ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಯುಎಸ್ ಕಾರ್ಪೊರೇಷನ್ ಆಂತರಿಕ ಕಂದಾಯ ಸೇವೆ ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರ ಸಂಘಟಿತವಾದ ರಾಜ್ಯಗಳ ಕಾನೂನುಗಳು (ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಉದ್ಯಮ ಅಸ್ತಿತ್ವವಾಗಿ ರೂಪುಗೊಂಡಿದೆ) ಅಗತ್ಯವಿರುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿರುವುದನ್ನು ತೋರಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳಾಗಿವೆ.
ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಅಗತ್ಯವೇಕೆ?
ಕಾರ್ಪೋರೇಷನ್ ಒಂದು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಘಟಕವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಯಿಂದ ಕಾರ್ಪೋರೇಟ್ ಗುರಾಣಿಗಳನ್ನು ಕಾಪಾಡುವುದು ಎಂದು ಆಂತರಿಕ ಆದಾಯ ಸೇವೆಗೆ ಅಗತ್ಯವಾದಂತೆ ಕಾರ್ಪೋರೇಷನ್ ಸೂಕ್ತವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ತೋರಿಸಲು ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ದಾಖಲೆಗಳು ಅಗತ್ಯವಾಗಿವೆ.
ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಪುಸ್ತಕ ಎಂದರೇನು?
ಕೆಲವು ನಿಗಮಗಳು ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಪುಸ್ತಕಗಳು "ಪುಸ್ತಕ" ನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. ಇತರ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಆನ್ಲೈನ್ನಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಫೈಲ್ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆಂತರಿಕ ಆದಾಯ ಸೇವೆ ನಿಮ್ಮ ನಿಗಮವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದರೆ ದಾಖಲೆಗಳು ಒಂದೇ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಲಭ್ಯವಿರಬೇಕು.
ನಿಮ್ಮ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೀವು "ಮೇಘದಲ್ಲಿ" ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು ಆದರೆ ಈ ದಾಖಲೆಗಳು ಗೌಪ್ಯ ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ಸ್ವಾಮ್ಯದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು, ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಸರ್ವರ್ ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಸುಸಾನ್ ವಾರ್ಡ್, ಸ್ಮಾಲ್ ಬಿಸಿನೆಸ್-ಕೆನಡಾ ಎಕ್ಸ್ಪರ್ಟ್, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಬಗ್ಗೆ ಒಂದು ದೊಡ್ಡ ಲೇಖನವನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ, ಅದು ನಿಮಗೆ ಈ ಯೋಜನೆಯ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಹೇಗೆ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ? ಯಾರು ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಕೀಪ್?
ನಿಮ್ಮ ನಿಗಮದ ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿಯಿಂದ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಮಂಡಳಿಯು ನಿಮ್ಮ ನಿಗಮದ ಏಕೀಕರಣದ ಲೇಖನಗಳು ಮತ್ತು ವಾರ್ಷಿಕ ವರದಿಗಳಂತಹ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸುತ್ತದೆ. ಬೋರ್ಡ್ ಸಭೆಗಳ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಚಲನೆಯನ್ನು ಮತ್ತು ನಿಮಿಷಗಳಂತಹ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸಂಪಾದಿಸುತ್ತದೆ.
ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯನ್ನು ಎಲ್ಲಾ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಸಹಜವಾಗಿ, ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಹಿ ಮಾಡಬೇಕು, ಮತ್ತು ಯಾವುದೇ ಕ್ರಮಗಳು ದಾಖಲಾತಿ ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಕಾರ್ಪೊರೇಷನ್ ಷೇರುಗಳ ಷೇರುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ (ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಈ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಕಚೇರಿ) ಸ್ಟಾಕ್ ಮಾಲೀಕತ್ವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಕಾರ್ಪೋರೇಟ್ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಪ್ರತಿ ಬೋರ್ಡ್ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ರೋಲ್ ಕರೆಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ , ಮಂಡಳಿಯ ಸದಸ್ಯರು ಉಪಸ್ಥಿತರಿದ್ದರು ಮತ್ತು ಇರುವುದಿಲ್ಲ.
ಬೋರ್ಡ್ ನಿರ್ಣಯಗಳ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಕೀಪಿಂಗ್
ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಮಂಡಳಿಗಳು ಒಟ್ಟಾರೆ ನೀತಿಗಳು ಮತ್ತು ನಿರ್ಣಯಗಳು (ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು) ಅನುಮೋದಿಸುತ್ತವೆ, ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರದ ದಿನನಿತ್ಯದ ನಿರ್ಣಯ ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ಅವರು ತೊಡಗಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದಿಲ್ಲ. ಕಾರ್ಪೋರೇಟ್ ಬೋರ್ಡ್ನ ಪ್ರಮುಖ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದನ್ನು ನಿರ್ಣಯಗಳು ಮಾಡುವುದು. ನಿರ್ಣಯಗಳು ಮೂಲಭೂತವಾಗಿ ದಾಖಲೆಯ ಬೋರ್ಡ್ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸುತ್ತದೆ. ಅನೇಕ ವಿಷಯಗಳ ಮೇಲೆ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಮಾಡಬಹುದು, ಅವುಗಳೆಂದರೆ:
- ನಿಗಮದ ಪ್ರಮುಖ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ದಾಖಲೆಗಳು
- ಒಪ್ಪಂದಗಳ ಅನುಮೋದನೆಗಳು
- ರಿಯಲ್ ಆಸ್ತಿಯ (ಭೂಮಿ ಮತ್ತು ಕಟ್ಟಡಗಳು) ಮಾರಾಟ ಅಥವಾ ಖರೀದಿ ದಾಖಲೆಗಳು
- ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ನೇಮಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಅಥವಾ ವಜಾ ಮಾಡುವುದು
- ಹೊಸ ಮಾರುಕಟ್ಟೆ ಅಥವಾ ಹೊಸ ಸ್ಥಳಕ್ಕೆ ವಿಸ್ತರಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ
ಈ ಎಲ್ಲಾ ನಿರ್ಧಾರಗಳು, ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಿನವುಗಳನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಬೇಕು.
ಇತರ ರೆಕಾರ್ಡ್ಗಳು ಏನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು?
- ನಿಮ್ಮ ಲೇಖನಗಳ ಸಂಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಈ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟನ್ನು ತಿದ್ದುಪಡಿ ಮಾಡುವ ಯಾವುದೇ ಲೇಖನಗಳು. ಈ ಲೇಖನಗಳನ್ನು ನಿಮ್ಮ ರಾಜ್ಯದೊಂದಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗಿದೆ, ಆದರೆ ನೀವು ಇನ್ನೂ ಮೂಲ ಮತ್ತು ಎಲ್ಲಾ ಬದಲಾವಣೆಗಳ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಬೇಕಿದೆ.
- ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಬೈಲಾಸ್ಗಳು . ನಿರ್ದೇಶಕರು ನಿಗಮ ಮಂಡಳಿಯ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ ತತ್ವಗಳಾಗಿವೆ ಬೈಲಗಳು. ಬೈಲೋಗಳು ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಅಧಿಕಾರಿ ಕರ್ತವ್ಯಗಳು , ವಾರ್ಷಿಕ ಸಭೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿ, ಮತ್ತು ಮಂಡಳಿ ನೀತಿ ಮತ್ತು ಮತಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ.
- ವಾರ್ಷಿಕ ಸಭೆ ಸೇರಿದಂತೆ ಎಲ್ಲ ಷೇರುದಾರರ ಮತ್ತು ನಿರ್ದೇಶಕರ ಸಭೆಗಳ ನಿಮಿಷಗಳು
- ವಾರ್ಷಿಕ ವರದಿಗಳು
- ಸ್ಟಾಕ್ ವ್ಯವಹಾರ ಮತ್ತು ಸ್ಟಾಕ್ ಮಾಲೀಕತ್ವವನ್ನು ಕಾಪಾಡಲು ಒಂದು ಸ್ಟಾಕ್ ನೊಂದಣಿ.
- ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ವ್ಯವಹಾರ ಮತ್ತು ತೆರಿಗೆ ನಿರ್ಣಯಗಳು
- ನೇಮಕ ಮತ್ತು ನೇಮಕಾತಿ ನಿರ್ಣಯಗಳು
- ಬಡ್ಡಿ ನಿರ್ಣಯಗಳ ನಿರ್ದೇಶಕ ಸಂಘರ್ಷ
- ನಿಗಮಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಸಾಲಕ್ಕೆ ಪರಿಹಾರಗಳು
- ಉದ್ಯೋಗಿ ಸೌಲಭ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ನಿವೃತ್ತಿ ಯೋಜನೆಗಳ ಬಗೆಗಿನ ನಿರ್ಣಯಗಳು
- ಷೇರು ಲಾಭಾಂಶ ನಿರ್ಣಯಗಳು
ನಿಮ್ಮ ಬೋರ್ಡ್ ಮತ್ತು ಕೀಪಿಂಗ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ರಚನೆಯಲ್ಲಿ ರಾಜ್ಯ ಕಾನೂನು ಅನುಸರಿಸಿ
ನಿಮ್ಮ ನಿಗಮವನ್ನು ರೂಪಿಸಿದಾಗ, ನಿಮ್ಮ ನಿಗಮವನ್ನು ಸಂಘಟಿಸಲು ಮತ್ತು ಓಡಿಸಲು ನೀವು ರಾಜ್ಯ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತಿರುವಿರಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ನೀವು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು. ಎಲ್ಲಾ ರಾಜ್ಯಗಳು ನಿಗಮಗಳನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ರಾಜ್ಯದ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ವಕೀಲರೊಂದಿಗೆ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.