ಒಂದು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ವಹಿವಾಟಿನ ಮೂಲ ದಸ್ತಾವೇಜು

ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಕಂಡುಬರುವ ಪ್ರಮುಖ ಮಾಹಿತಿ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಯಿರಿ

ಪ್ರತಿ ಬಾರಿ ಕಂಪನಿಯು ಹಣಕಾಸು ವಹಿವಾಟು ನಡೆಸುತ್ತದೆ, ಕೆಲವು ಕಾಗದದ ಜಾಡು ಉತ್ಪಾದಿಸುತ್ತದೆ. ಆ ಪೇಪರ್ ಜಾಡು ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಸಣ್ಣ ವ್ಯಾಪಾರವು ಅದರ ಪರಿಶೀಲನಾ ಖಾತೆಯಿಂದ ಕಛೇರಿ ಸರಬರಾಜಿಗೆ ಚೆಕ್ ಅನ್ನು ಬರೆಯುವುದಾದರೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳು ಚೆಕ್ ಮತ್ತು ಕಚೇರಿ ಸರಬರಾಜು ರಶೀದಿಗಳಾಗಿವೆ.

ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಸ್ ಮುಖ್ಯ ಏಕೆ

ಬುಕ್ ಕೀಪಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಮೂಲ ದಸ್ತಾವೇಜು ಅತ್ಯಗತ್ಯವಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಹಣಕಾಸಿನ ವಹಿವಾಟು ಸಂಭವಿಸಿದೆ ಎಂದು ಸಾಕ್ಷಿಯಾಗಿದೆ.

ಒಂದು ಕಂಪನಿಯು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆ ಮಾಡಿದರೆ, ಮೂಲ ದಸ್ತಾವೇಜುಗಳು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ನಿಯತಕಾಲಿಕಗಳು ಮತ್ತು ಸಾಮಾನ್ಯ ಲೆಡ್ಜರ್ ಅನ್ನು ನಿರಾಕರಿಸಲಾಗದ ಆಡಿಟ್ ಜಾಡು ಎಂದು ಬ್ಯಾಕ್ ಅಪ್ ಮಾಡುತ್ತವೆ.

ಒಂದು ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಇರಿಸುವುದು ನಿಮ್ಮ ವೈಯಕ್ತಿಕ ತೆರಿಗೆಗಳಿಗಾಗಿ ತೆರಿಗೆ-ವಿನಾಯಿತಿ ಮಾಡಬಹುದಾದ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ರಶೀದಿಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು. ನಿಮ್ಮ ತೆರಿಗೆಗಳನ್ನು ಆಡಿಟ್ ಮಾಡಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಆ ಖರೀದಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದ ಪುರಾವೆಗಳನ್ನು ಅವರು ಒದಗಿಸುತ್ತಾರೆ. ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರಕ್ಕೆ ಇದು ನಿಜ, ಆದರೆ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ, ನೀವು ತೆರಿಗೆ ವಿನಾಯಿತಿ ವೆಚ್ಚಗಳಿಗಾಗಿ ಮಾತ್ರ ರಶೀದಿಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದಿಲ್ಲ. ಪ್ರತಿ ಹಣಕಾಸು ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ನೀವು ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

ಯಾವ ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳು ಒದಗಿಸುತ್ತವೆ

ವಹಿವಾಟಿನ ಮೊತ್ತ, ವಹಿವಾಟಿನ ಉದ್ದೇಶ, ವಹಿವಾಟಿನ ಉದ್ದೇಶ, ಮತ್ತು ವಹಿವಾಟು ದಿನಾಂಕದಂತಹ ವ್ಯವಹಾರದ ಮೊತ್ತದ ಎಲ್ಲಾ ಮೂಲ ಸಂಗತಿಗಳನ್ನು ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ.

ಸಾಮಾನ್ಯ ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳ ಕೆಲವು ಉದಾಹರಣೆಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ:

• ರದ್ದುಗೊಂಡ ಚೆಕ್
• ಸರಕುಪಟ್ಟಿ
• ನಗದು ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ರಶೀದಿ
• ಕಂಪ್ಯೂಟರ್-ರಚಿತ ರಶೀದಿ
• ಗ್ರಾಹಕರ ಮರುಪಾವತಿಗಾಗಿ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಮೆಮೊ
• ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಮಯ ಕಾರ್ಡ್

• ಠೇವಣಿ ಚೀಟಿ
• ಖರೀದಿ ಆದೇಶ

ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಸ್ ಟ್ರೀಟ್ ಹೇಗೆ

ವ್ಯವಹಾರದ ನಂತರ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ಸರಿಯಾದ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಜರ್ನಲ್ನಲ್ಲಿ ಮೂಲ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು. ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ಮಾಡಿದ ನಂತರ, ಎಲ್ಲಾ ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕೆಲವು ರೀತಿಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಅಲ್ಲಿ ಅವುಗಳು ಬೇಕಾದಾಗ ಮತ್ತು ಅವುಗಳನ್ನು ಮರುಪಡೆಯಬಹುದು.

ಕೆಲವು ನಿದರ್ಶನಗಳಲ್ಲಿ, ಪ್ರಶ್ನೆಯ ಮೂಲ ದಸ್ತಾವೇಜು ನಿಮ್ಮ ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿದೆ ಎಂದು ನಿರ್ಣಯಿಸಲು ಸಮರ್ಥನೀಯ ಸರಣಿಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ.

ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಸ್ ಮತ್ತು ಫೋಟೋಕಾಪೀಸ್

ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳ ಪೋಟೋಕಾಪಿಗಳು ಕಾನೂನುಬದ್ಧವಾಗಿ ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹವಾಗಿವೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಆಂತರಿಕ ಕಂದಾಯ ಸೇವೆ, 1997 ರಿಂದ ರಸೀದಿಗಳ ಪೋಟೋಕಾಪಿಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದೆ, ಅವುಗಳು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಕಾಣಿಸುವವರೆಗೂ, ಮೂಲದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತವಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸ್ಕ್ಯಾನಿಂಗ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಮಿತಿಯೊಳಗೆ, ಆ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಅದೇ ರೀತಿಯ ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಿ ಮೂಲ.

ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಖರೀದಿಸಿದ ವಸ್ತುಗಳ ರಸೀತಿ ಮತ್ತು ಖರೀದಿಸಿದ ಬೆಲೆ, ಆದರೆ ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಹೆಸರು ಇಲ್ಲದೆ ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಮೂಲ ರಸೀದಿಯಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಿದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್, ಆದರೆ ಪದ ಅಥವಾ ಎಕ್ಸೆಲ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಅದನ್ನು ಮರುಪರಿಶೀಲಿಸಲಾಗಿದೆ ಸಹ ಅರ್ಹತೆ ಪಡೆಯುವುದಿಲ್ಲ.

ಐಆರ್ಎಸ್ ಸ್ಟ್ಯಾಂಡರ್ಡ್ - ಸಂಪೂರ್ಣ, ಸ್ಪಷ್ಟ ಮತ್ತು ಮೂಲದ ನಿಖರವಾದ ಸಂತಾನೋತ್ಪತ್ತಿ - ಅನೇಕ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಮತ್ತು ಸರ್ಕಾರಿ ಏಜೆನ್ಸಿಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಸಿದ ಅದೇ ಮಾನದಂಡವಾಗಿದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಇತರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಈ ಸಾಮಾನ್ಯ ಅಗತ್ಯಗಳಿಗೆ ಸೇರಿಸುತ್ತವೆ.

ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ವಾಷಿಂಗ್ಟನ್ ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾನಿಲಯವು 300 ಡಾಟ್ಸ್ ಪರ್ ಇಂಚಿನ (ಡಿಪಿಐ) ಕನಿಷ್ಠ ಸಾಂದ್ರತೆಯೊಂದಿಗೆ ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಲಾದ ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪೋಟೋಕಾಪೀಸ್ಗೆ ಬದಲಿಯಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು PDF ಅಥವಾ TIFF ಸ್ವರೂಪಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ; ಇದು JPEG ಪೋಟೋಕಾಪಿಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವುದಿಲ್ಲ.

ನೀವು ಶೇಖರಣೆಯನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸಲು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಅಥವಾ ಕಾನೂನು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಲು ಯೋಜಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಬಳಸಲು ಯೋಜಿಸುತ್ತಿರುವ ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಅವರು ಒಪ್ಪಿಕೊಳ್ಳುವಿರಾ ಎಂಬುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸೂಕ್ತ ಸಂಸ್ಥೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.