ಪ್ರಾಯೋಜಕರು ಸಂಘಟಿಸುವ ಅತ್ಯಂತ ಸಾಮಾನ್ಯವಾದ ಘಟನೆ ಸೆಮಿನಾರ್ ಆಗಿದೆ. ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಿನ ಸೆಮಿನಾರ್ಗಳನ್ನು ½ ದಿನ ಅಥವಾ ಪೂರ್ಣ ದಿನವಾಗಿ ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ. ಒಂದು ಸೆಮಿನಾರ್ ಯೋಜನೆಗಾಗಿ ಒಂದು ಪರಿಶೀಲನಾಪಟ್ಟಿ ರಚಿಸುವ ಆಸಕ್ತಿ ಇರುವವರಿಗೆ, ಕೆಳಗಿನವು ಸೆಮಿನಾರ್ ಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಉನ್ನತ ಮಟ್ಟದ ರಚನೆಯನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ.
ಬಹು ದಿನ ಅಥವಾ ಬಹು ಅಧಿವೇಶನ ಸಮ್ಮೇಳನವನ್ನು ಯೋಜಿಸುತ್ತಿರುವಾಗ, ಇದೇ ರೀತಿಯ ವಿಧಾನವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಕುರಿತು ಪರಿಗಣಿಸಿ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ನಿಮ್ಮ ಸೆಮಿನಾರ್ ಯೋಜನಾ ಪರಿಶೀಲನಾಪಟ್ಟಿ ಸರಳವಾಗಿ ಮುಂದೆ ಇರುತ್ತದೆ.
01 - ಈವೆಂಟ್ನ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸಿ
- ಪ್ರೇಕ್ಷಕರು ಯಾರು?
- ಸೆಮಿನಾರ್ ವಿಷಯವೇನು?
- ಎಲ್ಲಿ ಬೇಕು?
- ಜನರು ಏಕೆ ಭಾಗವಹಿಸುತ್ತಾರೆ?
- ಸೆಮಿನಾರ್ನ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಎಂದರೇನು?
02 - ಅಪೆಕ್ಸ್ ಈವೆಂಟ್ ವಿಶೇಷಣಗಳ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ
ಕನ್ವೆನ್ಷನ್ ಇಂಡಸ್ಟ್ರಿ ಕೌನ್ಸಿಲ್ ಸರಣಿಯ ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಿದೆ, ಈವೆಂಟ್ ಅಥವಾ ಯೋಜನಾ ಘಟನೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವಿವರಗಳನ್ನು ಕಾಪಾಡುವುದಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಯೋಜಕರಿಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುವ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಆಚರಣೆಗಳ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಮೂಲವಾಗಿ ನೋಡಬೇಕು. ಉಚಿತ ಡೌನ್ಲೋಡ್ ಉಪಕರಣಗಳೊಂದಿಗೆ, ಸಂಬಂಧಿತ ಘಟನೆಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ರಚಿಸಲು ಯಾವುದೇ ಈವೆಂಟ್ ಪ್ಲಾನರ್ಗೆ ಅದು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಇದು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಇವುಗಳಿಗೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿಲ್ಲ:
- ಈವೆಂಟ್ ಪ್ರೊಫೈಲ್ (ದಿನಾಂಕ, ಸಮಯ, ಸ್ಥಳ, ಸಂಪರ್ಕಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ.)
- ಈವೆಂಟ್ ಸಂಘಟಕ / ಹೋಸ್ಟ್ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ
- ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ
- ಹಾಜರಾತಿ ಪ್ರೊಫೈಲ್
- ಸ್ಪೇಸ್ ಅಗತ್ಯವಿದೆ
- ಆಹಾರ ಮತ್ತು ಪಾನೀಯ
- ಎ / ವಿ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು
- ಕಾರ್ಯ / ಕೋಣೆ ಸೆಟಪ್
03 - ಈವೆಂಟ್ ಪ್ರೊಫೈಲ್ ರಚಿಸಿ
ಘಟನೆಯ ಸುತ್ತಲಿನ ಕೆಲವು ಮೂಲಭೂತ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಯೋಜಕರು ಒಮ್ಮೆ ಹೊಂದಿದ್ದರೂ, ಸಭೆಯ ಸಂಭವನೀಯ ಸ್ಥಳಗಳನ್ನು ಸಂಶೋಧಿಸಲು ಸಮಯವಾಗಿದೆ. ಈವೆಂಟ್ ಆರ್ಗನೈಸರ್ / ಹೋಸ್ಟ್ನೊಂದಿಗೆ ನಿಕಟವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವುದು ಪ್ರಮುಖ ಸ್ಥಳವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅಲ್ಲಿ ಸಂಘಟಕ ಮತ್ತು ಅತಿಥಿಗಳಿಗೆ ಸೆಮಿನಾರ್ ಹೆಚ್ಚು ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿರುತ್ತದೆ (ವಿಚಾರಗಳ ಪಟ್ಟಿ ಅಂತ್ಯವಿಲ್ಲದದು):
- ಸ್ಥಳೀಯ ಹೋಟೆಲ್
- ಸ್ಥಳೀಯ ಸಮಾವೇಶ ಸೌಲಭ್ಯ
- ಖಾಸಗಿ ರೆಸ್ಟೋರೆಂಟ್ ಜಾಗ
- ಖಾಸಗಿ ಕ್ಲಬ್ ಮ್ಯೂಸಿಯಂ / ಆರ್ಟ್ ಗ್ಯಾಲರಿ
04 - ಔಟ್ಲೈನ್ ಸೆಮಿನಾರ್ ನೀಡ್ಸ್ ಮತ್ತು ರಿಕ್ಯೂವೆಸ್ಟ್ ಸ್ಥಳ ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳು.
ಸಂಭವನೀಯ ಸೆಮಿನಾರ್ಗಾಗಿ ಅಂದಾಜು ಮಾಡಲು ಹೆಚ್ಚಿನ ಸ್ಥಳಗಳು ಸಂತೋಷವಾಗಿವೆ. ಅಡುಗೆ ಅಥವಾ ಮಾರಾಟದ ಸಂಪರ್ಕಕ್ಕೆ ಕೆಳಗಿನ BEO ಮಾಹಿತಿ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ:
- ಈವೆಂಟ್ಗಾಗಿ ಸಂಭವನೀಯ ದಿನಾಂಕ (ಗಳು)
- ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರ ಸಂಖ್ಯೆ
- ಕೋಣೆಯ ಸೆಟಪ್ ಶೈಲಿ (ತರಗತಿಯ, ಯು-ಆಕಾರ, ಇತ್ಯಾದಿ.)
- ಘಟನೆಯ ಸಮಯ (ಸೆಟಪ್ಗಾಗಿ ಖಾತೆಯನ್ನು / ಕಿತ್ತುಹಾಕಲು)
- ಆಹಾರ ಮತ್ತು ಪಾನೀಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು
- ಎ / ವಿ ಅಗತ್ಯಗಳು (ಸ್ಕ್ರೀನ್ಗಳು, ಮೈಕ್ಸ್, ಇತ್ಯಾದಿ ಸೇರಿದಂತೆ)
- ಕೊಠಡಿ ಸೆಟಪ್
ಸುಳಿವು: ಹೋಟೆಲ್ನಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಈವೆಂಟ್ಗೆ ಮೀಸಲಾಗಿರುವ ಎ / ವಿ ತಂತ್ರಜ್ಞನನ್ನು ನೇಮಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
05 - ಅಜೆಂಡಾವನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸಿ ಮತ್ತು / ಅಥವಾ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಿ
ಈವೆಂಟ್ ಯೋಜಕವು ಈವೆಂಟ್ ಸಂಘಟಕ / ಹೋಸ್ಟ್ನೊಂದಿಗೆ ನಿಕಟವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಲು ಕಷ್ಟಕರವಾಗಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಈವೆಂಟ್ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಈವೆಂಟ್ನ ನಿಜವಾದ ದಿನದವರೆಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಈವೆಂಟ್ ಯೋಜಕವು ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಸರಿಹೊಂದಿಸಲು ಸಿದ್ಧವಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಎಲ್ಲವೂ ಸರಾಗವಾಗಿ ನಡೆಯುತ್ತದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸ್ಥಳದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿ.
06 - BEO ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸಿ
ಯೋಜಕರಿಗೆ ಉದ್ದೇಶಿತ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಮತ್ತು ಸೆಮಿನಾರ್ಗಾಗಿ ಲಾಜಿಸ್ಟಿಕ್ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ತಿಳಿದ ನಂತರ, ಅವನು ಅಥವಾ ಅವಳು ಈವೆಂಟ್ ಸ್ಪೇಸ್ ಮತ್ತು ಸಂಬಂಧಿತ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಭದ್ರಪಡಿಸಬೇಕು. ಬಹುಪಾಲು ಒಪ್ಪಂದಗಳು ಈವೆಂಟ್ಗೆ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಕೆಲವು ದಿನಗಳವರೆಗೆ ಆಹಾರ ಮತ್ತು ಪಾನೀಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು / ಹೆಚ್ಚಿಸಲು ಯೋಜಕರಿಗೆ ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಹಲವಾರು ಒಪ್ಪಂದಗಳು ಅವರು ಸಮೂಹವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಎಷ್ಟು ಅವಕಾಶ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಅಂದಾಜು.
07 - ಈವೆಂಟ್ ಕಮ್ಯುನಿಕೇಷನ್ಸ್ ಮತ್ತು ಮೆಟೀರಿಯಲ್ಸ್ ರಚಿಸಿ
ಕೆಲವೊಂದು ಯೋಜಕರು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಅಂಶವೆಂದರೆ ಇದು ಇತರರು ಮಾಡದಿರಬಹುದು. ಮೂಲಭೂತವಾಗಿ, ಕೆಳಗಿನ ಕೆಲವು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಭೆಯ ಯೋಜಕರು ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ:
- ಈವೆಂಟ್ ಆಮಂತ್ರಣಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ
- ಮುದ್ರಣ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಮತ್ತು ಇತರ ವಸ್ತು
- ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಉಡುಗೊರೆಗಳನ್ನು / ರಾಫೆಲ್ಗಳನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು
- ಹೆಸರು ಬ್ಯಾಡ್ಜ್ಗಳನ್ನು ಉತ್ಪಾದಿಸುತ್ತದೆ
- ಶಿಪ್ಪಿಂಗ್ ಈವೆಂಟ್ ಸಂಕೇತ ಮತ್ತು ಪ್ರದರ್ಶನಗಳು
08 - ಲಾಜಿಸ್ಟಿಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ಅಂತಿಮಗೊಳಿಸಲು ಈವೆಂಟ್ ಹೋಸ್ಟ್ನೊಂದಿಗೆ ನಿಕಟವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿ
ಈವೆಂಟ್ಗೆ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ, ಈ ಸಭೆಯ ಮೊದಲು ಸಭೆಯ ಯೋಜಕ ಪೂರ್ಣಗೊಳ್ಳುವ ಕೆಲವು ಪ್ರಮುಖ ಹಂತಗಳಿವೆ. ಕೆಳಗಿನವುಗಳನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸುವುದು ಇದರಲ್ಲಿ ಸೇರಿದೆ:
- ಈವೆಂಟ್ ಸ್ಪೀಕರ್ಗಳು
- ಈವೆಂಟ್ ಎ / ವಿ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು
- ಈವೆಂಟ್ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರ ಎಣಿಕೆ
- ಹೋಸ್ಟ್ ಪಾತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳು
- ಈವೆಂಟ್ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಅಗತ್ಯವಿದೆ (ಅನೇಕ ಬಾರಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ)
09 - ಈವೆಂಟ್ ಸೆಟಪ್
ಈವೆಂಟ್ ಸೆಟಪ್ಗಾಗಿ BEO ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಸಮಯವನ್ನು ಅನುಮತಿಸಲು ಮರೆಯದಿರಿ ಮತ್ತು ಈವೆಂಟ್ಗೆ ಸುಮಾರು ಎರಡು ಗಂಟೆಗಳ ಮುಂಚೆ ಬರುವಂತೆ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ.
ಸಲಹೆ: ಸೆಮಿನಾರ್ ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ನಿಗದಿಪಡಿಸಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಗುಂಪು ಮೊದಲು ರಾತ್ರಿಯನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲು ಅನುಮತಿಸಲು ಸ್ಥಳ ಮಾರಾಟದ ಸಂಪರ್ಕವನ್ನು ಕೇಳಿ (ಆದರೆ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಸೈಟ್ನಲ್ಲಿ ಬೆಲೆಬಾಳುವ ಯಾವುದನ್ನೂ ಬಿಡಬೇಡಿ).
ಎಲ್ಲಾ ಈವೆಂಟ್ ವಸ್ತುಗಳು, ಕರಪತ್ರಗಳು, ಸಂಕೇತಗಳು, ಪ್ರದರ್ಶನಗಳು, ಉಡುಗೊರೆಗಳು, ನೋಂದಣಿ ಕೋಷ್ಟಕಗಳು , ಹೆಸರು ಬ್ಯಾಡ್ಜ್ಗಳು ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಿನವು ಈವೆಂಟ್ಗೆ ಸಿದ್ಧವಾಗಿರಬೇಕು.
ಎಚ್ಚರಿಕೆ: ಸ್ಪೀಕರ್ಗಳು ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ರಾತ್ರಿಯಲ್ಲಿ ಸ್ಲೈಡ್ಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಈವೆಂಟ್ಗೆ 10 ನಿಮಿಷಗಳ ಮೊದಲು ವಿದ್ಯುತ್ ಪಾಯಿಂಟ್ಗೆ ಸೇರಿಸಬೇಕಾದ ಹೊಸ ಪ್ರಸ್ತುತಿಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತವೆ.
10 - ಈವೆಂಟ್ ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಶನ್
ನೀವು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ನಂತರ, ಇದು ಸೆಮಿನಾರ್ಗೆ ಸಮಯವಾಗಿದೆ. ಕೆಳಗಿನವುಗಳನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಿ:
- ಕೆಲವು ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಯಾವಾಗಲೂ ಮುಂಚೆಯೇ ಆಗಮಿಸುತ್ತಾರೆ.
- ಕೆಲವು ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಯಾವಾಗಲೂ ತಡವಾಗಿ ಆಗಮಿಸುತ್ತಾರೆ.
- ಆಗಾಗ್ಗೆ ಕೆಲವು ರೀತಿಯ ತಾಂತ್ರಿಕ ಗ್ಲಿಚ್ ಇದೆ.