ಹೊರಹೋಗುವ ಕರೆಗಳಿಗೆ ಟೈಮ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಲಹೆಗಳು

ನಿಮ್ಮ ಹೊರಹೋಗುವ ಫೋನ್ ಕರೆಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಉತ್ಪಾದಕಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ಕಡಿಮೆ ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಹೇಗೆ

ದೂರವಾಣಿ ಸಮಯ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾದುದು ಏಕೆಂದರೆ ಫೋನ್ ಇನ್ನೂ ಚಿಕ್ಕ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಸಂಪರ್ಕ ಸಾಧನವಾಗಿದೆ. ಆದರೆ ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ಫೋನ್ ಬಳಸುವುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯವು ಸಮಯದ ವ್ಯರ್ಥವಾಗಿದೆ. ಹೊರಹೋಗುವ ಕರೆಗಳನ್ನು ಮಾಡುವಾಗ ನಾವು ಸಂವಹನ ಮಾಡಲು ಬಯಸುವ ಜನರೊಂದಿಗೆ ಸಂವಹನ ಮಾಡುವ ಬದಲು, ನಾವು ಇತರ ಜನರು ಅಥವಾ ಯಂತ್ರಗಳೊಂದಿಗೆ ಮಾತಾಡುತ್ತೇವೆ, ಅಂತ್ಯವಿಲ್ಲದ ಫೋನ್ ಟ್ಯಾಗ್ಗಳನ್ನು ಆಡುತ್ತೇವೆ.

ಆದರೆ ಮಾತನಾಡಲು ನಾವು ಬಯಸಿದ ಜನರಿಗೆ ನಾವು ಕರೆ ಮತ್ತು ಮಾತನಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ನಾವು ಏನು ಹೇಳಬೇಕೆಂದು ಬಯಸುತ್ತೇವೆ ಮತ್ತು ಮುಂದುವರಿಸಬೇಕೆಂದು ಹೇಳಿ?

ನಾವು ಎಷ್ಟು ಹೆಚ್ಚು ಉತ್ಪಾದಕರಾಗಬಹುದು ಮತ್ತು ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ನಾವು ಬೇರೆ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ಯೋಚಿಸಿ.

ಬಾವಿ, ನಾವು ಮಾಡಬಹುದು - ಮತ್ತು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಎಲ್ಲಾ ಸ್ವಲ್ಪ ಮೊದಲು ತಯಾರಿಕೆಯಲ್ಲಿ.

ಟೈಮ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಹೊರಹೋಗುವ ಕರೆಗಳಿಗೆ ದೂರವಾಣಿ ಸಲಹೆಗಳು

• ಅವರು ಪೂರೈಕೆದಾರರು , ನಿಯಮಿತ ಗ್ರಾಹಕರು ಅಥವಾ ಗುತ್ತಿಗೆದಾರರು ಆಗಿರಲಿ, ನಮ್ಮಲ್ಲಿ ಅನೇಕರು ಅದೇ ಜನರನ್ನು ಮತ್ತೆ ಪದೇ ಪದೇ ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಸಮಯ ಉಳಿಸುವ ವಿವರಗಳೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನವೀಕರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಲಭ್ಯವಿಲ್ಲದ ಜನರನ್ನು ತಲುಪಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿರುವ ಸಮಯ ವ್ಯರ್ಥ ಮಾಡಬೇಡಿ.
  
  ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ತಲುಪಲು ಬಯಸುವ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಪ್ರತಿ ದಿನ 1 ರಿಂದ 2 ರವರೆಗೆ ಊಟವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ ಎಂದು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿದ್ದರೆ, ಈ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನನ್ನ ಸಮಯವನ್ನು ಕರೆ ಮಾಡಲು ಯಾಕೆ ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತೀರಿ?
• ನೀವು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ದೂರವಾಣಿಗೆ ಕರೆಯುವವರಿಗೆ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಪ್ರೋಗ್ರಾಮ್ ಮಾಡಿ. ಇದನ್ನು ಮಾಡದ ಜನರಿಂದ ನಾನು ಆಶ್ಚರ್ಯಗೊಂಡಿದ್ದೇನೆ, ನೀವು ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಹುಡುಕುತ್ತಿರುವಾಗ ಮತ್ತು ಅವನ್ನು ಹೊಡೆಯುವ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಉಳಿಸುವ ಸಮಯ ಅಷ್ಟೇ ಅದ್ಭುತವಾಗಿದೆ.
• ನಿಮ್ಮ ಹೊರಹೋಗುವ ಕರೆಗಳನ್ನು ಯೋಜಿಸಿ. ನೀವು ಕರೆ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು, ಕರೆಯ ಮುಖ್ಯ ಗುರಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಕವರ್ ಮಾಡಲು ಬಯಸುವ ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಕೆಳಗೆ ಇರಿಸಿ. ನೀವು ಫೋನ್ನಲ್ಲಿರುವಾಗ ನೀವು ಅಂಟಿಕೊಳ್ಳುವಲ್ಲಿ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಕವರ್ ಮಾಡಲು ಬಯಸುವ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ನೀವು ಆವರಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ, ಕರೆ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸಮಯವನ್ನು ಉಳಿಸಿ ಮತ್ತು ಮತ್ತೆ ಏನನ್ನಾದರೂ ಮರೆತುಹೋದ ಕಾರಣ ಮತ್ತೆ ಕರೆ ಮಾಡಲು ತಪ್ಪಿಸಿ.

• ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕಗಳ ಡೇಟಾಬೇಸ್ಗೆ ಪ್ರವೇಶಿಸಿದ ಯಾರನ್ನಾದರೂ ನೀವು ಕರೆ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಕರೆಯುವಾಗ ನೀವು ಮುಂದೆ ಕರೆದ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಎಲ್ಲ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಿ. ನೀವು ಡೆಸ್ಕ್ಟಾಪ್ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್, ಮೊಬೈಲ್ ಸಾಧನ ಅಥವಾ ರೋಲೊಡೆಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಇದು ಕರೆ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಉತ್ತಮ ಮೆಮೊರಿ ಸಹಾಯವಾಗಿದೆ. ಜೊತೆಗೆ, ನೀವು ಕ್ಲೈಂಟ್ ಪತಿಯ ಹೆಸರಿನಂತಹ ಏನಾದರೂ ಹುಡುಕುವಲ್ಲಿ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಕರೆ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡುವ ಆಯ್ಕೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾರೆ, ಇನ್ನಷ್ಟು ಸಮಯವನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವಿರಿ.

• ಸಹಜವಾಗಿ, ನೀವು ಕರೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ಬಯಸಿದರೆ (ಅಥವಾ ನೀವು ಫೋನ್ನಲ್ಲಿ ಮಾತನಾಡುವಾಗ ಬೇರೆ ಏನಾದರೂ ಮಾಡಿ), ಉತ್ತಮ ಸ್ಪೀಕರ್ ಫೋನ್ ಅಥವಾ ಹೆಡ್ಸೆಟ್ ಅತ್ಯಗತ್ಯ. ನಿಮ್ಮ ಕೈಗಳನ್ನು ಮುಕ್ತಗೊಳಿಸುವುದರಿಂದ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಮಯವನ್ನು ಮುಕ್ತಗೊಳಿಸಬಹುದು .
• ನೀವು ಯಾರೊಬ್ಬರ ಉತ್ತರಿಸುವ ಯಂತ್ರ ಅಥವಾ ಧ್ವನಿ ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ತಲುಪಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಎರಡು ಬಾರಿ ನೀಡುವ ಸಂಪೂರ್ಣ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಬಿಡಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಕರೆ ಮಾಡುವ ಕಾರಣವನ್ನು ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ . ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಇದು ಸುಸಾನ್ ವಾರ್ಡ್ನಲ್ಲಿದೆ (ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆ) ನಿಮ್ಮ ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿ ಅಂದಾಜು ಕುರಿತು ಚರ್ಚಿಸಲು ನಾನು ಕರೆ ಮಾಡುತ್ತೇನೆ ಈ ಮಧ್ಯಾಹ್ನ ನೀವು ನನ್ನನ್ನು (ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ) ತಲುಪಬಹುದು."
  
  ನಿಮ್ಮ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಎರಡು ಬಾರಿ ಸೂಚಿಸುವವರು ಸಂದೇಶವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಅವಕಾಶವನ್ನು ನೀಡುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಸಂದೇಶವನ್ನು ಪುನಃ ಬರೆಯದೆ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ.
• ದೂರವಾಣಿ ಕಡ್ಡಾಯಕ್ಕೆ ನೀಡುವುದಿಲ್ಲ . ನೀವು ಯಾರನ್ನಾದರೂ ತಲುಪಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿರುವಾಗ ಮತ್ತು ನೀವು ಹೊಂದಿರದಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಮತ್ತೆ ಕರೆ ಮಾಡಲು ಅದು ಪ್ರಲೋಭನಗೊಳ್ಳುತ್ತಿದೆ - ಬಹುಶಃ ಪ್ರತಿ ಅರ್ಧ ಗಂಟೆ! ಆದರೆ ನೀವು ಸರಿಯಾದ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಮಾಡಿದ್ದರೆ, ಪುನರಾವರ್ತಿತ ಸಂದೇಶಗಳನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಹೋಗುವ ಸಮಯವನ್ನು ವ್ಯರ್ಥ ಮಾಡುವುದು ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ (ಮತ್ತು ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಉತ್ತರಿಸುವ ಯಂತ್ರ ಅಥವಾ ಧ್ವನಿ ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವುದು). ಮುಂದಿನ ವ್ಯಾಪಾರ ದಿನದವರೆಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿ ಕರೆ ಮಾಡಲು ನೀವು ಸಮಂಜಸವಾದ ಸಮಯವನ್ನು ಕರೆ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ನೀಡಿ.
• ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ನಿಮ್ಮ ದೂರವಾಣಿ ಕರೆಗಳನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಿ ಮತ್ತು ಅವುಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ಒಂದು ಬ್ಲಾಕ್ನಲ್ಲಿ ಒಟ್ಟಾಗಿ ಮಾಡಿ. ಬಹುಪಾಲು ಕಾರ್ಯಕರ್ತರು ನಮಗೆ ಉತ್ತಮ ಕೆಲಸವಲ್ಲ ಮತ್ತು ನಾವು ಒಂದು ಕೆಲಸದಿಂದ ಇನ್ನೊಂದಕ್ಕೆ ಫ್ಲಿಪ್ ಆಗುತ್ತಿದ್ದಾಗ ಹೆಚ್ಚಿನ ಉತ್ಪಾದಕತೆಯನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತೇವೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ದಿನದಲ್ಲಿ ನೀವು ಒಂದು ಡಜನ್ ಕರೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ಒಂದು ಅಥವಾ ಎರಡನ್ನು ಮಾಡಲು ಹೆಚ್ಚು ಗಂಟೆಗೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ, ತದನಂತರ ಒಂದು ಗಂಟೆ ನಂತರ ಮತ್ತೊಂದು ಮೂರು ಕರೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಿ, ಮತ್ತು ಅದರ ನಂತರ ಮತ್ತೊಂದು ಎರಡು 45 ನಿಮಿಷಗಳು.

• ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ ನಿಮ್ಮ ಹೊರಹೋಗುವ ದೂರವಾಣಿ ಕರೆಗಳನ್ನು ಬುಕ್ ಮಾಡಿ. ಇದು ತ್ವರಿತ ಕರೆ ಎಂದು ಹೋಗುತ್ತಿಲ್ಲವಾದರೆ, ನೀವು ಮೊದಲು ಯಾರನ್ನಾದರೂ ಕರೆಯುವಾಗ, ನೀವೇ ಪರಿಚಯಿಸಿ, ಏಕೆ ಕರೆ ಮಾಡುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ಅವಳನ್ನು ಹೇಳಿ, ನಂತರ ಮಾತನಾಡಲು ಅನುಕೂಲಕರ ಸಮಯವಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಅದನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲು ಸಮಯವನ್ನು ಪುಸ್ತಕ ಮಾಡಲು ಆದ್ಯತೆ ನೀಡಿದರೆ ಅವಳನ್ನು ಕೇಳಿ . ಆ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಆಕೆಯನ್ನು ಕರೆ ಮಾಡುವಂತೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡಿ. ಇದು ನಿಮ್ಮ ಸಮಯವನ್ನು ಸ್ಥಳದಲ್ಲೇ ಉಳಿಸಲು ಮಾತ್ರವಲ್ಲ ಆದರೆ ನೀವು ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಕರೆದಾಗ ಸಮಯವನ್ನು ಉಳಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ ಏಕೆಂದರೆ ನೀವು ಮೂಲತಃ ಕರೆಯಲಾಗುವ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲು ನೀವು ಸಿದ್ಧರಾಗಿರುತ್ತೀರಿ.
• ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಹೊರಹೋಗುವ ದೂರವಾಣಿ ಕರೆಗಳನ್ನು "ಅವಿಭಾಜ್ಯ ಸಮಯ" ದಲ್ಲಿ ಮಾಡಿ. ಹೆಚ್ಚಿನ ಜನರು ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ಮುಂಜಾನೆ ತಮ್ಮ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿರುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಬೆಳಗ್ಗೆ 8 ರಿಂದ 11 ರವರೆಗೆ ತಲುಪಬಹುದು ಎಂದು ಸಂಶೋಧನೆ ತೋರಿಸಿದೆ