ಸಣ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ರಚಿಸುವುದು
ಅನೇಕ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ನ ಗಮನವು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಮೇಲೆ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳ ಶೇಖರಣೆಯಲ್ಲಿದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಸಂಘಟಿತ ಮತ್ತು ಸುರಕ್ಷಿತ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಶೇಖರಿಸಿಡಲು ಅವರು ಬಯಸುತ್ತಾರೆ, ಅದು ಇನ್ನೂ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ರಚಿಸಬೇಕು ಎಂದು ಈ ಲೇಖನವು ನಿಮಗೆ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ.
ನೀವು "ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್" ಅನ್ನು ಯಾವುದೇ ಸರ್ಚ್ ಇಂಜಿನ್ಗೆ ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದರೆ, ನೀವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ "ಪರಿಹಾರಗಳು" ನ ದೀರ್ಘ ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಪಡೆಯುತ್ತೀರಿ, ಅನೇಕ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ಗಳು ಅಥವಾ ಪೇಪರ್ಲೆಸ್ ಕಛೇರಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಅನುಕೂಲಗಳನ್ನು ಪ್ರಚಾರ ಮಾಡುವ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಅಥವಾ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ಗಳು, ಆದರೆ, ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರವು ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನ ಫೈಲ್ಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸಲು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ. ಸಮಸ್ಯೆಯೆಂದರೆ, ಅನೇಕ ಸಣ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಕಾಗದ ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಕಡತಗಳ ಮೇಲೆ ಹಳೆಯ-ಫ್ಯಾಶನ್ನಿನ ದತ್ತಾಂಶಗಳ ಮಿಶ್ರಣಗಳೊಂದಿಗೆ ವ್ಯವಹರಿಸಬೇಕು - ಮತ್ತು ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಕಾಗದದ ದತ್ತಾಂಶದ ಪ್ರಮಾಣವು ಹೆಚ್ಚು ದೊಡ್ಡದಾಗಿದೆ.
ಮಿಕ್ಸ್ಡ್ ಡೇಟಾ ಪರಿಸರವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿಗೆ ಒಂದು ಪರಿಹಾರವೆಂದರೆ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರದ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ರೂಪಕ್ಕೆ ಪರಿವರ್ತಿಸಲು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಇಮೇಜಿಂಗ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುವುದು. ಆದರೆ ಇದು ತುಂಬಾ ದುಬಾರಿ ಮತ್ತು ಅನೇಕ ಸಣ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.
ಯಾವುದೇ ವಿಶೇಷ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಅನ್ನು ಖರೀದಿಸದೆ ಅಥವಾ ಸಗಟು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಇಮೇಜಿಂಗ್ ಮೂಲಕ ಹೋಗದೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಮೂಲಗಳನ್ನು ನೀವು ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದು ಒಳ್ಳೆಯ ಸುದ್ದಿ.
ಈ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಸಂಕೀರ್ಣವಾಗಿರಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ; ನೀವು ಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಸಮಯ ಹೂಡಿಕೆ ಮಾಡಬೇಕು.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ರಚಿಸುವುದು
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವುದು ಮೂರು ಹಂತಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ರಚಿಸುವುದು,
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಪ್ಲಾನ್ ಅನುಷ್ಠಾನಗೊಳಿಸುವುದು,
- ಮತ್ತು ಮೂಲಕ ಅನುಸರಿಸಿ.
ಯೋಜನೆಯನ್ನು ರಚಿಸುವ ಮೊದಲ ಹೆಜ್ಜೆ, ಈ ನಾಲ್ಕು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ:
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ನಿಯಮಗಳು ಯಾವುವು?
ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳು , ಪಾವತಿ ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರಗಳು, ಮಾರಾಟದ ಕರಪತ್ರಗಳು, ಇಮೇಲ್, ಬ್ಯಾಲೆನ್ಸ್ ಶೀಟ್ಗಳು , ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ಗಳು, ವರದಿಗಳು - ಎಲ್ಲ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ವ್ಯವಹಾರದ ಬಗ್ಗೆ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರದ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ವಿವಿಧ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತವೆ. ಮತ್ತು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಸಂಘಟಿಸಲು, ಎಲ್ಲಾ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಅಕ್ಷರಗಳು ಮತ್ತು ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳಂತಹ ನಿಮ್ಮ ಕೆಲವು ಪ್ರಮಾಣಿತ ವ್ಯವಹಾರ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಆಂತರಿಕ ಟೆಂಪ್ಲೆಟ್ಗಳು ಇವೆ, ಮತ್ತು ಅಲ್ಲಿ ಅವು ಎಲ್ಲಿವೆ?
ಅನುಸರಿಸಬೇಕಾದ ಒಂದು ಆಂತರಿಕ ಶೈಲಿಯ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ ಇದೆಯೇ?
ಹೊಸ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು / ಅಥವಾ ಸಮಯ ಸ್ಟ್ಯಾಂಪ್ ಮಾಡಬೇಕೇ?
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು ಅಥವಾ ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಯಾವ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕು?
ಕೆಲವು ಸಣ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸೃಷ್ಟಿ ಬಗ್ಗೆ ಕೇವಲ ಒಂದು ಬಿಂದುವು ವಿವಿಧ ವ್ಯವಹಾರ ದಾಖಲೆಗಳ ಟೆಂಪ್ಲೆಟ್ಗಳನ್ನು ಎಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅವುಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಬಳಸುವುದು ಎಂಬ ವಿಷಯಗಳೇ ಇರುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರದೊಳಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ರಚನೆಯು ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಜನರು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳ ಸಹಯೋಗ, ವಿಮರ್ಶೆ ಅಥವಾ ಅಪ್ಡೇಟ್ ಮಾಡುವುದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದ್ದರೆ, ದಕ್ಷತೆ ಮತ್ತು ಸ್ಥಿರತೆಗಾಗಿ ಈ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ನಿರ್ಧರಿಸಲು ಸ್ವಲ್ಪ ಸಮಯವನ್ನು ನೀವು ಕಳೆಯಬೇಕಾಗಿರುತ್ತದೆ.
ನಾವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಂಗ್ರಹಿಸುತ್ತೇವೆ?
ಈ ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಎರಡು ಅಂಶಗಳಿವೆ.
ಮೊದಲ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಭೌತಿಕ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಣ್ಣ ವ್ಯಾಪಾರವು ಕ್ಯಾಬಿಟ್ಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುತ್ತಿದ್ದರೂ ಸಹ, ಸಂಗ್ರಹಣೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವೆಚ್ಚಗಳು ಇವೆ; ಫೈಲಿಂಗ್ CABINETS ತಮ್ಮನ್ನು ವೆಚ್ಚ ಕೇವಲ, ಆದರೆ ನೀವು ಮತ್ತು / ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ನೌಕರರು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಫೈಲ್ ಅಥವಾ ಅವುಗಳನ್ನು ಹಿಂತಿರುಗಲು ಹೋದಾಗ ಸಮಯದ ವೆಚ್ಚ. ವಾಸ್ತವವಾಗಿ, ಶೇಖರಣೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಅತ್ಯಂತ ದೊಡ್ಡ ವೆಚ್ಚವೆಂದರೆ, ಅತ್ಯಂತ ಚಿಕ್ಕ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ, ಜನರು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಹುಡುಕುತ್ತಿರುವಾಗ ಸಮಯ ವ್ಯರ್ಥವಾಗಬಹುದು.
ಸಂಗ್ರಹಣೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಎರಡನೆಯ ಅಂಶವೆಂದರೆ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ; ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವುದು ಹೇಗೆ? ಉತ್ತಮ ಫೈಲ್ ನಿರ್ವಹಣೆ ಪದ್ಧತಿಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ.
ನೀವು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸಹ ನೀವು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ನಲ್ಲಿ ಹಿಂತಿರುಗಿದ ಬರ್ನರ್ಗೆ ತೆರಳಬೇಕಾದ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ನೀವು ಹೇಗೆ ನಿಭಾಯಿಸಬಹುದು?
ಪ್ರತಿ ವರ್ಷ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನಾನು ನನ್ನ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ನಲ್ಲಿ ವಿವಿಧ ಕೆಲಸ-ಸಂಬಂಧಿತ ಫೈಲ್ಗಳ ಮೂಲಕ ಹೋಗುತ್ತಿದ್ದೇನೆ, ಇನ್ನು ಮುಂದೆ ಪ್ರಸ್ತುತ ಇರುವಂತಹವುಗಳನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತೇವೆ ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯವಿರುವಷ್ಟು ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಚಲಿಸುವ ಮೂಲಕ ವರ್ಷ ಮತ್ತು / ಅಥವಾ ವಿಷಯದ ಮೂಲಕ ಹೊಸ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಬಹುದು.
ಕಾಗದದ ಫೈಲ್ಗಳೊಂದಿಗೆ ಇದನ್ನು ಮಾಡಬಹುದು; ಫೈಲ್ ಫೋಲ್ಡರ್ ಮತ್ತು ಲೇಬಲ್ನಿಂದ ಹಳೆಯ (ಎರ್) ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ಕಷ್ಟವಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಶೀರ್ಷಿಕೆಯಲ್ಲಿ "ಓಲ್ಡ್" ನೊಂದಿಗೆ ಹೊಸದನ್ನು ರಚಿಸಿ. ಕೆಲವು ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಆರ್ಕೈವಿಂಗ್ ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಔಟ್ಲುಕ್ ಹಳೆಯ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ.
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪುನಃ ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಹೇಗೆ ಸರಳಗೊಳಿಸಬಹುದು?
ಈ ಪ್ರಶ್ನೆಯು ನಿಮ್ಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಂನ ಹೃದಯ. ಜೆರಾಕ್ಸ್ ಕೆನಡಾದ ಲೆಗರ್ ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್ ನಡೆಸಿದ ಸಮೀಕ್ಷೆಯಲ್ಲಿ, ಕೆನೆಡಾನ್ ಎಸ್ಎಂಬಿ ಮಾಲೀಕರು ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ಸರಾಸರಿಯಾಗಿ ಸರಾಸರಿ $ 2,152 ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಮತ್ತು ಶೇಖರಿಸಿಡಲು ಮತ್ತು ದಿನಕ್ಕೆ ಒಂದು ಗಂಟೆಯವರೆಗೆ ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಲು (globeandmail.com) ವೆಚ್ಚ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ ಎಂದು ಹೇಳಿದರು.
ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ, ಉತ್ತಮ ಫೈಲಿಂಗ್ ಅಭ್ಯಾಸಗಳು ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವ ಕಡೆಗೆ ಬಹಳ ದೂರ ಹೋಗಬಹುದು. ಈ ಸೈಟ್ನಲ್ಲಿ ಡಾಟಾ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಲೇಖನಗಳನ್ನು ಬ್ರೌಸ್ ಮಾಡುವುದು ನಿಮಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ನೀವು ನಿರಂತರವಾಗಿ ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾದ ಹೆಸರಿಸುವ ಸಂಪ್ರದಾಯಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿದರೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವುದು ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ.
ಮತ್ತು ನೀವು ಏಕವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳೊಂದಿಗೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಮಾಲೀಕರಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಏಕೈಕ ಮಾಲೀಕರಾಗಿದ್ದರೂ , ಫೈಲ್ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವಂತೆ ನಾನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತೇನೆ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಫೈಲ್ಗಳ ಫೈಲ್ಗಳು ಎಲ್ಲಿ ಹೋಗಿವೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಎಲ್ಲಿ ಹುಡುಕಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರವು ಹೆಚ್ಚು ಇಷ್ಟವಾಗಿದ್ದರೆ, ಫೈಲ್ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ನಲ್ಲಿ, ಆಂತರಿಕ ಸರ್ವರ್ನಲ್ಲಿ, ಕ್ಲೌಡ್ನಲ್ಲಿ ಇಲ್ಲವೋ ಅಥವಾ ಫಿಲ್ಸಿಂಗ್ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ನಂತಹ ಭೌತಿಕ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ಕಾಗದದ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಇಲ್ಲವೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಸೇರಿಸಲು ಮರೆಯದಿರಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ನನ್ನ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಚಿತ್ರಗಳು, ವೀಡಿಯೊ ಅಥವಾ ಕಾಗದದ ಫೋಟೋಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿರುವಿರಿ ಎಂದು ಭಾವಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಫೈಲ್ ಸ್ಥಳಗಳ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿರುವ ನಮೂದು ಹೀಗಿರಬಹುದು:
ಡಿಜಿಟಲ್ ಚಿತ್ರಗಳು / ವಿಡಿಯೋ: ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ (ಅಥವಾ ಸರ್ವರ್) - ಡ್ರೈವ್ ಇ: / ಫೋಟೋಗಳು - ಸರಿಯಾದ ವಿಷಯ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಫೈಲ್
ಪೇಪರ್ ಫೋಟೋಗಳು: ಫೈಲಿಂಗ್ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ 3 - ಫೋಟೋಗಳು - ಆಲ್ಫಾ ವಿಷಯ
ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ ಡ್ರಾಯರ್ಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕಾದ ವಿಷಯಗಳ ಪ್ರಕಾರ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲಾದ ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ಅಥವಾ ಕ್ಲೌಡ್ ಡ್ರೈವ್ಗಳನ್ನು ಲೇಬಲ್ ಮಾಡಬೇಕು.
ನಮ್ಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ನಾವು ಹೇಗೆ ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು?
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಭದ್ರತೆಗಾಗಿ ರಕ್ಷಣಾ ಮೊದಲ ಸಾಲು ಭೌತಿಕವಾಗಿ ವ್ಯವಹಾರದ ಆವರಣವನ್ನು ಭದ್ರಪಡಿಸುತ್ತದೆ. ಎಲ್ಲಾ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ ಭದ್ರತಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಅಗತ್ಯವಾಗಿವೆ, ಅಲಾರ್ಮ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗಳು, ಇನ್ಸ್ಟಾಲ್ - ಮನೆ-ಆಧಾರಿತ ವ್ಯವಹಾರಗಳು .
ವಿಂಡೊ ಬಾರ್ಗಳು / ಗ್ರಿಲ್ಸ್, ಸೆಕ್ಯುರಿಟಿ ಕ್ಯಾಮೆರಾಗಳು ಮತ್ತು / ಅಥವಾ ಗಸ್ತು ಸೇವೆಗಳಂತಹ ಇತರ ಭದ್ರತಾ ಸಾಧನಗಳಲ್ಲಿ ಹೂಡಿಕೆ ಮಾಡಲು ಕೂಡ ವ್ಯಾಪಾರಗಳು ಬೇಕಾಗಬಹುದು ಅಥವಾ ಬಯಸಬಹುದು. ನಿಮ್ಮ ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ರಕ್ಷಿಸಲು ನೀವು ಪಾಸ್ವರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ಮತ್ತು ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಎನ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಮಾಡಲು ಬಯಸುವ ಎಲ್ಲಾ ಸಮಯವನ್ನು ನೀವು ಖರ್ಚು ಮಾಡಬಹುದು, ಆದರೆ ಯಾರಾದರೂ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ನಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಹಾರ್ಡ್ ಡ್ರೈವಿನೊಂದಿಗೆ ಸಹ ಕಣ್ಮರೆಯಾದರೆ ಅದನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಅಷ್ಟು ಹೊಂದುವುದಿಲ್ಲ.
ಎಲ್ಲಾ ಫೈಲಿಂಗ್ CABINETS ಲಾಕ್ ಮಾಡಬಹುದಾದ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಗಂಟೆಗಳ ನಂತರ ಲಾಕ್ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ಮತ್ತು ಯಾರೂ ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹ ಹತ್ತಿರದಲ್ಲಿದೆ ಹೋಗುವ ವೇಳೆ ಊಟದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಲಾಕ್).
ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ಭದ್ರತಾ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರಂತರವಾಗಿ ಬ್ಯಾಕ್ಅಪ್ ಮಾಡುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳು ಇರುವ ಅದೇ ಹಾರ್ಡ್ ಡ್ರೈವಲ್ ಹೊರತುಪಡಿಸಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಬ್ಯಾಕ್ಅಪ್ಗಳನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ನೈಸರ್ಗಿಕ ವಿಕೋಪಗಳಿಂದ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರ ಡೇಟಾವನ್ನು ನಾಶಗೊಳಿಸದಂತೆ ತಡೆಯಲು ಆಫ್-ಸೈಟ್ ಉತ್ತಮವಾಗಿದೆ - ಇನ್ನೊಂದು ಕಾರಣಕ್ಕಾಗಿ ಮೋಡವು ವ್ಯಾಪಾರಕ್ಕಾಗಿ ಸೂಕ್ತವಾಗಿದೆ .
ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳು ಅಥವಾ ಅದೇ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ಅನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಣ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಕೆಲವು ಬಳಕೆದಾರರ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ನಿರ್ಬಂಧಿಸಲು ಬಯಸಬಹುದು, ಆದ್ದರಿಂದ ಅವು ಕೆಲವು ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ ಅಥವಾ ನೋಡಬಹುದು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಒಂದು ಬಳಕೆದಾರನು ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಅನುಮತಿಸಿದ್ದರೂ ಸಹ, ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ಗಳು, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳು ಪಾಸ್ವರ್ಡ್ ಸಂರಕ್ಷಿತವಾಗಿರಲು ಸಹ ಪ್ರವೇಶಕ್ಕೆ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ "ಅಕೌಂಟಿಂಗ್" ಎಂಬ ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ಅಥವಾ ಕ್ಲೌಡ್ ಪಾಲು ಕೋಶವನ್ನು ನೀವು ಹೊಂದಿರಬಹುದು. ದಾಖಲೆಗಳ ಪರಿವಿಡಿಯನ್ನೂ ಎನ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಮಾಡಬಹುದು, ಅಗತ್ಯ ಎನ್ಕ್ರಿಪ್ಶನ್ ಕೀಲಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುವವರಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಅವುಗಳನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಬಹುದು.
ಉದ್ಯೋಗಿ ಕಳ್ಳತನವು ಮಾಹಿತಿ ಭದ್ರತೆಗೆ ಮತ್ತೊಂದು ಅಪಾಯವಾಗಿದೆ. ಉದ್ಯೋಗಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಣ್ಣ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಪುನರಾರಂಭದ ಪರಿಶೀಲನೆ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಮೇಲೆ ಹಿನ್ನೆಲೆ ತಪಾಸಣೆಗಳನ್ನು ನೀತಿಯ ಒಂದು ವಿಷಯವಾಗಿ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ.
ನಿಮ್ಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅಳವಡಿಸಿ
ಮೇಲಿನ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವ ಮೂಲಕ ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ರಚಿಸಿದ ನಂತರ, ನೀವು ಅದನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಸಿದ್ಧರಾಗಿರುವಿರಿ, ನಿಮ್ಮ ಎಲ್ಲಾ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ವಿವರಗಳನ್ನು ತಿಳಿದಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಮತ್ತು ಮರುಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುವಾಗ ಸರಿಯಾದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯೊಳಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸುವ ಮತ್ತು ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ಸೂಕ್ತವಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಹೆಸರಿಸುವ ಮತ್ತು ಸಂಗ್ರಹಿಸುವಂತಹ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಮಾಡುವುದರ ಮೂಲಕ ಅನುಸರಿಸಬೇಕು ಎಂದು ನೀವು ಖಚಿತವಾಗಿ ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಬಹುದೇ ಅಥವಾ ತಪ್ಪುದಾರಿಗೆಳೆಯುವಿಕೆಯಿಂದ ರಕ್ಷಿಸಲು ಎಂಬುದನ್ನು ಪರೀಕ್ಷಿಸಲು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಸ್ಪಾಟ್ ಚೆಕ್.
ನೀವು ಒಂದು ದಿನದಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿಸಬಹುದು ಆದರೆ ಸಮಯಕ್ಕೆ ಸ್ಥಿರವಾಗಿ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬಹುದು ಅದರ ಯಶಸ್ಸಿಗೆ ಪ್ರಮುಖವಾದುದು. ಪ್ರತಿಫಲಗಳು ಬೃಹತ್ವಾಗಿವೆ - ನೀವು ಬಯಸಿದಾಗ ಮತ್ತು ಮನಸ್ಸಿನ ಶಾಂತಿಯನ್ನು ನೀವು ಹೇಗೆ ಕಂಡುಹಿಡಿಯಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಕಂಡುಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.