂಚಿದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಸ್" ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ) ಮತ್ತು ಎಲ್ಲಾ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ಮೂಲ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಉಪ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ. ಎಲ್ಲಾ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳಿಗೆ ಒಂದೇ ಸ್ಥಳವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಮೂಲಕ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಲು ಮತ್ತು ಬ್ಯಾಕಪ್ಗಳು ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವ್ಗಳನ್ನು ರನ್ ಮಾಡಲು ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ.
3. ತಾರ್ಕಿಕ ಕ್ರಮಾನುಗತದಲ್ಲಿ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿ.
ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ನ ಫೈಲಿಂಗ್ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ನ ಸೇದುವವರು, ಆದ್ದರಿಂದ ಮಾತನಾಡಲು. ನಿಮ್ಮ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ಹೆಸರಿಸಲು ಸರಳ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ; ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ಈ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನೋಡುವಂತೆ ನೀವು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು "TFK" ಅಥವಾ ನೀವು ಕಂಡುಕೊಂಡ ಯಾವುದೇ ಆಸಕ್ತಿದಾಯಕ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ವಿಧಾನವನ್ನು ಆಶ್ಚರ್ಯಪಡುವಿರಿ.
ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳಲ್ಲಿ ನೆಸ್ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳು.
ಅಗತ್ಯವಾದಂತೆ ಈ ಮುಖ್ಯ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳಲ್ಲಿ ಇತರ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, " ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳು " ಎಂಬ ಫೋಲ್ಡರ್ "2018", "2017" ಮತ್ತು "2016" ಎಂಬ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು. ಕ್ಲೈಂಟ್ಗಾಗಿ ಹೆಸರಿಸಲಾದ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ "ಗ್ರಾಹಕ ಡೇಟಾ" ಮತ್ತು "ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ" ಎಂಬ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು. ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾದ ಅನಾಥ ಫೈಲ್ಗಳ ಗುಂಪನ್ನು ಹೊಂದಿರುವುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಪ್ರತಿ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಹೊಂದಿಸುವುದು ಗುರಿಯಾಗಿದೆ.
ಆದಾಗ್ಯೂ, ಸಂಕೀರ್ಣವಾದ, ಆಳವಾಗಿ-ಲೇಯರ್ಡ್ ಫೋಲ್ಡರ್ ವಿನ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ರಚಿಸಬೇಡಿ. ಸಾಧ್ಯವಾದಾಗಲೆಲ್ಲಾ ವಿವರಣಾತ್ಮಕ ಫೈಲ್ ಹೆಸರುಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.
5. ಹೆಸರಿಸುವ ಸಂಪ್ರದಾಯಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ.
ಕೆಲವು ಕಾರ್ಯಾಚರಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು (ಯುನಿಕ್ಸ್ನಂತಹವುಗಳು) ಫೈಲ್ ಅಥವಾ ಫೋಲ್ಡರ್ ಹೆಸರುಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ಥಳಗಳನ್ನು ಅನುಮತಿಸುವುದಿಲ್ಲ, ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟಿಂಗ್ ಪರಿಸರವು ಮಿಶ್ರಗೊಂಡಿದ್ದರೆ ಇದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ. ಬದಲಿಗೆ ಡಿಲಿಮಿಟರ್ನಂತೆ ಅಂಡರ್ಸ್ಕೋರ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ (ಉದಾ Doe_John_Proposal.doc.) / ಇತರ ಪಾತ್ರಗಳು? <> \: * | "^ ಸಹ ವಿಂಡೋಸ್ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಫೈಲ್ ಅಥವಾ ಫೋಲ್ಡರ್ ಹೆಸರುಗಳಲ್ಲಿ ನಿಷೇಧಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಸುಲಭ ಗುರುತಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ಮರುಪಡೆಯುವಿಕೆಗೆ ವಿವರಣಾತ್ಮಕ ಫೈಲ್ ಹೆಸರುಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ ಆದರೆ ಅತಿರೇಕಕ್ಕೆ ಹೋಗಬೇಡಿ - ಫೈಲ್ / ಪಥದ ಹೆಸರುಗಳು ಕಾರ್ಯಾಚರಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ನಡುವೆ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗೊಳ್ಳುವ ಉದ್ದದ ಮಿತಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. ವಿಂಡೋಸ್ನಡಿಯಲ್ಲಿ ಫೈಲ್ಗಾಗಿ ಗರಿಷ್ಟ ಸಂಪೂರ್ಣ ಪಥ ಉದ್ದವು (ಉದಾ. ಡ್ರೈವ್ ಲೆಟರ್ + ಫೋಲ್ಡರ್ ಹೆಸರುಗಳು + ಫೈಲ್ ಹೆಸರು) 260 ಅಕ್ಷರಗಳಾಗಿವೆ. ಜನಸಾಮಾನ್ಯರಿಗೆ ಅಥವಾ ಕಾರ್ಪೊರೇಶನ್ಗಾಗಿ ಕಾರ್ಪ್ನಂತಹ ಜನಸಾಮಾನ್ಯರಿಗೆ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.
6. ನಿಶ್ಚಿತವಾಗಿರಿ.
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಕಡತಗಳನ್ನು ತಾರ್ಕಿಕ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಹೆಸರುಗಳನ್ನು ನೀಡಿ ಮತ್ತು ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ ಫೈಲ್ ಹೆಸರುಗಳಲ್ಲಿ ದಿನಾಂಕಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ. ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಹೆಸರಿಸುವಾಗ ಗೋಲು ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ತೆರೆಯದೆಯೇ ಮತ್ತು ನೋಡದೆಯೇ ಅದರ ಬಗ್ಗೆ ಹೇಳಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಒಂದು ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ನೆನಪಿಸುವ ಒಂದು ಪತ್ರವಾಗಿದ್ದರೆ, ಪಾವತಿಯು ಮಿತಿಮೀರಿದದ್ದಾಗಿದೆ ಎಂದು ನೆನಪಿಸಿದರೆ, ಅದನ್ನು "ಮಿತಿಮೀರಿದ_20180115" ಎಂದು ಕರೆಯಿರಿ; ಬದಲಿಗೆ "ಅಕ್ಷರದ" ಹಾಗೆ. ಪತ್ರವನ್ನು ತೆರೆಯದೆಯೇ ಯಾರು ಎಂದು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಯುವುದು ಹೇಗೆ?
ಫೋಲ್ಡರ್ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲಾದ ಕಡತದೊಂದಿಗೆ ಸೇರಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲವಾದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಇಮೇಲ್ ಅಥವಾ ಪೋರ್ಟಬಲ್ ಸಾಧನಗಳ ಮೂಲಕ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಿದ್ದರೆ ಫೈಲ್ ಹೆಸರನ್ನು ಹೊಂದಲು ಹೆಚ್ಚು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನಿಮ್ಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನನ್ನ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಸ್ \ ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳು \ 2017 \ ಗ್ರಾಹಕರು \ Doe_John_20180416.doc ನಲ್ಲಿ ವಾಸವಾಗಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಎಲ್ಲಾ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಹಂಚಲಾಗುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ಇಮೇಲ್ ಮಾಡಲಾಗುವುದು Doe_John_20170416.doc ಮತ್ತು ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಗ್ರಾಹಕರು ಎಂದು ಹೇಳಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಅದನ್ನು ತೆರೆಯದೆಯೇ ಸರಕುಪಟ್ಟಿ.
7. ನೀವು ಹೋಗುವಾಗ ಫೈಲ್.
ನೀವು ಮೊದಲು ಅದನ್ನು ರಚಿಸಿದಾಗ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಫೈಲ್ ಮಾಡಲು ಉತ್ತಮ ಸಮಯ. ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಫೈಲ್ ಮಾಡಲು ಮತ್ತು ಹೆಸರಿಸಲು "ಸೇವ್ ಆಸ್" ಡೈಲಾಗ್ ಬಾಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುವ ಅಭ್ಯಾಸವನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳಿ, ಅದನ್ನು ಸರಿಯಾದ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಮೊದಲ ಸ್ಥಾನದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿ.
8. ನಿಮ್ಮ ಅನುಕೂಲಕ್ಕಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಆರ್ಡರ್ ಮಾಡಿ.
ನೀವು ಬಹಳಷ್ಟು ಬಳಸುವ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳು ಅಥವಾ ಫೈಲ್ಗಳು ಇದ್ದರೆ, ಫೈಲ್ ಹೆಸರಿನ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಮರುನಾಮಕರಣ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ಒತ್ತಾಯಿಸಿ! ಅಥವಾ ಫೈಲ್ ಹೆಸರಿನ ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ಒಂದು ಎಎ.
9. ನಿಮ್ಮ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಎಳೆಯಿರಿ.
ಮೇಲಿನ "ಇನ್ವಾಯ್ಸಸ್" ಹೆಸರಿನ ಫೋಲ್ಡರ್ನ ಉದಾಹರಣೆಯಲ್ಲಿ ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಯಾವುದು ಹಳೆಯದು ಎಂಬುದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಅದು ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಹಳೆಯ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ತೆರವುಗೊಳಿಸುವ ಮೂಲಕ ನಿಮ್ಮ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ಚೆಲ್ಲಾಪಿಲ್ಲಿಯಾಗಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
ನೀವು ಮತ್ತೆ ಫೈಲ್ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ ಎಂದು ನಿಮಗೆ ಖಚಿತವಾಗಿರದ ಹೊರತು ವ್ಯವಹಾರ ಸಂಬಂಧಿತ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಅಳಿಸಬೇಡಿ. ಬದಲಿಗೆ, ನಿಮ್ಮ ಮೂಲ ಫೋಲ್ಡರ್ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಮುಖ್ಯ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯಲ್ಲಿ, "ಓಲ್ಡ್" ಅಥವಾ "ನಿಷ್ಕ್ರಿಯ" ಎಂಬ ಫೋಲ್ಡರ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಿದಾಗ ಹಳೆಯ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಅದರೊಳಗೆ ಸರಿಸಿ.
(ನಿಮ್ಮ ತೆರಿಗೆ ಕಟ್ಟುಪಾಡುಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ವ್ಯಾಪಾರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೀವು ಇರಿಸಬೇಕು ಎಂದು ಸಿಆರ್ಎ ಅಥವಾ ಐಆರ್ಎಸ್ಗಾಗಿ ನೀವು ಎಷ್ಟು ಕಾಲ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಬೇಕು ? )
10. ನಿಮ್ಮ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಬ್ಯಾಕ್ ಅಪ್ ಮಾಡಿ.
ನಿಮ್ಮ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಇನ್ನೊಂದು ಡ್ರೈವ್ಗೆ ಅಥವಾ ಟೇಪ್ಗೆ ನಕಲಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ನಿಯಮಿತ ಬ್ಯಾಕ್ಅಪ್ ಕಟ್ಟುಪಾಡುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು ಮತ್ತು ಅನುಸರಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಯಶಸ್ವಿ ಬ್ಯಾಕಪ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ 3 ಹಂತಗಳನ್ನು ನೋಡಿ.
ಉತ್ತಮ ಫೈಲ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದುದನ್ನು ಹುಡುಕುವಲ್ಲಿ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ
ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಒಟ್ಟಾರೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ಕಾರ್ಯತಂತ್ರದ ಭಾಗವಾಗಿರಬೇಕು. ಸರಿಯಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಪ್ಲ್ಯಾನ್ ಶೇಖರಣಾ, ಮರುಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುವಿಕೆ, ಬ್ಯಾಕ್ಅಪ್ಗಳು ಮತ್ತು ಭದ್ರತೆ ಸೇರಿದಂತೆ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು.
ಶೋಧ ಕಾರ್ಯವು ಅದ್ಭುತ ವಿಷಯವಾಗಿದೆ ಆದರೆ ಫೋಲ್ಡರ್ ಅಥವಾ ಫೈಲ್ಗೆ ನೇರವಾಗಿ ಹೋಗಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವಷ್ಟು ಸುಲಭವಾಗಿ ಇದು ಹೊಂದಾಣಿಕೆಯಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ನೀವು ಈ ಫೈಲ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ಸಲಹೆಗಳನ್ನು ಸತತವಾಗಿ ಅನುಸರಿಸಿದರೆ, ಯಾವುದೋ ಅಲ್ಲಿ ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ಸಹ, ನೀವು ಎಲ್ಲಿಯೇ ಇರಬೇಕು ಎಂಬುದು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿರುತ್ತದೆ - ನೀವು ಹುಡುಕುತ್ತಿರುವುದನ್ನು ಕಂಡುಕೊಳ್ಳಲು ದೊಡ್ಡ ಲಾಭ. ಒಳ್ಳೆಯ ಫೈಲ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ಅಭ್ಯಾಸಗಳು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರ ಸಮಯ ಮತ್ತು ಹಣವನ್ನು ಉಳಿಸುತ್ತದೆ.