ಈ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ, ಸಭೆಯ ಯೋಜಕರು ಆಹಾರದ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಪೆನಾಲ್ಟಿ ಶುಲ್ಕವನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಅನುಬಂಧ ಸಂಖ್ಯೆಗಳ ದೃಢ ಗ್ರಹಿಕೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಕೆಳಗೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಿರುವ ಪ್ರಮುಖ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಮತ್ತು ಪರಿಚಿತವಾಗಿರುವ ಪರಿಭಾಷೆಗಳು.
ಅಂದಾಜು ಕೌಂಟ್
ನೀವು ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಈವೆಂಟ್ ಪ್ರಕ್ಷೇಪಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುವ ಅತಿಥಿಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ ಇದು. ವೆಚ್ಚ ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಅಂದಾಜು ಮಾಡಲು ಬಳಸುವ "ಕೆಲಸದ ಸಂಖ್ಯೆ" ಹೆಚ್ಚು ಎಂದು ಅಂದಾಜು ಎಣಿಕೆಗೆ ಯಾವುದೇ ನೈಜ ಬಾಧ್ಯತೆ ಇಲ್ಲ.
ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಕೌಂಟ್
ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಎಣಿಕೆ ಎರಡು ಅಥವಾ ಮೂರು ವಾರಗಳ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಈವೆಂಟ್ಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ. ಇದು ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಅತಿಥಿಗಳು ಹೆಚ್ಚು ನಿಖರವಾದ ಎಣಿಕೆ ಪ್ರತಿನಿಧಿಸುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಇದು ಅಂತಿಮ ಎಣಿಕೆಗೆ ಒಪ್ಪಂದಕ್ಕೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಅಡುಗೆ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯು ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಎಣಿಕೆಗಳಿಗೆ ತಮ್ಮದೇ ಸ್ವಂತ ನೀತಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ, ಆದರೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ಇದು ಅಂತಿಮ ಎಣಿಕೆಗಿಂತ 15% ಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ವ್ಯತ್ಯಾಸಗೊಳ್ಳಬಾರದು.
ಅಂತಿಮ ಕೌಂಟ್ / ಖಾತರಿಪಡಿಸಿದ ಕೌಂಟ್
ನೀವು ಪಾವತಿಸುವ ಅತಿಥಿ ಊಟಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ ಇದು ಮತ್ತು ಕೋಣೆ ಒಳಗೆ ಹೊಂದಿಸುವ ಅಡುಗೆ ತಂಡವನ್ನು ಸ್ಥಳ-ಹೊಂದಿಸುವ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಇದು ಪ್ರತಿನಿಧಿಸುತ್ತದೆ.
ಕಾರಣ ದಿನಾಂಕದ ನಂತರ ಈ ಸಂಖ್ಯೆಗೆ ಮಾಡಿದ ಯಾವುದೇ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಪೆನಾಲ್ಟಿಗಳು ಅಥವಾ ವಿಳಂಬ ಶುಲ್ಕಗಳು ಉಂಟುಮಾಡಬಹುದು. ಹೀಗಾಗಿ, ಯೋಜಕನು ಗ್ಯಾರಂಟಿ ಗಡುವು ಮೊದಲು ಬರುವ RSVP ದಿನಾಂಕವನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ.
ಶೇಕಡಾವಾರು ಡ್ರಾಪ್
ಶೇಕಡಾವಾರುಗಳನ್ನು ಬಿಡಲು ಎರಡು ಕೋನಗಳು ಇವೆ. ನಿಮ್ಮ ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಎಣಿಕೆಯಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಅಂತಿಮ ಎಣಿಕೆ ಎಷ್ಟು ಕಡಿಮೆಯಾಯಿತು ಎಂಬುದನ್ನು ನೋಡಿಕೊಳ್ಳುವುದರ ಮೂಲಕ ಮೊದಲನೆಯದನ್ನು ಲೆಕ್ಕಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಶೇಕಡಾವಾರು ತುಂಬಾ ದೊಡ್ಡದಾಗಿದ್ದರೆ (20% ಕ್ಕಿಂತಲೂ ಹೆಚ್ಚು), ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮತ್ತು ಸರಬರಾಜು ಆದೇಶಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಕಾಯ್ದುಕೊಳ್ಳಲು ಪೆನಾಲ್ಟಿ ಶುಲ್ಕವನ್ನು ನೀಡಬಹುದು. ಎಷ್ಟು "ನೋ-ಶೋಗಳು" ನಿರೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು ಎಂದು ಅಂದಾಜಿಸಲು ಯೋಜಕರು ಡ್ರಾಪ್ ಶೇಕಡಾಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ. ಪಾವತಿಸಿದ ಅಥವಾ ಟಿಕೆಟ್ ಮಾಡಿದ ಘಟನೆಗಳಿಗೆ 2% ಡ್ರಾಪ್ ದರವು ಸರಾಸರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಉಚಿತವಾದ ಘಟನೆಗಳಿಗೆ ಸರಾಸರಿ 5% ಕ್ಕಿಂತ ಏರಲು ಸಾಧ್ಯವಿದೆ. ನೀವು ಊಹಿಸುವಂತೆ, ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಈವೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಹಣವನ್ನು ಹೂಡಿರುವಾಗ ತೋರಿಸಲು ಹೆಚ್ಚು ಸಾಧ್ಯತೆಗಳಿವೆ .
ಊಟ ಕಾರ್ಡುಗಳು
ಕೆಲವು ಯೋಜಕರು ಔಪಚಾರಿಕ ಊಟದಲ್ಲಿ ಒಂದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ನೀಡುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಇದು ಮತ್ತೊಂದು ಲೆಕ್ಕಾಚಾರದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸುತ್ತದೆ. ಹೊಟೇಲುಗಳು ಮತ್ತು ಔತಣಕೂಟ ಕೇಂದ್ರಗಳು ಎಷ್ಟು ಅತಿಥಿಗಳು ಸ್ಟೀಕ್ ಅಥವಾ ಚಿಕನ್ ಅನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಊಹಿಸುವಂತೆ ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ, ಆದ್ದರಿಂದ ಅವರ RSVP ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮೂಲಕ ಪ್ರತಿ ಆಯ್ಕೆಯ ನಿಖರವಾದ ಎಣಿಕೆಗಳನ್ನು ಪಡೆಯಲು ಪ್ಲ್ಯಾನರ್ಗಳ ವರೆಗೆ ಇರುತ್ತದೆ. ಈವೆಂಟ್ ದಿನದಲ್ಲಿ, ಪ್ರತಿ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರು ಮೇಜಿನ ಮೇಲಿರುವ ಬಣ್ಣದ ಊಟ ಕಾರ್ಡ್ ಅನ್ನು ಪಡೆಯಬೇಕು, ಆದ್ದರಿಂದ ಸರ್ವರ್ಗಳು ತಾವು ಆದೇಶಿಸಿದ ಖಾದ್ಯವನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ತಿಳಿದಿರುತ್ತವೆ.
ಟಿಕೆಟ್ಗಳನ್ನು ಕುಡಿಯಿರಿ
ಓಪನ್ ಬಾರ್ ಅನ್ನು ನಡೆಸುವ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸಲು ಈವೆಂಟ್ ಯೋಜಕರು ಪಾನೀಯ ಟಿಕೆಟ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು. ಪ್ರತಿ ಅತಿಥಿಗೆ ಒಂದು ಅಥವಾ ಎರಡು ಪಾನೀಯ ಟಿಕೆಟ್ಗಳನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದರ ಮೂಲಕ ಸಾಧಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪಾನೀಯಕ್ಕೆ ಬದಲಾಗಿ ಟಿಕೆಟ್ಗಳನ್ನು ಬಾರ್ಟೆಂಡರ್ ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ತಮ್ಮ ಟಿಕೆಟ್ ಭತ್ಯೆಗಿಂತಲೂ ಕುಡಿಯಲು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುವ ಅತಿಥಿಗಳು ಹಣವನ್ನು ಪಾವತಿಸಬಹುದು. ಪಾನೀಯ ಟಿಕೆಟ್ಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಗಮನಿಸಬೇಕಾದ ವಿಷಯವೆಂದರೆ ಸ್ಥಳವು ಟಿಕೆಟ್ಗೆ ಅತಿ ಹೆಚ್ಚು ಬೆಲೆಯ ಪಾನೀಯವನ್ನು ನಿಮಗೆ ವಿಧಿಸುತ್ತದೆ.
ಈ ಕಾರಣಕ್ಕಾಗಿ, ಈ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಬಿಯರ್ ಮತ್ತು ವೈನ್ ಅಥವಾ ಹೌಸ್ ಬಾರ್ನೊಂದಿಗೆ ಬಳಸಲು ಅರ್ಥವಿಲ್ಲ, ಏಕೆಂದರೆ ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಒಟ್ಟಿಗೆ ಬೆಲೆಯಿರುತ್ತದೆ.
ಸಿಸ್ಟಮ್ನೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿ
ಅಂತಿಮವಾಗಿ ಇದು ಅಡುಗೆ ಇಲಾಖೆಯ ನಿಖರವಾದ ಎಣಿಕೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಲು ಈವೆಂಟ್ ಯೋಜಕವನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ತಮ್ಮ ಪೂರೈಕೆದಾರರಿಂದ ಹೊರಡಿಸಿದ ನೀತಿಗಳು ಮತ್ತು ಗಡುವನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಿರುವ ಆ ಯೋಜಕರು ಪೆನಾಲ್ಟಿಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಶುಲ್ಕದ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನದನ್ನು ಪಾವತಿಸಲು ಕೊನೆಗೊಳ್ಳಬಹುದು. ಇದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಉತ್ತಮ ಮಾರ್ಗವೆಂದರೆ ಈ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮವನ್ನು ಯೋಜಿಸುವ ಮೊದಲು ಅಡುಗೆ ನೀತಿಗಳ ಮೂಲಕ ಓದುವುದು. ಈ ಸರಳ ನಿಯಮವನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ ಅತಿಥಿಗಳಿಗೆ ಹಾದುಹೋಗಲು ಸೂಕ್ತವಾದ ದಿನಾಂಕಗಳು ಮತ್ತು ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಲು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.