ಫೆಡರಲ್ ಕಾನೂನು ನೀವು ಪೇಚೆಕ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಮತ್ತು ಇತರೆ ದಾಖಲಾತಿಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು
ಯಾವ ಪೇಚೆಕ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಕೀಪ್ ಅಗತ್ಯವಿದೆ?
ವ್ಯವಹಾರ ಮಾಡುವ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಕಾನೂನಿನ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಹೆಚ್ಚಿನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೀವು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ, ಆದ್ದರಿಂದ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಕ್ರಮಗಳು ಅಥವಾ ಕೆಲಸದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನದನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬಾರದು.
ನೀವು IRS ಮತ್ತು FLSA ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಇರುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಈಗಾಗಲೇ ನೀವು ಹೊಂದಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕವಾಗಿ ಸೇರಿದಂತೆ ಯಾವುದೇ ರೂಪದಲ್ಲಿ ರೆಕಾರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಬಹುದು. ಕೆಳಗಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ಕನಿಷ್ಠ ವೇತನ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವವರಿಗೆ ಕೆಳಗಿನವುಗಳನ್ನು ಇರಿಸಬೇಕು:
- ಉದ್ಯೋಗಿ ಹೆಸರು, ಗೃಹ ವಿಳಾಸ, ಉದ್ಯೋಗ, ಲಿಂಗ ಮತ್ತು ಹುಟ್ಟಿದ ದಿನಾಂಕ ಸೇರಿದಂತೆ ಅವರು 19 ವರ್ಷದೊಳಗಿನವರಾಗಿದ್ದರೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಮಾಹಿತಿ
- ಕೆಲಸದ ದಿನ ಪ್ರಾರಂಭವಾದಾಗ ಗಂಟೆ ಮತ್ತು ದಿನ
- ಪ್ರತಿ ಗಂಟೆಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ಕೆಲಸದ ವೇಳೆಯನ್ನು ಒಟ್ಟು ಗಂಟೆಗಳ ಕಾಲ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದೆ
- ದಿನನಿತ್ಯ ಅಥವಾ ಸಾಪ್ತಾಹಿಕ ನೇರ ಸಮಯ ಗಳಿಕೆಯ ಒಟ್ಟು
- ಓವರ್ಟೈಮ್ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಾಗ ಯಾವುದೇ ವಾರದವರೆಗೆ ನಿಯಮಿತ ಗಂಟೆ ಪಾವತಿ ದರ
- ಕೆಲಸ ವೀಕ್ಗಾಗಿ ಒಟ್ಟು ಓವರ್ಟೈಮ್ ಪಾವತಿಸಿ
- ಪ್ರತಿ ವೇತನ ಅವಧಿಯನ್ನು ಒಟ್ಟು ವೇತನಗಳು ಪಾವತಿಸುತ್ತವೆ
- ಪಾವತಿಸುವ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ಪಾವತಿ ಅವಧಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ.
ವಿನಾಯಿತಿಯಲ್ಲದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಕನಿಷ್ಟ ಕನಿಷ್ಠ ವೇತನವನ್ನು ಪಾವತಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ವಾರಕ್ಕೆ 40 ಕ್ಕಿಂತಲೂ ಹೆಚ್ಚು ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಯಾವುದೇ ಅವಧಿಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಮಯವನ್ನು ಪಡೆಯಬೇಕು. ಸಂಬಳದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ವಾರಕ್ಕೆ ಕನಿಷ್ಠ $ 455 ಪಾವತಿಸಿದರೆ ಮತ್ತು ಅವರು ಕೆಲವು ಕೆಲಸದ ಕರ್ತವ್ಯಗಳನ್ನು, ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ, ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕ ಅಥವಾ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಿದರೆ ಉದ್ಯೋಗಿ ವಿನಾಯಿತಿ ನೀಡಬಹುದು.
ಕೆಲಸದ ವೇಳೆಯಲ್ಲಿ ಮೊದಲ 40 ಗಂಟೆಗಳಲ್ಲಿ ಗಳಿಸಿದ ನೇರ ಸಮಯದ ವೇತನ.
ವಿನಾಯಿತಿ ಪಡೆದ ನೌಕರರಿಗೆ ಬೇಕಾದ ರೆಕಾರ್ಡ್ಗಳು ವಿನಾಯಿತಿ ಪಡೆಯದ ಕಾರ್ಮಿಕರಿಗೆ ಭಿನ್ನವಾಗಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಮನೆಯ ನೌಕರರಿಗೆ ವಿಶೇಷ ಮಾಹಿತಿ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ, ಅಸಾಧಾರಣ ವೇತನ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ನೌಕರರಿಗೆ, ವಸತಿ ಅಥವಾ ಇತರ ಸೌಲಭ್ಯಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ನೌಕರರಿಗೆ ಮತ್ತು ಪರಿಹಾರ ಶಿಕ್ಷಣವನ್ನು ಪಡೆಯುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ವಿಶೇಷ ಮಾಹಿತಿ.
ನಿಮ್ಮ ಕಾರ್ಮಿಕರಲ್ಲಿ ಯಾವುದಾದರೂ ವರ್ಗಗಳು ಸೇರಿದಿದ್ದರೆ, ವಕೀಲರೊಂದಿಗೆ ಸಮಾಲೋಚಿಸಿ.
ನೀವು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಫಾರ್ಮ್ಗಳು
ಪೇಚೆಕ್ ದಾಖಲೆಗಳ ಜೊತೆಗೆ, ನೀವು ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಫೈಲ್ನಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಇತರ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
- ಫೆಡರಲ್ ತಡೆಹಿಡಿಯುವಿಕೆಯನ್ನು ತೋರಿಸುವ ತನ್ನ W-4 ಫಾರ್ಮ್ನ ಒಂದು ಸಹಿ ನಕಲು. ಈ ಫಾರ್ಮ್ ಅನ್ನು ಅನೇಕ ಬಾರಿ ಬದಲಿಸಬಹುದು ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಅತ್ಯಂತ ಇತ್ತೀಚಿನ ಫಾರ್ಮ್ ಅನ್ನು ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
- ಯುನೈಟೆಡ್ ವೇ ಅಥವಾ ಇತರ ದತ್ತಿಗಳಂತಹ ಪ್ರಯೋಜನಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ವಿಶೇಷ ದೇಣಿಗೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ನೌಕರನು ವೇತನ ಕಡಿತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಗೆ ಅಧಿಕಾರವನ್ನು ನೀಡಿದ ಯಾವುದೇ ರೂಪದ ಒಂದು ಪ್ರತಿಯನ್ನು
- ನೌಕರನ ಮೂಲ ಅರ್ಜಿಯ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಮತ್ತು ಯಾವುದೇ ಬೆಂಬಲಿತ ದಾಖಲೆಗಳು, ಪುನರಾರಂಭ ಅಥವಾ ನಕಲುಗಳಂತೆ.
- ಪ್ರಚಾರದ ಅಥವಾ ಸ್ಥಾನಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ವೇತನ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿನ ಬದಲಾವಣೆಗಳ ದಾಖಲೆಗಳು, ಮತ್ತು ಈ ಕಾರ್ಯಗಳ ಕಾರಣಗಳು.
ಪೇಚೆಕ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಮಾರ್ಗ ಯಾವುದು?
ಪೇಚ್ ದಾಖಲೆಗಳು, ಕೆಲಸದ ಎಲ್ಲಾ ಗಂಟೆಗಳ ಕೆಲಸ, ವೇತನ ಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಬದಲಾವಣೆಗಳು ಮತ್ತು ಪಾವತಿ ದರಗಳು ಸೇರಿದಂತೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಇಡಬೇಕು.
ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಸಮ್ಮತಿ ಸೇರಿದಂತೆ ನೌಕರರ ವೇತನ ಮತ್ತು ಪ್ರಯೋಜನಗಳಿಗೆ ಮಾಡಿದ ಎಲ್ಲಾ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನೂ ಸಹ ನೀವು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು. FICA ತೆರಿಗೆಗಳು ಮತ್ತು ಅಲಂಕರಣಗಳನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ ನೌಕರರ ವೇತನದಿಂದ ಯಾವುದೇ ಕಡಿತಕ್ಕೆ ನೀವು ಫೈಲ್ನಲ್ಲಿ ಲಿಖಿತ ಒಪ್ಪಿಗೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು.
ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಏನು ಇರಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ಸುಸಾನ್ ಹೀತ್ಫೀಲ್ಡ್ ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ತಜ್ಞರು ಹೆಚ್ಚು ವಿವರವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೀಡಿದ್ದಾರೆ.
ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೋಡಲು ಯಾರು ಅನುಮತಿ ನೀಡುತ್ತಾರೆ?
ಹೆಚ್ಚಿನ ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಉದ್ಯೋಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ಬಂಧಿತ ಪ್ರದೇಶದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ತಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗದ ಶ್ರೇಣಿ ಅಥವಾ ಸ್ಥಾನದ ಕಾರಣದಿಂದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೋಡಬೇಕಾದ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಅನುಮತಿಸುತ್ತವೆ. ನೌಕರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಕೊಠಡಿಯಿಂದ ಎಂದಿಗೂ ತೆಗೆಯಬಾರದು. ನೀವು ಕೆಲವು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ ಪ್ರವೇಶ ನೀತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು ಬಯಸಬಹುದು ಆದ್ದರಿಂದ ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ನೌಕರರು ಮನವಿಗಳಿಗೆ ಹೇಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ನೀಡುತ್ತಾರೆ ಎಂಬುದು ತಿಳಿದಿರುತ್ತದೆ.
- ನೌಕರರನ್ನು ತಮ್ಮದೇ ಆದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೋಡಲು ಅನುಮತಿಸಬೇಕು. ತನ್ನ ಸ್ವಂತ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ನೋಡುವಾಗ ನೀವು ಯಾರೊಬ್ಬರೊಂದಿಗೆ ಕೋಣೆಯೊಂದರಲ್ಲಿ ಉಳಿಯಲು ಬಯಸಬಹುದು.
- ಉದ್ಯೋಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಯಾವ ಕಂಪೆನಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ವೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು ಎಂದು ನಿರ್ದೇಶಿಸಿ. ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಮಾನವನ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಇಲಾಖೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಾಹಕರು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಮಟ್ಟಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ನಿರ್ಬಂಧಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
- ಆಡಿಟಿಂಗ್ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಹಲವಾರು ಫೆಡರಲ್ ಮತ್ತು ಸ್ಟೇಟ್ ಆಡಿಟರ್ಗಳನ್ನು ಅನುಮತಿಸಬಹುದು. ಉದ್ಯೋಗಿ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಆಡಿಟರ್ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಅನುಮತಿಸುವ ಮೊದಲು ನೀವು ವಾರಂಟ್ ಅನ್ನು ಕೋರಬಹುದು.
- ಮೊಕದ್ದಮೆಗಳಲ್ಲಿ ನೌಕರರನ್ನು ಪ್ರತಿನಿಧಿಸುವ ವಕೀಲರು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ನಿದರ್ಶನಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ನೀಡಬಹುದು. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸಲು ಅವಕಾಶ ನೀಡುವ ಮೊದಲು ಉನ್ನತ ಮಟ್ಟದ ಅಧಿಕೃತ ಅಥವಾ ಕಂಪನಿಯ ವಕೀಲರು ವಕೀಲರ ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.